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Besonderheiten Buchhaltung in Österreich
Um Pakete, die hausintern zusammengestellt werden, richtig darzustellen und abzurechnen, gibt es mehrere Lösungsmöglichkeiten:
Eigenveranstaltung über einen Hauptveranstalter abrechnen
a) Mit Abrechnungsvorgang (Gruppenreisen mit Einzelrechnungen pro Teilnehmer/Kunde)
b) Ohne Abrechnungsvorgang (Gruppenreise/Firmenbuchung Gesamtrechnung für 1 Kunden)
Eigenveranstaltung über die einzelnen Veranstalter buchen und abrechnen
Eigenveranstaltung über Veranstalter Eigen01 – Eigen 36 abrechnen
Eigenveranstaltung über einen Hauptveranstalter abrechnen
Wenn Sie die Eigenveranstaltung über einen Hauptveranstalter abrechnen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten, dies in myJACK zu erfassen.
Einmal mit einem Abrechnungsvorgang (Gruppenreisen mit Einzelrechnungen pro Teilnehmer/Kunde), oder ohne einen solchen Abrechnungsvorgang (Gruppenreise/Firmenbuchung Gesamtrechnung für 1 Kunden).
Mit Abrechnungsvorgang
Wenn Sie selbst Reisen ausschreiben, für die Sie von unterschiedlichen Leistungsträgern Leistungen zukaufen, und für die Teilnehmer jeweils eine eigene Rechnungen benötigen, so ist es eine Vorgehensweise, den einzelnen Reisenden einen Pauschalpreis zu fakturieren.
Dazu legen Sie im myJACK einen Vorgang mit dem Veranstalterkürzel „Eigen“ an (bzw. auch mit Ihrem eigenen Veranstalterkürzel, sofern es vom Support angelegt wurde).
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Wenn Sie im Vorfeld ein Angebot mit den Leistungsdetails anlegen, so können Sie das Angebot mehrfach für die folgenden Buchungen nutzen. |
| Info |
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Legen Sie unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen - Gruppen> eigene Gruppenbezeichnungen an, um a) Teilnehmerlisten zu drucken |
| Hinweis |
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Die Einzelakte werden mit der Preisart „Verrechnung“ erfasst, so verhindern Sie einen doppelt gezählten Umsatz für die Mietberechnung, Buchhaltung und Statistik. |
Am Ende der Reise, bzw. wenn die Reise bzw. die Preise fixiert sind, sammeln Sie die Eingangsrechnungen der Veranstalter und erstellen einen sogenannten „Abrechnungsakt“:
Als Kunde verwenden Sie hier ihr eigenes Büro bzw. auch einen Kunden „Gruppenabrechnung“.
Im ersten Schritt erstellen Sie eine Liste aller verkauften Reisen:
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Wenn Sie bei der Anlage der Vorgänge mit einem Eintrag einer Gruppe gearbeitet haben, können Sie in der Suche die Gruppe verwenden, um nur "richtigen" Aufträge anzeigen zu lassen.
Über das Druckersymbol können Sie eine Buchungsliste drucken, um den kompletten Verkaufspreis der Gruppe zu ermitteln.
Mit diesen Informationen legen Sie nun den Abrechnungsvorgang an.
In der ersten Zeile setzen Sie den Gesamtbetrag der Einzelbuchungen mit der Preisart „Verrechnung“ ins Minus:
...
Anschließend legen Sie alle Leistungen entweder mit
A1) Einkaufspreis oder
A2) mit kalkuliertem Verkaufspreis an.
Der Abrechnungsakt muss schlussendlich wieder auf einen Gesamtpreis von 0€ kommen.
A1) Einkaufspreis
Wenn Sie mit Netto-Einkaufspreisen arbeiten, so ergibt die Differenz zu den Einzelakten nach Eingabe aller Leistungen Ihre erwirtschaftete Marge/Provision.
Schreiben Sie diese unter den Veranstalter „Eigen“ mit Preisart „Pauschalpreis“. Dabei ist zwar die Eingabe einer VA-Abrechnung notwendig, aber Sie sehen in der Buchhaltung die Marge/Provision zu den Gruppenreisen dann auf dem Konto 431460 (0% Mwst, Drittlandsbuchungen) bzw. 431461 ( 20% Mwst, EU-Buchungen) Erlöse Eigenveranstaltung.
Alternativ legen Sie Preiszeile mit der Preisart „Serviceentgelt“ an. In diesem Fall werden die Erlöse über die Leistungsverrechnung auf die entsprechenden Erlöskonten gebucht. Die Eingabe der VA Abrechnung entfällt dabei.
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Die Zeile "Marge" wird in der VA-Abrechnung mit einem Zahlbetrag 0 gebucht, bei EU Buchungen mit 20% Mwst, bei Drittlandsbuchungen mit 0%.
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A2) Kalkulierter Verkaufspreis
Wenn Sie den kalkulierten Verkaufspreis verwenden, so wird die Marge bei der VA-Abrechnung auf die einzelnen Veranstalter aufgeteilt.
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Ohne Abrechnungsvorgang
Wenn Sie für eine Firma oder Organisation nur eine Rechnung für alle Teilnehmer (Firmenausflug, Event) erstellen müssen, so verhält sich die Anlage des Vorgangs und die Abrechnung gleich wie zu allen anderen Standardvorgängen, siehe dazu auch die Beschreibung im nächsten Abschnitt (Eigenveranstaltung über die einzelnen Veranstalter buchen und abrechnen).
Eigenveranstaltung über die einzelnen Veranstalter buchen und abrechnen
Da myJACK auch die Möglichkeit bietet, über den Reisetyp „Eigenveranstaltung“ die einzelnen Veranstalter nicht beim Dokumentendruck auszugeben, ist es auch durchaus möglich, alle Leistungen auf den jeweiligen Veranstaltern zu buchen, ohne dass diese auf der Kundenrechnung ersichtlich sind.
Dazu können Sie unter dem Reisetyp "Eigenveranstaltung" unterschiedliche Leistungen für den Andruck zu einem Preis gruppieren, auch aus anderen Leistungen heraus (z.B. Versicherungen).
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Eigenveranstaltung über Veranstalter Eigen 01 – Eigen 36
Die dritte Möglichkeit wäre eine Abrechnung von Eigenveranstaltungen über die Veranstalter Eigen 01 – Eigen 36.
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Darüber hinaus müssen Sie als Preisart der Preiszeilen den Eintrag <Pauschalpreis> verwenden.
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Diese Veranstalterkürzel beinhalten eine andere Verbuchungslogik. Hier wird der Umsatz des Kunden direkt mit Druck der Ausgangsrechnung auf die jeweiligen Erlöskonti gebucht.
Der Aufwand /die Reisevorleistungen müssen hier über die Belegerstellung in der Buchhaltung gebucht werden.
Die Auswahl des Erlöskontos erfolgt aufgrund des eingetragenen MwSt – Satzes.
Aktuell sind folgende Erlöskonten hinterlegt:
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Der Aufwandsbereich für die Verbuchung der Eingangsrechnungen bietet das Pendant dazu:
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| Info |
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Wenn Sie mit dieser Verbuchung arbeiten, unbedingt Geschäftsbereiche/Gruppen definieren, da eine DB-Berechnung ausschließlich über die Buchhaltung erfolgen kann. |
| Info |
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In der Buchung in den Leistungsdetails die Buchungsart zwingend von Vermittler auf Besorger umstellen! |
