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Zum Vorgangskopf gehören Buchungsnummer, Buchungs- sowie Reisedatum und statistische Kennzeichen (<Reiseart>, <Zielgebiet>, <Beförderungsart>). Zusätzlich lassen sich in der Hauptmaske weitere Informationen erfassen.
Jack vergibt automatisch für jede Reise eine interne, fortlaufende <Buchungsnummer>.
Alle Leistungen (also alle Reisebausteine) einer Anmeldung sind unter dieser Vorgangsnummer zusammengefasst. Die vergebene Buchungsnummer bleibt bestehen, egal ob Leistungen hinzugebucht oder geändert werden.
Sie können dennoch die vorgeschlagene Buchungsnummer manuell für einen neuen Vorgang ändern, solange der Vorgang noch nicht mit <OK> gespeichert wurde. Dabei fragt Jack, ob die geänderte Buchungsnummer wirklich akzeptiert werden soll. Akzeptieren Sie, zählt Jack ab diesem Zeitpunkt mit den neuen Buchungsnummern weiter.
Beim Anlegen der ersten Buchung fragt Jack nach dem Start der Buchungsnummer. Wollen Sie mit 1000 beginnen, ändern Sie den Jack Vorschlag von 1 auf 1000 ab. Jack wird nun die fortlaufenden Vorgangsnummern ab 1000 erzeugen.
Es ist auf jeden Fall davon abzuraten, Buchungsnummern manuell zu überschreiben, da dies zu erheblichen Problemen in der Buchhaltung führen kann! Zusätzlich behindern manuelle Nummernvergaben den Arbeitsablauf! Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, Ihre Buchungsnummern nicht automatisch erzeugen zu lassen, sondern jedes mal manuell zu vergeben, setzen Sie sich bitte unbedingt mit Bewotec in Verbindung!
In einem Netzwerk wird an einem Arbeitsplatz ein neuer Vorgang mit der Vorgangsnummer z. B. 120 angelegt. Schon bei der Erfassung schlägt Jack die Vorgangsnummer vor, die aber erst endgültig bei Speicherung vergeben wird. In der Zwischenzeit wird auf einem zweiten Arbeitsplatz ebenfalls ein neuer Vorgang angelegt und eher abgespeichert. Folglich teilt Jack diesem Vorgang die 120 zu. Der erste Platz erhält die Meldung, dass diese Vorgangsnummer bereits vergeben ist und fragt, ob eine neue vergeben werden soll. Beantworten Sie diese Frage mit <_Ja>, vergibt Jack für diesen Vorgang die nächste freie Nummer. Beantworten Sie die Frage mit <Nein>, können Sie den Vorgang nicht speichern._
Hier steht das Buchungsdatum, wobei Jack immer das Tagesdatum vorschlägt, das aber überschrieben werden kann.
Beachten Sie bei der Nacherfassung von Vorgängen, dass Sie auch immer das ehemalige Buchungsdatum verwenden sollten, um eine aussagekräftige Statistik zu erhalten.
Hier tragen Sie den Reisetermin ein. Das Rückreisedatum kann auf verschiedene Arten eingegeben werden:
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Geben Sie das Rückreisedatum als Datum ein, müssen Sie mindestens Tag und Monat eingeben (z. B. 1504). Jack ergänzt das aktuelle Jahr. Achten Sie speziell bei der Nacherfassung von Vorgängen auf das richtige Jahr. Jack verwaltet 2 Wirtschaftsjahre. Liegt das Datum im aktuellen Jahr schon in der Vergangenheit, und geben Sie nur den Tag und den Monat ein, nimmt Jack automatisch das Folgejahr.
Sie können zu jeder Reise ein <Reiseprofil> erfassen, was sich u. U. bei Eigenveranstaltungen / Gruppenreisen anbietet.
Anhand dieses Reiseprofilnamens können Sie nicht nur Teilnehmerlisten drucken (unter <Listen - Teilnehmerlisten>), sondern
auch gezielt die Zahlungskontrolle für diese Gruppenreise sowie alle noch fehlenden Dokumente = Reiseunterlagen verwalten.
Beispiel:
Sie legen eine eigene Reise zu Ostern auf. Dann könnte der Name für das Reiseprofil <Ostern> sein. Diesen wählen Sie bei allen Reiseanmeldungen zu dieser Reise unter <Reiseprofil> aus. Jetzt können Sie eine Liste aller Teilnehmer zur Reise <Ostern> drucken.
Das Feld Reiseprofil kann auf 2 verschiedene Weisen gefüllt werden:
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Unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Anmeldung - Reiseprofil> können Sie Ihre Reiseprofile anlegen.
Jedem Mitarbeiter wurde in den Basisdaten unter <Basisdaten - Mitarbeiter> ein individuelles Kürzel zugeordnet. Bei der Vorgangserfassung trägt Jack automatisch das Kürzel des eingeloggten Expedienten ein.
Dennoch können Sie den vorgeschlagenen Bearbeiter überschreiben. Haben Sie das Kürzel eines Mitarbeiters vergessen, geben Sie <?> ein und bestätigen mit <TAB>. Es erscheint die Suchliste, aus der Sie den richtigen Mitarbeiter wählen können.
Hier geben Sie die passende Reiseart ein. Sie können auf alle Reise arten zugreifen, die unter <Basisdaten - Reisearten> erfasst sind. Tragen Sie direkt das Kürzel ein. Wenn Sie es vergessen haben, können Sie mit der allgemeinen Jack Suchfunktion = <?> + <TAB> aus der Liste aller hinterlegten Reisearten auswählen.
Später können Sie Statistiken oder Selektionen abrufen, die nach diesem Kriterium eingegrenzt werden. So wird die Umsatzverteilung einzelner Reisearten ersichtlich.
Hier wählen Sie das Zielgebiet der Reise aus. Auch hier können Sie mit <?> + <TAB> über eine Suchliste auf alle Zielgebiete zugreifen, die unter <Basisdaten - Zielgebiete> hinterlegt sind.
Später können Sie Statistiken oder Selektionen abrufen, die nach diesem Kriterium eingegrenzt werden. So wird die Umsatzverteilung auf einzelne Reiseziele ersichtlich, oder Sie schreiben z. B. alle Karibik-Reisenden an, um ihnen Ihr Kreuzfahrt Special anzubieten.
Hier tragen Sie die Hauptbeförderungsart dieser Reise ein, z. B. <Flug>. Auch hier können Sie mit <?> <TAB> auf die Suchliste aller Beförderungsarten zugreifen, die unter <Basisdaten - Beförderungsarten> hinterlegt sind.
Statistiken oder Selektionen können ebenfalls nach dem Kriterium der Beförderungsart eingegrenzt werden. So erkennen Sie die Umsatzverteilung auf einzelne Beförderungsarten, um z. B. alle Reisenden, die öfters einen Mietwagen bei Geschäftsreisen benutzen, bezüglich eines neuen Angebotes anzuschreiben.
Hier trägt Jack eine kurze, prägnante Beschreibung der Reise ein. Diese Beschreibung kann auch bei der Vorgangssuche verwendet und auf der Anmeldung / Rechnung angedruckt werden. Das Feld dient Ihrer Information und kann nicht zur Eingrenzung von Statistiken oder Selektionen verwendet werden.
Jack schlägt automatisch eine Kombination aus <Reiseart> und <Zielgebiet> vor.
Beispiel:
Sie haben ein Last Minute Angebot nach Tunesien verkauft. Unter <Reiseart> steht „Last Minute" und unter <Zielgebiet> „Tunesien". Jack schlägt deswegen unter <Kurzbeschreibung der Reise> „Last Minute Tunesien" vor. Sie können jedoch den Programmvorschlag überschreiben, z. B. mit <2 Wochen Jokerreise Hammamet>.