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Iedere medewerker kan in Jack afzonderlijke rechten krijgen. Zo kunnen bepaalde functies geblokkeerd worden. Om er voor te zorgen dat met een medewerkerscode alleen de juiste persoon en geen andere medewerker kan inloggen, krijgt iedere medewerker een eigen wachtwoord. Dit wachtwoord kan de betreffende medewerker te allen tijde zelf veranderen. De toegangsrechten van een medewerker kan alleen de aangewezen superuser aanpassen.
Wird ein neuer Mitarbeiter in <Basisdaten - Mitarbeiter> mit einem neuen Mitarbeiterkürzel angelegt, hat er keine Paßwortberechtigungen in Jack. Nur der zuallererst angelegte Mitarbeiter hat alle Paßwortrechte. Dieser Mitarbeiter kann für alle danach angelegten Mitarbeiter individuelle Rechte in Jack vergeben. Je nach Zugriffsrecht kann es sein, dass Sie unter diesem Menüpunkt nur das Fenster zum Ändern Ihres Paßwortes erhalten, aber keine Berechtigung zum Ändern von Zugriffsrechten besitzen.
Erhalten Sie die komplette Dialogbox, in der Sie Paßwort und Rechte ändern können, stehen Ihnen alle Funktionen der Paßwortverwaltung offen.
Pro Büro sollten nur maximal 1 bis 2 Personen die Rechte zur Paßwortverwaltung offen stehen. Nur diese Personen dürfen die Zugriffsrechte anderer Mitarbeiter einschränken oder erweitern. Dieses ist in der Paßwortverwaltung der Punkt <Datei - Paßwort-Rechte> unter der Schaltfläche <Datei>. 
Tragen Sie zuerst das Kürzel des betreffenden Mitarbeiters ein und bestätigen mit <Tab>. Jack ergänzt daraufhin den vollständigen Mitarbei ternamen, wenn es diesen Mitarbeiter in <Basisdaten - Mitarbeiter> gibt. Möchten Sie das Paßwort ändern, können Sie jetzt das neue Paßwort eingeben (lassen) und anschließend nochmals bestätigen (lassen), damit Rechtschreibfehler ausgeschlossen sind. Die Eingaben erfolgen versteckt, so dass sie kein anderer erkennen kann. Möchten Sie das Paßwort unverändert lassen, überspringen Sie die Felder, ohne sie zu verändern.
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Unter <Zugängliche Menüpunkte> sehen Sie dann, dass alle Menüpunkte der Buchhaltung mit einem Klick deaktiviert worden sind, da der kleine Haken vor dem Button leer bleibt.
In diesem Fenster sind alle möglichen Funktionen eines einzelnen Bereiches aufgelistet, die Sie nun für den einzel nen Mitarbeiter per Mausklick freigeben (Kreuz vor dem Text) oder sperren (Feld ist leer) können.
Die Liste ist nicht alphabetisch, sondern nach den Jack-Hauptmenüpunkten sortiert.
Wenn Sie nun aus diesem Bereich nur einzelne Rechte statt aller freigegeben, dann wird der Haken unter <Zugängliche Bereiche - Buchhaltung> wieder aktiviert, allerdings ist er dann grau und nicht weiß hinterlegt.
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Ansicht
Die Funktion <Ansicht - Toolbaroptionen> lässt sich in der Paßwortverwaltung schützen mit <Datei - Toolbar Optionen>. Damit schützt man sich gegen Mitarbeiter, die die Toolbaroptionen laufend verstellen und Buttonbereiche einfach ausblenden, die sie nicht kennen bzw. kennenlernen möchten.
Kundenverwaltung:
In der Regel schlägt Jack automatisch eine Kundennummer vor, die nicht geändert werden sollte. Mit <Funktion -> Vorgeschlagene Kundennummer ändern> kann Mitarbeitern das Recht zum Ändern von Kundennummern genommen werden.
Nicht jeder Mitarbeiter darf Notizen beim Kunden, den Vorgängen oder den Veranstaltern einfach ändern oder löschen. Diese Sperre kann man auch nur auf die Kundennotizen beschränken, so dass z. B. akquisitionsrelevante Daten nicht vom Verkauf geändert werden können (<Funktion -> Kunden Notizen >).
Man kann auch mit <Funktion -> Kunden „Keine Anzeige in Kundensuche"/ „Keine OPs"/ „Keine Selektion"/ „Vorgangssperre" setzen> die entsprechenden Kundenstatusfelder blockieren, die im Kundenprofil auf der Karteikarte <Attribute> definiert sind, so dass keine unautorisierten Änderungen auftreten können.
Das Funktionspaßwort <Funktion -> Kunden sonstige Beträge ändern> nimmt dem Mitarbeiter das Recht, diese Einstellung im Kundenprofil zu ändern.
Mit <Funktion -> Kundenselektionsausgabe in Datei/Email> können Sie verhindern, dass Mitarbeiter sich alle Kundendaten als Datei ausgeben lassen könnenWordt een nieuwe medewerker onder het menu <Basisgegevens - Employe> met een nieuwe medewerkersafkorting aangemaakt, dan heeft deze nog geen rechten in Jack Plus. Alleen de allereerste aangemaakte medewerker heeft alle rechten/machtigingen. Deze gebruiker kan voor alle daarna aangemaakte medewerkers individuele rechten/machtigingen in Jack Plus aanmaken.
Afhankelijk van de rechten kan het zijn, dat u onder deze menu optie alleen het venster voor het aanpassen van uw wachtwoord te zien krijgt, maar geen rechten heeft voor het aanpassen van de toegangsrechten.
Krijgt u het complete venster, waar u het wachtwoord en de rechten kunt aanpassen, dan staan voor u alle functies van de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking.
Per kantoor zouden maximaal 1 tot 2 personen de rechten voor de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking hebben staan. Alleen deze personen mogen de toegangsrechten voor de overige medewerkers beperken of activeren. Dit is in de wachtwoord-/rechtenadministratie te vinden onder het menu <Bestand - Wachtwoord/Rechten> onder de button <Bestand>.
Voer eerst de afkorting van de desbetreffende medewerker in en bevestig met de <Tab>-toets. Jack vult vervolgens de volledige medewerkersnaam in, wanneer deze medewerker bij <Basisgegevens - Employe> is aangemaakt. Indien u het wachtwoord wenst te wijzigen, dan kunt u hier nu het nieuwe wachtwoord (laten) ingeven en aansluitend ter bevestiging nogmaals (laten) invoeren, zodat spelfouten uitgesloten zijn. De ingave vindt verborgen plaats, zodat niemand dit kan zien. Wilt u het wachtwoord niet willen veranderen, laat dan de velden onveranderd.
Door het selecteren van bepaalde gebieden kunnen complete groepen van rechten geactiveerd of geblokkeerd worden. Wanneer een medewerker bijv. geen rechten voor de boekhouding heeft, deactiveer dan eenvoudig het vinkje bij de button <Boekhouding>.
Onder <Beschikbare menu-items> ziet u dan, dat alle menu's van de boekhouding met één klik gedeactiveerd zijn, daar het vinkje voor de button leeg is.
In dit venster zijn alle mogelijke functies van een enkel gebied opgesomd, die u nu voor deze medewerker per muisklik kunt vrijgeven (een kruisje voor de tekst) of blokkeren (het veld is leeg).
De lijst wordt niet alfabetisch getoond, maar op volgorde van de Jack hoofdmenu gesorteerd.
Indien u nu uit dit gebied slechts enkele rechten in plaats van alles vrijgeeft, dan wordt het vinkje onder <Rechten> weer geactiveerd, maar wordt dan grijs en niet wit weergegeven.
In het gebied <Functie> bevinden zich de fijninstellingen voor toegang tot specifieke datagebieden. Deze functies zijn hoofdzakelijk meer ontstaan uit de praktijk.
Voorbeeld Wachtwoord/Rechten
Hieronder hebben we enkele opties uit een aantal gebieden samengesteld. Deze lijst is niet compleet, een compleet overzicht van alle Rechten en hun werking vindt u in de sectie "Appendix 3: Wachtwoord/Rechten".
Beeld
De functie <Beeld - Toolbaropties> kan worden geblokkeerd in de rechtenadministratie onder <Bestand - Beeld/Toolbaropties>. Hiermee beschermt men zich tegen medewerkers, die de toolbaropties continue aanpassen en buttons eenvoudig verbergen, die men niet kent resp. gebruiken mogen.
Klantenadministratie:
Normaal gesproken stelt Jack automatisch een klantennummer voor, die niet aangepast mag worden. Met <Functie -> Opgeroepen klantnr. wijzigen> kunnen medewerkers toch het recht krijgen om het klantennummer te mogen aanpassen.
Niet iedere medewerker mag notities bij klanten, de boekingen of de touroperators eenvoudig aanpassen of verwijderen. Deze blokkade kan men ook tot alleen de klantennotities beperken, zodat bijv. acquisitie relevante gegevens niet door verkoop aangepast kunnen worden (<Functie -> Klanten memo's>).
Men kan ook met <Functie -> "Klanten "Geen informatie in Klant zoeken" plaatsen"/ "Geen openstaande posten voor klanten"/ "Klantenselectie instellingen van selectie"> de betreffende klantenstatusvelden blokkeren, die in het klantenprofile op het tabblad <Extra> gedefinieerd zijn, zodat geen ongeautoriseerde aanpassingen gemaakt kunnen worden.
De functie <Functie -> Klantenkaart extra toeslagen wijzigen> neemt de medewerker het recht af, deze instelling in het klantenprofiel te wijzigen.
Met <Functie -> Klantenselectieoutput in bestand/e-mail> kunt u verhinderen, dat medewerkers al uw klantgegevens als bestand kunnen uitdraaien.
Vorgangsverwaltung:
Auch das Ändern von <Buchungsdatum> und <Bearbeiter> im Vorgang kann im Abschnitt <Funktion> gesperrt werden.
Das <Erfassen negativer Leistungspreise> und <Erfassen negativer sonst. Beträge> im Bereich der Leistungspreise und der sonstigen Beträge kann im Bereich <Funktion> blockiert werden. Auch kann das manuelle Ändern der Inkassoart geschützt werden. Ebenso das Setzen des Unterlagenstatus unter <Vorgang - Unterlagen> ist mit <Funktion -> Unterlagenstatus setzen> ein eigenes Paßwortrecht.
Auch das Ändern und Löschen von Vorgangsnotizen kann mit <Funktion Ändern/Löschen von Notizen> verhindert werden.
Der Bereich der Ticketdaten lässt sich mit <Funktion -> Ticketdaten ändern / Tickets BSP ausgeglichen / Tickets Fehlerliste OK> steuern.
Das Funktionspaßwort < Funktion -> Vorgangstermine bei Anlage löschbar> bedeutet, dass der entsprechende Mitarbeiter nicht mehr das Recht hat, beim Anlegen neuer Vorgänge automatische Wiedervorlagetermine zu löschen. Auch das leichtfertige Kopieren von Vorgängen (und anschließend vielleicht den alten Vorgang zu vergessen....) lässt sich über das Funktionspaßwort abstellen: <Funktion -> Vorgang kopieren>.
Das Drucken einer Abschlussrechnung kann nun durch das Paßwort geschützt werden: <Funktion > Abschlussrechnung drucken>. Diese Einschränkung empfiehlt sich allen Büros, deren Mitarbeiter im Bereich IATA / DB/DER noch unsicher sind oder nicht sauber arbeiten, da mit dem Druck der Abschlussrechnung bei den betroffenen Veranstaltern die Verbuchung in der Buchhaltung erfolgt.
Ein weiteres Funktionspaßwort steuert, dass die Leistungspreise eines Vorgangs für den Mitarbeiter nicht ersichtlich sind (<Funktion -> Vorgang: Einschränkungen bei DP-Vorgängen>). Außerdem kann dieser Mitarbeiter keinen Teilstorno machen. Diese Vorgänge werden durch eine bestimmte Beförderungsart gekennzeichnet. Diese Beförderungsart muss unter <Basisdaten - Beförderung> angelegt und in den Anwendungsgrundlagen unter <Einstellungen - Kennungscode für DP-Vorgänge > vermerkt sein.
Ein weiteres Funktionspaßwort (<Funktion ->Vorgangsbuchungsart änderbar>) steuert die Berechtigung, aus einer Buchung wieder eine Option machen zu dürfen.
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