Seitenvergleich

Documentbeheer

Activeren van het documentbeheer
Het documentbeheer is een module binnen Jack/Vera en wordt via uw licentiebestand geactiveerd. Indien dit niet geactiveerd is zult u de optie ook niet in het menu terugvinden.

Oproepen van het documentbeheer
Het documentbeheer kan middels de rechtermuisknop in zowel de klantenkaart als in de boeking opgevraagd worden. Als u kiest voor het openen van deze module in de klantenkaart, dan ziet u daar alle documenten staan van deze klant.
Vanaf de X10 versie van Jack Plus kunt u de documentenbeheer openen middels een button in de klantenkaart.


Bij het openen van de documenteninvoer in de boeking worden alleen die documenten getoond die betrekking hebben op die specifieke boeking

Ook vanuit het klant/boeking zoekscherm kan op dezelfde manier het documentbeheer geopend worden.
Hoofdscherm documentbeheer
In het hoofdscherm worden alle documenten getoond die voor de boeking (of voor de klant indien dit vanuit de klantenkaart geopend is) van toepassing zijn. In de bovenste balk ziet u de gedetailleerde gegevens als ‚Bestandsnaam'; ‚Omschrijving'; 'Boeking(snummer)'; 'Service', 'Gewijzigd'; 'Aangemaakt'; 'Toegevoegd'; 'Directory'; 'Employe' en 'Categorie':



Opbouw van documentbeheer
Het documentbeheer bestaat uit bestanden die, na selectie kunnen worden opgeslagen in de \DO directory van Jack. De vastgelegde informatie wordt opgeslagen in het DOKU bestand welke in de \HI directory staat. In de database worden onder andere de bestandsnaam, de datum, de omschrijving en het boekingsnummer opgeslagen. Het is zo opgebouwd dat de documenten zowel op maand als ook op klantnummer gesorteerd kunnen worden. Het register wordt gelinked aan de invoerdatum van het gekozen document. Dus als een document in december 2010 is aangemaakt, maar wordt geselecteerd in augustus 2011, dan wordt als index de datum „201108" opgeslagen.

Toevoegen van een document
Via de button „Voeg toe" kan een nieuw document toegevoegd worden. Er opent hierna een nieuw scherm waar u het gewenste document kunt selecteren.



Tip: In dit scherm kunt u, indien gewenst, ook nieuwe tekstdocumenten aanmaken door met de rechtermuisknop (bij standaard Windows-Explorer) op dit scherm te klikken en bij nieuw te kiezen voor ‚Nieuw Word-document' of ‚Tekstdocument'. Dit nieuw aan te maken document kunt u dan ook selecteren in dit documentbeheer.


Een andere manier voor het toevoegen van een document is via de 'drag en drop' optie uit bijvoorbeeld uw mailbox. U selecteert de betreffende mail en 'sleept' deze met uw muis naar het documentbeheer in Jack:
Image Added
Na het selecteren van het gewenste document opent zich een nieuw scherm. Via dit scherm kunt u kiezen hoe het document eventueel in Jack opgeslagen kan worden. Tevens kunt u een extra omschrijving plaatsen.
U heeft drie keuzes bij het opslaan van het document: Een kopie van het document plaatsen in de \OD directory. Hierbij blijft het origineel in de originele directory en maakt Jack puur een kopie aan welke hij in de OD map plaatst. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om het originele document uit de directory te halen en te plaatsen in de OD directory van Jack. En als derde optie kunt u ervoor kiezen om alleen

Anker
OLE_LINK1 OLE_LINK1

een snelkoppeling aan te maken waardoor het document zelf dus niet opgeslagen wordt in uw Jack directory.

Indien u deze keuze niet wenst en altijd een vaste manier van opslaan gebruikt, dan kunt u dit vastleggen in de applicatieparameters (<Bestand>, <Parameters>, <Applicatieparameters>) via Globaal, Documentbeheer opties, Instellingen.
Daar selecteert u de entry van uw keuze:

...