...
In Jack zijn standaard 4 boekhoudkundige jaren geopend. Voordat u een jaarafsluiting wilt doorvoeren, dient u te controleren hoe uw huidige boekhoudkundige jaar staat ingesteld. Via het menupunt <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters> staat in het tabblad 'Basisopties' aangegeven welke financiële jaren bij u zijn ingesteld (zie afbeelding, punt 1 en punt 2).
...
2 |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Jack zal het eerst genoemde jaar afsluiten, wanneer u een jaarafsluiting uitvoert. Indien u een ander jaar af wenst te sluiten, dan dient u eerst het boekhoudkundige jaar te wijzigen. Zie voor een uitleg hiervan de procedure verderop in deze handleiding.| |
Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen debiteuren en crediteuren dienen deze van het juiste rekeningtype voorzien te zijn, dat wil zeggen dat ze of het rekeningtype „Debiteur" of het type „Crediteur" moeten hebben. Dit kunt u controleren via de lijst <Boekhouding - Lijsten - Grootboekrekeningen>. In dit overzicht dient in de rij met Rek. type het juiste type vermeld te staan. Eventueel kunt u het type hier nog wijzigen door op een entry met de rechtermuisknop te klikken en in het nieuwe overzicht te kiezen voor 'Rekening wijzigen'.
...
worddav59e206946e26c5a31367e942d75ce0d1.png|height=213,width=604!
Over het algemeen wordt bij aanvang van een nieuw boekhoudkundig jaar in eerste instantie enkel het jaar omgezet, omdat er wellicht nog handleidingen t.b.v. de jaarafsluiting uitgevoerd moeten worden.
Let op:
Mutaties en gegevens van afgesloten periodes (jaar) kunnen nog wel gewijzigd worden. Om dit te voorkomen is het belangrijk om voor alle maanden van een afgesloten jaar de periode te sluiten.
Dit kan gedaan worden met de functie <Boekhouding - Afsluiten - Periode afsluiten>.
Er kunnen dan geen nieuwe mutaties meer toegevoegd worden in deze periode(s). Sluit daarom een boekjaar/periodes pas af indien u er heel zeker van bent dat er geen wijzigingen meer noodzakelijk zijn!
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
| Warnung | ||
|---|---|---|
| ||
Beëindig eerst op alle werkplekken het Jack systeem. Indien geopend dient u tevens de CRS Transformer en de CRS Automater te sluiten. Let u erop dat tijdens het omzetten van de jaren niemand Jack mag starten. Wij raden u daarnaast aan om voor elke jaarafsluiting en/of omzetten van de boekjaren vooraf een backup te maken van uw Jack systeem. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Het dient de aanbeveling om deze actie te starten vanaf de server. Het herbereken van de saldi zal daarop aanzienlijk sneller gaan dan op een werkstation. | |
...
In het scherm van de "Boekhoudkundige parameters" wordt een bereik voor de financiële boekjaren ingesteld. Hier ziet u 3 velden waarvan er 2 aangepast kunnen worden
Boekjaar tot en met (afbeelding 'boekhoudkundige paramaters', bovenste veld) * Eindigt in maand (afbeelding 'boekhoudkundige parameters' onderste veld)
...
...
Geeft u in het veld <Boekjaar> het laatste boekjaar in welke na het omzetten geopend moet worden. Omdat er altijd 4 boekjaren geopend zijn, berekent Jack automatisch het begin jaar en geeft deze in het eerste veld in.
In het veld <sluit in maand> geeft u de laatste maand van uw boekhoudkundig jaar in. Bij de meeste bedrijven zal dit het kalenderjaar betreffen en zal de sluitmaand December (12) zijn. Het kan echter ook zijn dat u met een zogenoemd 'gebroken boekjaar' werkt. Dit boekjaar eindigt meestal in de maand Oktober waardoor u in dit veld derhalve een 10 in moet geven. Uiteraard dient u dit in overleg te doen met uw boekhouder en/of accountant.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Het geopende boekjaar kan te allen tijde weer omgezet worden.| |
Hint Saldi opnieuw berekenen|
In het volgende venster kan worden ingesteld vanaf welk boekingjaar en welke periode u de saldi wilt laten herberekenen.
Herberekenen saldi|
| Warnung | ||
|---|---|---|
| ||
Wijzigt u deze, door Jack aangegeven, instellingen niet!! Dit kan grote invloed hebben op uw financiële administratie. |
Klikt u op de button <OK> om het omzetten van het boekhoudkundige jaar te starten.
De saldi worden op nul gezet en herberekend.
|
Het geopende boekhoudkundige jaar wordt nu omgezet. In dit voorbeeld worden de boekjaren 2009, 2010, 2011 en 2012 nu geopend. Het boekjaar sluit in maand 12 (December).
|
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
U kunt nu weer op alle werkplekken in Jack werken. Indien u de CRS Transformer en de CRS Automater afgesloten had, dient u deze ook weer opnieuw te starten. |
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Indien u een mutatie wilt doen in een boekjaar wat buiten deze vier boekhoudkundige boekjaren valt dan zal er een melding verschijnen in Jack: |
...
Met behulp van de button <Query> kan aansluitend het af te sluiten jaar "begrensd" worden (bijvoorbeeld Vertrekdatum - in de periode van-t/m - 01.01.2011 t/m 31.12.2011).
|
U krijgt vervolgens een lijst met alle boekingen, bij wie nog een klantenbetaling open staat. Wellicht wilt u daar nog correcties op maken.
...
Verzamelfacturering
De boekingen moeten worden doorgeboekt zodat de omzet in de boekhouding terecht komt
U kunt alle nog openstaande services van touroperators, welke in tabel 2 staan (bijv. IATA) factureren via het menupunt <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services>.
Via het menupunt <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur> start u de verzamelfacturering en kunt u een selectie maken op basis van het vertrekjaar. Aansluitend kunt u de geselecteerde boekingen doorboeken.
Hierdoor worden de „overige bedragen" welke u in de boeking onder <Bedrag/Info> geplaatst heeft op de desbetreffende grootboekrekeningen verboekt.
Overige acties
...
Maakt u na alle voorbereidingen voor de jaarafsluiting een backup van uw Jack systeem.
Print alle saldilijsten en grootboekrekeningen voor de accountant uit.
Eventuele correctie boekingen, welke doorgegeven zijn door uw accountantskantoor, dienen nog voor de jaarafsluiting doorgevoerd te worden.
Controleert u of dat op alle werkstations Jack is afgesloten, vervolgens logt u op de server in in Jack.
| Info | |
|---|---|
|
...
|
...
Gedurende de jaarafsluiting mag Jack Plus op geen enkel werkstation geopend worden! |
Zodra u ingelogd bent in Jack Plus, kunt u de rebuild starten via de menu punten <Bestand - Bestanden - Opnieuw opbouwen>. Jack Plus wordt hierdoor afgesloten en een nieuw scherm wordt geopend.
| Warnung |
|---|
|
Kies hier allereerst voor het menu punt 'Datei' en vervolgens voor 'Modus'. In het scherm dat dan verschijnt zet u een vinkje voor de regel 'Postleitzahlen und History nicht rebuilden' Daarna klikt u op 'OK':
U kunt nu rechtsboven kiezen voor 'Alle' en daarna voor 'Alle Dateien'
Alle bestanden in Jack Plus worden nu op consistentie gecontroleerd.
...