Softwaredokumentation
SEPA-Verfahren ab Version 1074
Autor: S. Becker
File name: | D:\Standardprojekte\Standardbeschreibungen_Buchhaltung\SEPA\SEPA_Verfahren_abVersion_1074.doc | D:| |
File size: | 1.393 KB | |
Creation date: | 30.12.2016 | 30.12.2016 |
Change date: | 10/13/2016 17:10:00 A10/P10 | |
Last printed: | 5/8/2013 16:05:00 A5/P5 | |
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Date
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Version
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Description
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Name
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30.12.2016
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1.0
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Dokument erstellt
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S. Becker
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Inhalt1. Inhalt
2. Einrichtung des SEPA-Exports
3. Stammdateneinstellungen
3.1. Bankverbindung
3.2. SEPA-Gläubiger ID
3.3. Mitarbeiter „AUTO"
3.4. SEPA-Einstellungen in der Agentur-Bankverbindung
3.5. Einstellungen in den Anwendungsgrundlagen
4. Auswahl der Kontonummer oder IBAN in der DI-Maske in Genesis
5. Eingabelogik in der DI-Maske
5.1. Nutzung einer bestehenden Bankverbindung (ohne Mandatsreferenznummereinstellungen)
5.2. Erfassung einer neuen Bankverbindung
5.3. Nutzung einer bestehenden Bankverbindung mit aktuellen Mandatseinstellungen
5.4. Nutzung einer bestehenden Bankverbindung mit nicht mehr aktuellen Mandatseinstellungen
5.5. Eingabe der Bankverbindung im CRS
5.6. Agenturinkasso mit Zahlungsart „Lastschrift"
6. SEPA-Typen und SEPA-Verfahren
6.1. SEPA-Typen B2B und CORE
6.2. Erst- und Folgelastschriften
6.3. Ermittlung des Collection Dates (= Belastungsdatum)
6.4. Gutschriften
7. SEPA-Export
8. Druck von Zahlungsavis und Datei-Begleitzettel
8.1. Zahlungsavis für die Agentur
8.2. Aufstellung für die Bank
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Einrichtung des SEPA-Exports
Für die Nutzung des SEPA-Exports muss die Datei „SEPA_Payments.dll" im Cartridge Verzeichnis von DaVinci vorhanden sein.
Ist diese Datei dort vorhanden, so ist unter „SETUP -> Externe Schnittstellen" der Eintrag „SEPA Zahlungsimport/-export" zu finden.
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Stammdateneinstellungen| Anker |
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BankverbindungBei der Adresse 1 muss auf der Karteikarte „Bank" die Bankverbindung des Veranstalters eingetragen werden. Diese wird für das Lastschriftverfahren genutzt.
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SEPA-Gläubiger ID
Unter dem Menüpunkt „SETUP -> Systemeinstellungen -> Anwendungsgrundlagen -> Stammdaten -> Adresse" muss die SEPA Gläubiger ID erfasst werden. Diese wird beim Export geprüft. Sollte diese nicht valide sein, so wird der Export nicht durchgeführt.
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Mitarbeiter „AUTO"
Da beim SEPA-Export für die exportierten Zahlungen automatisch Kundenzahlungen erstellt werden, muss der Mitarbeiter „AUTO" im System angelegt sein. Dieser wird für die Erfassung der Kundenzahlungen als Mitarbeiter genutzt.
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SEPA-Einstellungen in der Agentur-Bankverbindung
Bei den Agenturen, für die Zahlungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden sollen (= Agenturinkasso), muss in der Agenturadresse eine Bankverbindung hinterlegt werden. Hier sind folgende Felder für den automatischen SEPA-Einzug zwingend notwendig:
...
Ist bei der Bankverbindung kein SEPA-Typ hinterlegt, so wird der SEPA-Typ CORE als Default beim Export herangezogen.
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Einstellungen in den Anwendungsgrundlagen
Folgende Einstellungen müssen in den AWGL vorgenommen werden:
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Auswahl der Kontonummer oder IBAN in der DI-Maske in Genesis
Die Auswahl einer bestehenden Bankverbindung in der DI-Maske in Genesis ist über die Kontonummer oder IBAN möglich. In der Auswahlbox werden alle Bankverbindungen, die bei diesem Kunden abgespeichert sind, angezeigt. Dabei werden aber nur die Bankverbindungen angezeigt, die auch nicht das Flag „inaktiv" gesetzt haben.
Bankverbindung in der Kundenadresse, Einstellung „inaktiv":
Ist das Flag aktiviert, so wird die Bankverbindung nicht in Genesis zur Auswahl angeboten.
Nach Auswahl der Bankverbindung in der DI-Maske:
Auch das Feld „Land" wird nun bei der Kommunikation zwischen der DI-Maske in Genesis und der Bankverbindung in der Kundenadresse unterstützt. D.h. das Land, welches in der Bankverbindung in der Kundenadresse erfasst wurde, wird nun in der DI-Maske angezeigt. Auch wird das in der DI-Maske eingegebene Land in der Bankverbindung abgespeichert.
Feld in der Kundenadresse:
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Eingabelogik in der DI-Maske
Bie der Erstellung der SEPA-Mandatsnummer sind nun mehrere Fälle möglich. Diese werden in diesem Kapitel beschrieben.
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...
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Nutzung einer bestehenden Bankverbindung (ohne Mandatsreferenznummereinstellungen)
In diesem Fall besteht bereits ein Bankverbindung in der Kundenadresse, allerdings sind die Felder Mandatsreferenznummer, Unterschriftendatum und Aktualisierungsdatum noch nicht gefüllt.
Die Bankverbindung wird nun in der DI-Maske zur Zahlung genutzt, d.h. aus der Liste ausgewählt, und abgespeichert. Hierbei wird nun durch DaVinci festgestellt, dass die SEPA-Felder noch nicht gefüllt sind und daher aktualisiert.
Dabei wird, da Änderungen an der Kundenadresse vorgenommen wurden, eine neue Kundensequenz angelegt.
Es wurden nun die SEPA-Felder nach der folgenden Logik befüllt:
Mandatsreferenznummer: Kundennummer-Sequenznummer der Kundenadresse (in diesem Fall wurde die 2. Sequenz der Kundenadresse angelegt)
Unterschriftendatum: Datum, an dem das SEPA-Mandat erstellt wurde
Aktualisierungsdatum: Datum, an dem das SEPA-Mandat erstellt wurde bzw. bei der späteren Nutzung das erneute Nutzungsdatum (Entwicklung folgt in Version 1075)
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Erfassung einer neuen Bankverbindung
Neben der Auswahl einer bestehenden Bankverbindung kann der Anwender auch eine neue Bankverbindung eingeben.
Sollte diese Bankverbindung noch nicht in der Kundenadresse vorliegen, so wird eine neue Bankverbindung gespeichert und dabei auch eine neue Mandatsreferenznummer vergeben, da jede Bankverbindung eines Kunden eine separate Mandatsreferenznummer haben muss. Da es sich hierbei um eine Änderung an der bestehenden Kundenadresse handelt, wird eine neue Kundensequenz angelegt. Die neue Bankverbindung bekommt daher die Mandatsnummer mit der Sequenznummer -3.
Da bei dieser Prüfung nur die aktiven Bankverbindungen (Flag inaktiv = aus) berücksichtigt werden, würde, wenn der Kunde eine bereits existierende inaktive Bankverbindung eingibt, diese nun nochmals als aktive Bankverbindung mit neuem SEPA-Mandat angelegt werden.
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Nutzung einer bestehenden Bankverbindung mit aktuellen Mandatseinstellungen
Wählt man eine bestehende Bankverbindung aus einer Kundenadresse aus und das Aktualisierungsdatum des SEPA-Mandats ist nicht älter als 3 Jahre, so wird diese Bankverbindung ohne Änderung der Mandatsnummer genutzt.
Rechtlicher Hinweis:
Ein SEPA-Mandat ist 3 Jahre nach der letzten Nutzung gültig. D.h. bei der Auswahl der Bankverbindung wird geprüft, ob das Aktualisierungsdatum des SEPA-Mandats noch keine 3 Jahre alt ist.
Bankverbindung in der Kundenadresse:
Auswahl der Bankverbindung in der DI-Maske:
Die Bankverbindung in der Kundenadresse wurde nicht geändert. Es wurde somit auch keine neue Sequenz der Kundenadresse angelegt.
Die Einstellung CORE für das SEPA-Verfahren ist hier zu vernachlässigen, da dies die Default-Einstellung für Privat-Adressen ist.
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Nutzung einer bestehenden Bankverbindung mit nicht mehr aktuellen MandatseinstellungenWählt man eine bestehende Bankverbindung aus einer Kundenadresse aus und das Aktualisierungsdatum des SEPA-Mandats ist älter als 3 Jahre, so wird für diese Bankverbindung eine neue SEPA-Mandatsreferenznummer erzeugt. Diese ersetzt die alte Nummer. Hierbei wird eine neue Kundensequenz angelegt.
Bankverbindung in der Kundenadresse:
Auswahl der Bankverbindung in der DI-Maske:
In der Auswahlliste werden alle Bankverbidnungen, die in der Kundenadresse hinterlegt sind und nicht inaktiv sind, angezeigt, unabhängig davon, ob das SEPA-Mandat noch aktuell ist oder nicht.
Die SEPA-Mandatsnummer wurde neu vergeben. D.h. es wurde in diesem Fall die Kundensequenz 6 angelegt. Auch wurden die Datumsfelder auf das neue Nutzungsdatum aktualisiert.
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Eingabe der Bankverbindung im CRS
Bei der Eingabe einer Bankverbindung im externen CRS wird ebenfalls die Bankverbindung in der Kundenadresse abgespeichert und eine neue SEPA-Mandatsnummer vergeben.
Buchung in TOMA erfasst.
Die neue Kundennummer des Anmelders ist 514323.
Nun wird eine Bankverbindung über TOMA eingegeben.
In der Kundenadresse wird eine neue Bankverbindung mit SEPA-Mandatsnummer angelegt.
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Agenturinkasso mit Zahlungsart „Lastschrift"
Bei Agenturadressen, die als Inkassoart „Agenturinkasso" eingestellt haben und als Zahlungsart „Lastschrift", ändert sich an den hinterlegten Bankverbindungen bei der Erstellung einer Buchung nichts. Hier wird die Bankverbindung in den Vorgang gezogen (ohne Prüfung, ob das Mandat noch gültig ist oder nicht).
Die Prüfung der Gültigkeit sowie die Vergabe einer neuen Mandatsnummer muss auf manuellem Weg bzw. über einen manuellen Prozess erfolgen.
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SEPA-Typen und SEPA-Verfahren| Anker |
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SEPA-Typen B2B und COREEs wird zwischen den SEPA-Typen B2B und CORE unterschieden. Der SEPA-Typ wird bei den Agenturadressen (für Lastschriftverfahren bei Agenturinkasso) in der Bankverbindung hinterlegt. Sollte dort kein SEPA-Typ hinterlegt sein, so wird als Standardwert der Typ CORE genutzt. Falls ein Endkunde per Lastschrift zahlt (= Veranstalterinkasso), so ist dort der SEPA-Typ immer CORE.
Je SEPA-Typ wird eine Exportdatei erzeugt. Die Unterscheidung erfolgt am Namen.
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Erst- und Folgelastschriften
Neben den verschiedenen SEPA-Typen wird nun auch zwischen Erst- (FST) und Folgelastschrift (RCUR) unterschieden. Der Export der Erst- und Folgelastschriften erfolgt aber je Typ in der gleichen Exportdatei. Zur Ermittlung, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt, wird die Mandatsreferenznummer aus der Bankverbindung bei der Agentur genutzt. Sollte für eine Mandatsreferenznummer noch kein Lastschrifteinzug erfolgt sein, so wird der offene Betrag als First (FST) exportiert. Sollte allerdings schon in der Vergangenheit ein Lastschrifteinzug für eine Mandatsreferenznummer erfolgt sein, so wird der offene Betrag als Folgelastschrift (RCUR) exportiert.
Dabei muss folgender Fall beachtet werden:
Sollte in einem Export für einen Endkunden 2 offene Beträge enthalten sein und in der Vergangenheit wurde für diese Mandatsreferenznummer noch kein Lastschrifteinzug erstellt, so wird ein offener Betrag als FST und der andere Betrag als RCUR exportiert.
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| _Toc433626015 |
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Ermittlung des Collection Dates (= Belastungsdatum)
Das Belastungsdatum wird wie folgt während des Exports berechnet:
B2B:
Erstlastschrift: Tagesdatum + 3 Werktage
Folgelastschrift: Tagesdatum + 3 Werktage
CORE:
Erstlastschrift: Tagesdatum + 7 Werktage
Folgelastschrift: Tagesdatum + 4 Werktage
Sollte dabei das Belastungsdatum einer Folgelastschrift vor dem Datum der Erstlastschrift liegen, so wird das Belastungsdatum der Folgelastschrift auf das Datum der Erstlastschrift gesetzt.
Das Belastungsdatum wird prinzipiell auf Basis des Tagesdatums (= Exportdatums) berechnet. Einzige Ausnahme wäre, wenn das Fälligkeitsdatum (sowie das Abreisedatum) des Vorgangs in der Zukunft liegt. Dann würde das Fälligkeitsdatum des Vorgangs für die Berechnung des Belastungsdatums herangezogen werden. Das wäre aber nur dann der Fall, wenn man beim Export Fälligkeiten in der Zukunft selektieren würde.
Bsp.
SEPA-Typ: CORE
Erster offener Betrag mit Fälligkeitsdatum 08.10.2015
Der Export wird am 08.10.2015 ausgeführt. Das Belastungsdatum wird dann auf den 19.10.2015 gesetzt (08.10.15 + 7 Werktage + 2 Wochenenden)
Zweiter offener Betrag mit Fälligkeitsdatum 09.10.2015
Der Export wird am 09.10.2015 ausgeführt. Das Belastungsdatum für die Folgelastschrift wäre in diesem Fall der 15.10.2015 (08.10.15 + 4 Werktage + 1 Wochenende).
Da das Belastungsdatum der Folgelastschrift nun nicht vor dem Belastungsdatum der Erstlastschrift sein darf, wird das Belastungsdatum der Folgelastschrift auf das Belastungsdatum der Erstlastschrift gesetzt. In diesem Fall wäre dies dann der 19.10.2015.
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Gutschriften
Im Falle einer Gutschrift, wird eine Datei mit der Endung _GK erzeugt.
In diesem Falle wird weder das CORE noch das B2B-Verfahren für die Ermittlung des Belastungsdatums angewendet. Die Gutschrift wird immer am nächsten Tag ausgeführt.
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SEPA-Export
Unter Konfiguration - > Import/Export -> Schnittstellen Benutzerdefiniert wird der Export gestartet.
Es öffnet sich dann folgender Dialog:
Beschreibungen ExportEingabe des Exportverzeichnisses, wenn der Export eine Datei erstellen sollErstellen DTAUS DateiHiermit wird die Dateierstellung aktiviert. für ÖsterreichFür Österreich wird ein anderes Exportformat benötigt. Daher muss in Österreich das Flag aktiviert werden. FiBu-KontoVerrechnungskonto, auf welches die Lastschriftzahlungen gebucht werden.Bank details…..Einstellung muss auf „Vorgang" stehen. In diesem Fall werden bei den Direktkunden die Bankdetails aus dem Vorgang exportiert, ansonsten werden die Bankdetails aus der Agenturadresse geholt. VerwendungszweckWird im Feld „Verwendungszweck" in der Datei mit eingefügt. (optional)FälligkeitEingrenzung des gewünschten Fälligkeitszeitraumes; Hier werden die Fälligkeiten von An-/Restzahlung aus dem Vorgang gezogen (Überzahlungen werden zum Tagesdatum angezeigt)KundeBei Eingabe einer Kundennummer werden nur die offenen Beträge dieses Kunden angezeigt.Über den Button „Suchen" werden dann in der unteren Liste die offenen Beträge angezeigt.
Mit OK wird der Export gestartet.
Im Vorgang wird dann eine entsprechende Kundenzahlung erstellt.
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| _Toc433626017 |
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Druck von Zahlungsavis und Datei-BegleitzettelFür das SEPA-Verfahren stehen 2 Reports zur Verfügung.
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| _Toc470872087 |
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Zahlungsavis für die Agentur
Für jeden SEPA-Export können, falls gewünscht, an die Agenturen mit Agenturinkasso separate Zahlungsavis erstellt werden.
Der entsprechende Report wird bei den Reportzuweisungen wie folgt eingebunden:
Weiterhin müssen entsprechende Sprachfelder für den Report per SQL eingespielt werden.
Im SEPA-Export erfolgt der Ausdruck über die Karteikarte „Zahlungsavis":
Hierzu wird der gewünschte Export markiert und über die Buttons
Drucken (druckt das Zahlungsavis aus)Email (versendet Zahlungsavis per Mail)
Versandart Agentur (druckt bzw. mailt auf Basis der Einstellung in der Agentur)
können die Zahlungsavise erzeugt und versendet werden.
Einstellung „Buchhaltung EmailTyp".
Wird hier ein spezieller Email-Typ ausgewählt, so wird dieser, falls in der Agenturadresse hinterlegt, zum Mailen genutzt. Ansonsten wird die Standardmailadresse der Agentur angewendet. D.h. über diese Einstellung können nun separate Mailadressen für die Buchhaltung angesteuert werden.
Beispiel für ein Zahlungsavis:
| Anker |
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| _Toc470872088 |
|---|
| _Toc470872088 |
|---|
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Aufstellung für die Bank
Für jeden SEPA-Export kann, falls gewünscht, ein Begleitzettel für die Bank ausgedruckt werden.
Der entsprechende Report wird bei den Reportzuweisungen wie folgt eingebunden:
Weiterhin müssen entsprechende Sprachfelder für den Report per SQL eingespielt werden.
Im SEPA-Export erfolgt der Ausdruck über die Karteikarte „Exportierte Zahlungen":
Hierzu wird der gewünschte Export markiert und über den Button „Drucken" wird der Ausdruck gestartet.
Beispiel für einen Begleitzettel:
1. Seite:
Folgeseiten:
