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Vorgänge, die auf eine Sammelrechnung gehören, können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden, wobei die einzelnen Eingabefelder kombinierbar sind. Jack erkennt unsinnige Kombinationen und weist sie ab. Damit können Sie Ihren Kunden wöchentliche oder monatliche Rechnungen erstellen. Die Sammelrechnung enthält dann alle angefallenen, noch nicht fakturierten Vorgänge dieses Kunden unter einer Rechnungsnummer.
Es können nur offene, d.h. noch nicht über <Rechnung - Abschlußdruck> oder <Vorgang - Sammelfakturierung> fakturierte Vorgänge berücksichtigt werden!
Eingrenzung nach Buchungszeitraum
Eingrenzung nach Abreisezeitraum
Eingrenzung nach Rückreisezeitraum
Eingrenzung nach Ausstellzeitraum von IATA-Tickets (diese Eingrenzung funktioniert nur, wenn Sie mit der Jack Ticketdatenbank arbeiten (Zusatzmodul)
Eingrenzung nach dem Datum des Bestätigungsausdrucks
Eingrenzung nach der Nummer des Statusfeldes (hier handelt es sich um die Nummer des Statusfeldes, das in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Beträge/Infos> gesetzt werden kann).
Eingrenzung nach Ticketnummern von IATA-Tickets (diese Eingrenzung funktioniert nur, wenn Sie mit der Jack Ticketdatenbank arbeiten (Zusatzmodul)
Hier können Sie nur Vorgänge einer bestimmten Kostenstelle und Kostenträgers Ihres Reisebüros suchen lassen (die Kostenstelle / der Kostenträger) einer Reiseanmeldung wird in der Karteikarte <Zusatz> des Vorgangs eingetragen.
Eingrenzung nach Buchungsnummern
Hier können Sie nach der Jack Rechnungsnummer eingrenzen, wenn Sie nach schon fakturierten Rechnungen suchen lassen möchten.
Hier tragen Sie die Währung ein, in der die Sammelrechnung fakturiert werden soll (nur für Reisebüros, die das Fremdwährungsmodul gekauft haben.)
Zeigt den aktuellen Kunden (der im Hintergrund aktiv ist), für den die Sammelrechnung erstellt werden soll. Das Feld kann hier nicht geändert werden.
Eingrenzung nach dem Fakturierungs
status. Somit haben Sie alle Möglichkeiten: nur unfakturierte, unfakturierte und fakturierte, sowie nur fakturierte Vorgänge. Ebenfalls kann nur nach
Vorgängen, bei denen die Veranstalterabrechnung komplett erledigt ist oder / und nur nach Agentur-Sammelvorgängen (Zusatzmodul) selektiert werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Suche nur auf negative Rechnungsbeträge begrenzen.
Alle 5 Kriterien können miteinander kombiniert werden.
Vorgehensweise
Nachdem Sie die gewünschten Kriterien eingegeben h
aben, starten Sie die Suche nach den Vorgängen mit einem Klick auf <Suchen_>_. Geben Sie gar kein Kriterium an, erscheinen sämtliche, noch nicht mit einem Abschlussdruck fakturierten Vorgänge. Je nach Datenmenge kann die Suche etwas dauern. Sie können die Suche durch einen Klick <Abbruch> abbrechen.
Sie erhalten im unteren Maskenteil eine Suchliste aller zutreffenden Vorgänge, in der Sie die Vorgänge markieren, die Sie auf einer Sammelrechnung für Ihren Kunden fakturieren möchten.
Danach können Sie die Sammelrechnung durch einen Klick auf <Buchen> fakturieren. Zuvor können Sie auch alle gefundenen Listeneinträge als Liste durch einen Klick auf <Drucken> für interne Zwecke ausdrucken.
Aktivieren Sie <Buchen> und haben noch keine Leistung markiert, erscheint eine Nachfrage, ob alle Leistungen berücksichtigt werden sollen.
<Auswählen> bringt Sie wieder zurück auf das vorhergehende Fenster, wo Sie dann die richtigen
Vorgänge auswählen können.
Klicken Sie auf <Alle Bearbeiten> öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturierungsdatum eingeben.
Im oberen Maskenteil zeigt Jack Ihnen die Zahl der markierten Vorgänge (<Rechnungen>) sowie den gesamten Bruttoumsatz der Sammelrechnung.
Im unteren Fensterteil wählen Sie das korrekte Rechnungsdatum (Belegdatum), zu dem die Sammelrechnung in die Finanzbuchhaltung übertragen werden soll. Jack schlägt das Tagesdatum vor, das Sie ändern können.
Hier können Sie bestimmen, ob für jede Leistung eine Rechnung gedruckt werden soll. BEDEV
Wir empfehlen das Häkchen herauszunehmen, da Jack als Sammelrechnung quasi eine Gesamtaufstellung aller Vorgänge druckt.
Aktivieren Sie diesen Button, erhalten Sie beim anschließenden Klick auf <OK> lediglich einen „Probedruck", der sich von einer „echten" Rechnung rein optisch nicht unterscheidet (siehe <Vorgang - Rechnung> Abschnitt „Probedruck versus Abschlussdruck"). Die Rechnung wird aber nicht fakturiert.
Hier können Sie bestimmen, ob der Druckzähler erhöht werden soll.
Mit einem Klick auf <OK> erstellt Jack die Sammelrechnung, die gedruckt, fakturiert und ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen wird - wenn <Probedruck> nicht aktiv ist. Eine Zahlung wird hier noch nicht gebucht.
Soll fakturiert werden, muss die Rechnung tatsächlich physisch gedruckt werden!