Vorgehen bei Eigenveranstaltung einer Gruppenreise

Legen Sie das eigene Reisebüro mit eigenem Kürzel unter <Basisdaten> <Veranstalter> an (Veranstalter anlegen)
Stellen Sie unter der Registerkarte <Konten> die Verbuchungstabelle auf „Tabelle 2" und hinterlegen ein neues Umsatzkonto.
Stellen Sie unter der Registerkarte <Parameter> bitte „Keine Va-Abrechnung" sowie

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Sie erfassen einen so genannten „Abrechnungsvorgang", in welchem Sie die Leistungen anlegen, die Sie eingekauft haben. Als VA-Kürzel nutzen Sie die Kürzel der tatsächlichen Leistungsträger.
Erfassen Sie dazu die Leistungen mit dem tatsächlichen Preis des Leistungsträgers (z.B. 8500,- Euro), als Veranstalter-Vorgangsnummer hinterlegen Sie die Vorgangsnummer des Leistungsträgers.
In diesem Vorgang sind auch alle anderen Zusatzleistungen mit dem spezifischen Leistungsträger und der jeweiligen VA-Vorgangsnummer zu hinterlegen.

Die einzelnen Kundenrechnungen möchten Sie natürlich auch anlegen. Dazu erfassen Sie jeweils die Reisevorgänge mit dem kalkulierten Preis pro Person und als Veranstalter-Kürzel Ihr eigenes Veranstalter-Kürzel. Wir empfehlen der besseren Übersichtlichkeit und Ordnung als Veranstalter-Vorgangsnummer die Jack-Vorgangsnummer des „Abrechnungsvorgangs" einzutragen.

Da der Umsatz bis hierhin zunächst zweimal erfasst wäre (einmal im Abrechnungsvorgang und einmal im Kundenvorgang) muss natürlich ein Ausgleich erfolgen. Dazu legen Sie im „Abrechnungsvorgang" eine weitere Leistung an mit Ihrem eigenen Veranstalter-Kürzel. Diese soll die Gesamtsumme (gern auch kalkuliert, aber natürlich bei Ausführung der Reise der richtige Wert) aller erfassten Kundenbuchungen als negativen Wert enthalten mit dem gleichen VA-Kürzel wie in den Kundenbuchungen. Auch in der Negativ-Leistung hinterlegen Sie bitte die Jack Nummer dieses Vorgangs.

Diese Vorgehensweise muss natürlich Büro-intern besprochen werden und es macht Sinn, dass sich die Expedienten nur um die Kundenvorgänge kümmern und der „Abrechnungsvorgang" von der Buchhaltung bearbeitet und überwacht wird. Wenn Sie selbst die Erfassungsweise der Kundenrechnungen überprüfen möchten, gehen Sie einfach auf <Listen> <Veranstalterbuchungen>.
Dort geben Sie einfach Ihr eigenes VA-Kürzel und die VA-Vorgangsnummer des Jack-„Abrechnungsvorgangs" ein. Die Summe muss dann Null ergeben, denn er findet daraufhin ja alle Kundenbuchungen (z.B. 10 x 850,00) und aus dem Abrechnungsvorgang die Negativ-Leistung (z.B. 1 x -8500,00).

Die Abrechnung der Leistungsträger-Abrechnungen im Abrechnungsvorgang können Sie wie gewohnt durchführen. Für die Leistungen, die Sie auf Ihr eigenes Kürzel erfasst haben, ist es lediglich notwendig die Fakturierung durchzuführen, dadurch werden die Umsätze auf das hinterlegte Umsatzkonto gebucht, aber gleichen sich aus ( 10 x 850 minus 1 x 8500 gleich 0).

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