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Allgemeines

Im Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Um die neuen Richtlinien zu erfüllen, wurden an einigen Stellen in myJACK Jack Plus Änderungen durchgeführt.

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  • das Recht auf Information, was das Reisebüro mit den Kundendaten macht.
  • das Recht zu erfahren, welche Daten im Reisebüro gespeichert sind.
  • das Recht, die gespeicherten Daten in elektronisch lesbarer Form zu erhalten.

Sie finden diese Funktionen in der Kundenakte selbst.

Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO

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Um dem Kunden diese Informationen zur Verfügung zu stellen, müssen Sie einen entsprechenden Text erstellen und in myJACK Jack Plus hinterlegen.

Info

Sie müssen den entsprechenden Text mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären, bevor Sie ihn in myJACK Jack Plus hinterlegen.

Ein mögliches Beispiel haben wir in diesem PDF Dokument zusammengefasst.

Den Text können Sie unter < Verwaltung - Administration - Textbausteine > hinterlegen. Hier gibt es den Block < Infopflicht  DSGVO >, in dem Sie den abgestimmten Text einfügen können, indem Sie auf die Schaltfläche < Neu > klicken.Image Removedin einer neuen Datei im TB Verzeichnis Ihrer Jack Plus Installation hinterlegen. Die Datei heißt "Informationspflicht_DSGVO.txt".

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Sobald Sie den Text hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Dokument aus der Kundenakte oder aus dem Vorgang heraus drucken.

In der Kundenakte klicken Sie auf < Drucken > und wählen im folgenden Dialog den Punkt < Info nach DSGVO > aus.

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Mit einem Klick auf < Drucken > wird ein entsprechendes Dokument angezeigt.

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Im Vorgang gibt es unter der Registerkarte < Dokumente > einen neuen Eintrag < Infopflicht nach DSGVO >.einem neuen Menüpunkt heraus aufrufen. Sie finden den neuen Eintrag unter < Kunde - Informationspflicht DSGVO >.

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Das neue Dokument wird dann automatisch an den Drucker geschickt. 

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Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO

Neben der Informationspflicht haben Sie auch eine Auskunftspflicht dem Kunden gegenüber. Ähnlich wie es auch schon bisher der Fall war, müssen Sie dem Kunden auf Anforderung ein Dokument ausgeben können, auf dem alle bei Ihnen gespeicherten Kundendaten aufgelistet sind. Den entsprechenden Menüpunkt finden Sie in der Kundenakte unter dem Menüpunkt < Drucken >.unter < Listen - Datenschutzerklärungen >.

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Info

Unter Umständen ist dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht vorhanden. Gehen Sie dann in die Anwendungsgrundlagen (< Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen >) und aktivieren Sie ihn dort.

Sie finden den Punkt unter < Global - Sonstige Optionen >, der Eintrag heißt "Datenschutzbestimmungen aktivieren".

 

Nach Aufruf des Menüpunktes 

 

In der folgenden Maske wählen Sie nun die Vorlage < Auskunft nach DSGVO > aus und klicken auf < Drucken >.

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Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten des Kunden im XML-Format aufbereitet. myJACK Jack Plus fragt nun, wo diese Datei abgelegt werden soll.

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Wählen Sie das entsprechende Verzeichnis und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Datei. Mit < Speichern > bestätigen Sie den Export.

myJACK Jack Plus bestätigt das Speichern der Datei, ab diesem Zeitpunkt können Sie die Datei dem Kunden zur Verfügung stellen.

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Info
titleVerschlüsselung

PDF-Dokumente, die aus myJACK Jack Plus aus einem Vorgang aus den Dokumenten heraus per Mail verschickt werden, sind ab der Version 18.1 mit einem Passwort gesichert. Als Passwort wird die Postleitzahl des Kunden verwendet. Passen Sie daher Ihre Mail-Vorlagen entsprechend an, damit Ihr Kunde informiert ist, dass er die Anhänge mit seiner Postleitzahl öffnen kann.

Diese Verschlüsselung mit einem Passwort lässt sich über < Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten > und dort < Einstellungen > ausschalten, falls gewünscht. Die Option unter < Einstellungen > oben lautet "PDF-Email Anhänge standardmäßig verschlüsseln?" auf der rechten Seite in der Mitte.

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Zum Einen hat ein Kunde das Recht, dass Sie seine Daten in myJACK Jack Plus löschen, zum Anderen besteht die Verpflichtung des Reisebüros, die Daten des Kunden nach einer entsprechender Frist automatisch zu löschen.

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