Last Minute verzekeringen binnen Jack
...
Inleiding.
De verzekeringsmaatschappijen in Jack/Vera worden boekhoudkundig als elke andere touroperator behandeld. De last minute verzekeringen dienen op een andere manier ingebracht te worden dan de standaard verzekeringen. Hieronder staat omschreven hoe u dit kunt uitvoeren.Deze manier werkt vanaf versie X801
Invoeren van de basisgegevens touroperator.
Indien de verzekeringsmaatschappij, waar u de last minute polissen afsluit (Europeesche, Elvia, Amev en Unigarant) nog niet in Jack is aangemaakt dient u deze toe te voegen in de basisgegevens van de touroperator. Hiervoor kunt u een willekeurige TO aanmaken, in dit voorbeeld maken we gebruik van de code 'VERZ'.
Bij producten geeft u vervolgens handmatig ‚Last Minute verzekeringen' in en klikt u rechts boven in het scherm voor type service VS. Daarna kiest u voor ‚voeg toe'. Als u daarna dubbelklikt op verzekeringen zal het overige scherm gevuld worden met standaard waarden:
LET OP reeds aangemaakte producten mogen NOOIT verwijderd worden
Bij Print Naam dient u een voor de klant logische naam welke op het dossier vermeld wordt. Indien u geen naam ingeeft, zullen alle gegevens van het eerste tabblad (incl. Adresgegevens) afgedrukt worden.
Hierna dient u de overige tabbladen naar eigen wens in te vullen. Hou hierbij rekening dat het tabblad Rekeningen ingevuld moet worden. Bent u niet zeker van de rekeningen die u gebruikt, neem dan contact op met uw boekhouder.
Ingeven van de Commissietabellen.
Via "Bestand" - "Parameter" - "Boekingsparameters" - "Diverse", kunt u uw commissie´s met de maatschappij instellen/controleren.
Onderin geeft u de verzekeringspercentages in. u kunt in totaal 4 tarieven voor de annuleringsverzekering (polis/premie) en voor de reisverzekering (polis/premie) ingeven. Deze tarieven worden later voor de afrekening gebruikt. Maar deze zijn als het goed is al ingegeven voor uw overige verzekeringen.
Invoeren percentage berekeningen:
Om ervoor te zorgen dat de juiste berekeningen worden gemaakt dient u nog een aantal acties uit te voeren. Start de applicatieparameters op via <Bestand>; <Parameters> en kies daarna voor Services en Verzekeringen.
Onder ‚Instellingen' geeft u bij punt 2 aan dat er een automatische prijsberekening van toepassing is.
Bij punt 3 geeft u de tekst voor de Assurantiebelasting in: Assurantiebelasting
Bij punt 4 geeft u het percentage in dat hoort bij de ass, belasting: 7,5%
Bij punt 5 geeft u de tekst voor de Poliskosten in: Poliskosten
Het scherm zal er dan als volgt uit zien:
Onder Type geeft u de Last Minute Verzekering in:
Aan de hand van deze omschrijving worden later de kosten aangegeven (zie verderop in deze handleiding)
Hierna kunt u dit scherm sluiten middels 'Opslaan' en kiest u in Jack voor <Bestand>, <Parameters>, <Verzekeringspremies>.
In het scherm ziet u via het pulldown menu de keuze die u eerder via de applicatieparameters heeft ingegeven:
Deze selecteert u en vervolgens geeft u een prijstekst (premie of poliskosten) in. Daarnaast ziet u een veld met % tarief of bedrag. Hierin geeft u aan of dat de omschrijving geldt voor een vast bedrag of voor een procentuele berekening over het totaal te verzekeren bedrag (wat u in de service zelf uiteraard ingeeft). Daarnaast staat een veld met 'per persoon' (of er staat nog 'opnemen' dit is afhankelijk van uw versie). Bij een berekening welke geldt per persoon geeft u hier altijd een 1 in. In dit geval is dat niet van toepassing.
Het scherm ziet er dan als volgt uit:
Wijzigen van printlayout t.b.v. afrekenstaat:
Om ervoor te zorgen dat ook deze last minute verzekeringen op uw afrekenlijst verschijnen, net als u overige verzekeringen, hebben we een printbestand ontwikkeld met de naam Libu4.boc. Dit printbestand kunt u, indien u het nog niet in de AK of in de AD directory heeft staan, opvragen bij de supportafdeling.
Daarnaast dient dit printbestand toegevoegd te worden in de desbetreffende lijst. Hiervoor gaat u binnen Jack/Vera naar Bestand, Definieer Formulieren. In de linkerkolom zoekt u de regel 'Boekingslijst (op vertrekdatum)' op. Daar klikt u aan de rechterkant op de regel Libu3 met als omschrijving 'afrekenstaat annuleringsverzekering' (o.i.d.):
Ga nu bovenin naar bestandsnaam en wijzig de 3 naar een 4 en kies voor Wijzigen:
U ziet dat Libu3 nu gewijzigd is naar Libu4
Een last minute verzekeringspolis invoeren:
- u geeft uw volledige boeking (services) incl. de passagiers in Jack in. Het aanmaken van de last minute verzekeringspolis kan pas gebeuren, als Jack alle gegevens van de boeking (bedrag, reisdatum, aantal passagiers enz.) kan vinden.
- Nu geeft u een nieuwe service bij uw boeking in. Dit doet op dezelfde manier als bijv. een hotel of een pakketreis, maar dan voor touroperator VERZ (in dit voorbeeld). Nu ziet u het volgende scherm voor zich:
- Hier kunt u alle gewenste gegevens (indien noodzakelijk) ingeven en bij Verzekeringstype kiest u voor Last Minute Verzekering en bij het aantal pax geeft u het gewenste aantal passagiers in:
- Indien alles correct is, drukt u op de knop „Prijzen" onderaan dit scherm. Nu vult Jack alle prijsregels automatisch in op dit scherm.
Procedure afrekening verzekeringsmaatschappij.
Hieronder vindt u de procedure welke betrekking heeft op het aanmaken van de afrekenlijsten voor de last minute verzekeringen.
Voor het afrekenen kunt u dezelfde procedure aanhouden als dat u normaal kiest voor de annuleringsverzekering.
Binnen Jack wordt een onderscheid gemaakt tussen de afrekening van de A) reisverzekering en de afrekening van de B) annuleringsverzekering. De afrekening van beide verzekeringen kunt u echter wel via een en hetzelfde programma afhandelen. Dit programma vindt u door in Jack te kiezen voor 'Lijsten' en vervolgens voor 'Verzekeringen'.
U krijgt nu het volgende scherm te zien:
1 2
5
3
4
6 7
A)Reisverzekering.
1+2:Omdat u de annuleringsverzekering op basis van de boekingsdatum dient af te rekenen, kiest u bij 1 voor de boekingsdatum en vult een bereik (van datum - tot datum ) in bij 2
NOTE:
Afhankelijk van de versie van Jack en uw instellingen in de applicatieparameters kan het zijn dat u geen datum hoeft in te geven, maar direct de betreffende afrekenmaand kunt selecteren.
3:Omdat het in dit geval om de annuleringsverzekering gaat, dient u dit bij punt 3 aan te geven. Hierna kiest u voor 'Exportnummer' toekennen.
Indien er verzekeringen af te rekenen zijn krijgt u de volgende melding (uiteraard is het aantal afhankelijk van uw situatie):
U kunt nu verder gaan met het printen van de verzekering.
4+5:Onder punt 4 geeft u het exportnummer in wat Jack aangeeft onder punt 5.
6+7:De lijst kan nu worden uitgeprint. Hiervoor kiest u bij 6 voor printer en bij 7 voor ok.
Bij selecteer lijst kiest u voor Afrekenstaat Annuleringsverzekering:
Voor verdere afhandeling van deze verzekeringen kunt u dezelfde procedure aanhouden als voor uw overige verzekeringen.