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Fibu Konto Bestimmung

Im Bereich "Fibu Konto Bestimmung" können Sie zum einen die automatische Zuweisung von Vorgängen und Konten anstoßen und die Erkennungsregeln für wiederkehrende Kontobewegungen erstellen.

automatische Vorgangssuche

Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.

Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

Erkennungsregeln

Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen.
Dies bietet sich zum Beispiel bei wiederkehrenden Kontobewegungen an, wie der Zahlungen für Miete oder Gehalt.
Details zur Einrichtung der Erkennungsregeln finden Sie hier: Anleitung zu Erkennungsregeln

Anzeige der Kontoinformationen in Jack

Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt.

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Ob einem Eintrag in der Liste bereits ein Konto zugewiesen wurde oder nicht, erkennen Sie am Ende der Zeile. Hier sehen Sie die Nummer des Kontos, das angesprochen wird.
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Image Removed Einträge mit diesem Zeichen sind bereits in Jack verbucht und müssen nicht weiter bearbeitet werden.
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Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug

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Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen.
Details zur Einrichtung der Erkennungsregeln finden Sie hier: Anleitung zu Erkennungsregeln

Über die Schaltfläche „Aktualisieren" werden die Daten zum Kontostand im oberen Bereich der Maske aktualisiert, auf Basis der Datumsänderungen, die Sie im unteren Bereich der Maske gemacht haben.
Wenn Sie bereits Erkennungsregeln erstellt haben, können Sie nach dem Import des Kontoauszugs zuerst die Schaltfläche „Automatisch" bedienen.

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Auf Basis der erstellten Regeln und einer automatischen Vorgangssuche versucht Jack nun, für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug das entsprechende Konto bzw. Vorgang zuzuordnen.

Kann Jack ein Konto zuordnen, so wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen.

So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Positionen Jack nicht zuordnen konnte. Diese Einträge müssen dann manuell zugewiesen werden. Image Removed

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Sie können zum einen die Position manuell einem Konto zuweisen, damit eine korrekte Verbuchung in Jack durchgeführt werden kann.
Zum anderen können Sie über „manuell Vorgang zuweisen" die Position einem bestimmten Vorgang zuordnen, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.
Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „jetzt verbuchen" klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

Exkurs: automatische Vorgangssuche

Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.
Jack geht nun wie folgt vor:

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• Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
• Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
• Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
• Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

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