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Wird die Funktion <Vorgang - Veranstalterabrechnung> aufgerufen, landen Sie automatisch im Fenster zur Suche von Leistungen, denn bevor Sie anfangen können, Eingangsrechnungen zu verarbeiten, müssen Sie die entsprechenden Leistungen erst einmal heraussuchen.
Die zu verarbeitenden Leistungen können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden, wobei die Eingabefelder kombiniert werden können.
Haben Sie bereits einmal eine Suche durchgeführt, dann bietet Jack an, die Daten der letzten Suche wieder aufzurufen.
Wenn Sie auf <Nein> klicken, startet Jack eine neue Suche.
Jack stellt Ihnen eine Reihe von Kriterien zur Verfügung, mit denen Sie die Suche eingrenzen können. Wenn Sie Ihre Kriterien angegeben haben und auf <Suchen> klicken, zeigt Jack die Ergebnisse im unteren Bereich des Fensters an.
Eingrenzungskriterien
Eingrenzung der Suche nach bestimmten Vorgängen (interne Jack Buchungs- / Vorgangsnummer).
Hier kann auch nach Ticketnummern eingegrenzt werden. Geben Sie ins Feld <Buchungsnr.> die Ticketnummer ein, stellen ihr jedoch jeweils ein <T> vor. Damit weiß Jack, dass nach Ticketnummern gesucht werden soll.
Eingrenzung nach Kundennummer
Eingrenzung nach Reiseprofil (diese Angabe stammt aus der Reisean meldung)
Eingrenzung nach Abreisezeitraum
Eingrenzung der Suche nach Buchungsdatum der Reiseanmeldung
Eingrenzung der Suche nach Teilnehmer. Dabei können Sie <*> und <?> als Joker bei der Namenseingabe nutzen.
Eingrenzung nach Veranstaltercode (siehe <Basisdaten - Veranstalter>)
Eingrenzung der Suche nach einer bestimmten Vorgangsnummer des Veranstalters; diese Vorgangsnummer des Veranstalters wird direkt im Reisevorgang bei der Leistung hinterlegt (s. in der Reiseanmeldung Karteikarte <Leistungen - Vorgangsnr.>).
Bestehen die zu suchenden Vorgangsnummern nur aus Zahlen, können Sie eine Bereichssuche durchführen, indem Sie Start- und Endnummer, getrennt durch <->> eingeben.
Jack vergleicht die eingegebenen Zahlen auf alphanumerischer Basis und zeigt Ihnen deshalb sowohl alle Leistungen aus dem angegebenen Nummernbereich, als auch solche, deren Vorgangsnummer mit einer Nummer in diesem Bereich beginnt (bei der Suche nach <100->110> also auch <105685> oder <105GT>) Sie sollten den Bereich möglichst genau eingeben, sonst geht Jack sämtliche Datensätze durch, was einige Zeit dauern kann.
Hier können Sie abfragen, auf welche Kostenstelle ein Vorgang gebucht wurde. Haben Sie für jede Filiale eine eigene Kostenstelle erstellt, können Sie so eine eigene Veranstalterabrechnung pro Filiale erstellen.
Eingrenzung nach der Sammelrechnungsnummer. Diese Nummer wird bei einer Sammelabrechnung über die Veranstalter abrechnung eingegeben. Nach der dabei vergebenen Sammelabrechnungsnummer können Sie hier suchen.
Eingrenzung nach der Veranstalterproduktart (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Produktart>)
Eingrenzung nach der Belegnummer eines Veranstalterpreises. Die Belegnummer des Veranstalters wurde unter <Belegnr> zuvor beim Erfassen der Veranstalterabrechnung eingegeben. Wird hier ein Wert eingegeben, sucht Jack nach der Belegnummer in schon erfassten Veranstalterrechnungen.
Eingrenzung nach der Dokumentennummer eines Veranstalterpreises. Diese Funktion kann nur für niederländische und belgische Anwender genutzt werden, da nur in diesen Jack Versionen mit internen Dokumentennummern je Buchungssatz gearbeitet wird.
Zusätzlich können Sie nach weiteren Kriterien eingrenzen, um die Leistungen schneller zu finden bzw. die Liste übersichtlich auf den Bildschirm zu bekommen.
<offene Rechnungen>es werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen die Eingangsrechnung vom Veranstalter noch nicht vollständig gebucht wurde.
<offene Zahlungen>es werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen noch keine Zahlung bzw. nur eine Teilzahlung an den Veranstalter gebucht wurde.
<offene Erlöse>es werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen die Erlöse / Provisionen vom Veranstalter noch nicht erhalten bzw. gebucht wurden.
Die Erlöse in Jack werden zu einer Leistung erst dann gebucht, wenn die komplette Eingangsrechnung dieser Leistung gebucht wurde. Sind noch Teilbeträge der Rechnung offen, werden die Erlöse noch nicht gebucht.
<Stornos>stornieren Sie eine Leistung, werden die dazu gebuchten Rechnungen vom Veranstalter ebenfalls storniert und müssen nun neu gebucht bzw. durch eine Stornorechnung des Veranstalters ersetzt werden. (siehe auch <Vorgang - Stornierung>). Mit dieser Checkbox beschränken Sie die Suche auf stornierte und noch nicht neu gebuchte Leistungen.
<Ink. VA>es werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen das Inkasso über den Veranstalter läuft. Das bedeutet, der Kunde zahlt direkt an den Veranstalter und Ihr Büro erhält nur noch die Provision vom Veranstalter.
<Ink. RB>es werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen das Inkasso über das Reisebüro läuft. Das bedeutet, der Kunde zahlt den Reisepreis direkt ans Reisebüro (z. B. Kasse, Bank oder Scheck) oder indirekt (über Kreditkarte, die Ihr Reisebüro akzeptiert. Dabei rechnet das Reisebüro mit einem Kreditkartenunternehmen ab). Das Reisebüro seinerseits leitet die Zahlung abzüglich Provision an den Leistungsträger weiter.
<Differenz kleiner 10,>es werden nur Beträge unter 10, gesucht. Das vereinfacht die Suche nach kleinen Fehlbeträgen.
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie eine Abfragemaske, in der Sie Ihre Abfrage noch spezieller gestalten können.
Die erweiterte Abfrage enthält ähnlich wie die Kundenselektion Felder aus Jack, auf die Vergleichskriterien angewendet werden können. Allerdings gibt es hier nur eine logische Verknüpfung der Kriterien: bei <Und> müssen beide Kriterien zutreffen, damit ein Datensatz auswählt wird. Bei <Oder> muss nur eines der beiden Kriterien zutreffen.
Starten Sie die Suche über einen Klick auf <Suchen>. Je nach Datenmenge kann die Suche etwas dauern. Sie können die Suche mit <Abbruch> stoppen.
Die gefundenen Leistungen werden in der Liste gezeigt, durch die Sie mit der Maus scrollen können.
Um Fehlbuchungen in Jack zu vermeiden und dennoch optimale Effektivität bei der Vorgangsbearbeitung inkl. Buchhaltung zu erhalten, kann jeder Mitarbeiter beim Prüfen einer eingegangenen Veranstalterabrechnung im gleichen Arbeitsschritt auch die buchhalterische Buchung eigenverantwortlich vorbereiten. Hierfür ist die Funktion <Vorgang - Kontrolle VA-Abrechnung> gedacht, denn die Buchungsschritte werden konkret unter einem dem Mitarbeiter zugeordneten Code vorbereitet, können aber später noch durch einen Supervisor (die Buchhaltungskraft) korrigiert und tatsächlich gebucht werden.
Mit <Suchen Codes> können Sie nach allen Leistungen suchen, die unter dem entsprechenden Code eines Mitarbeiters und der Funktion <Vorgang - Kontrolle VA-Abrechnung> vorbereitet wurden. Jack zeigt Ihnen eine Liste aller vergebenen Codes, aus der Sie den gewünschten Code per Mausklick wählen und mit einem Klick auf <OK> bestätigen. Alle Leistungen, die unter diesem Code von einem Mitarbeiter vorbereitet wurden, werden - unter Berücksichtigung der anderen Suchkriterien - anschließend in einer Liste angezeigt.
Arbeitet der Mitarbeiter bei den Kontrollcodes mit einer Kombination aus seinem Code und der Veranstalterrechnungsnummer, erhalten Sie auf einen Schlag alle von ihm vorbereiteten Leistungen, die zu der Rechnung gehören.