<Boeking - Reisbescheiden>
Vaak komt het in een reisbureau voor, dat iemand de reisbescheiden van een boeking tevergeefs zoekt of niet weet, zoals wat de laatste stand van zaken met de reisbescheiden is. Heeft de klant dit reeds opgehaald? Heeft de touroperator de reisbescheiden überhaupt al verstuurd? Was er niet nog een vlucht op aanvraag? En wat gebeurt er als nu juist een collega ziek is, die eigenlijk alles over deze boeking weet?
Gebruik met Jack de reisbescheiden, dan vermijdt u zulke situaties op voorhand, daar eenieder kan zich met een muisklik via de reisbescheiden zich laten informeren.
U kunt iedere service afzonderlijk een bepaalde status toekennen, die in de historie meegenomen zal worden.
Daarbij heeft u alle reisbescheiden status velden ter beschikking, die onder <Bestand - Parameter - Boekingsparameters - Toeslagen> aangemaakt werden. Deze reisbescheidenstatussen kunnen ook door diverse lijsten gebruikt worden.
Zo kunt u via een lijst bijv. opvragen welke boekingen met vertrek in de komende 10 dagen, waarbij de reisbescheiden nog niet allemaal op <OK> staan (zie <Lijsten - Boekingen>).
Let er daarbij echter wel op, dat deze functie alleen dan betrouwbaar is, wanneer iedere medewerker consequent iedere boeking het bijbehorende reisbescheiden statusveld bijhoudt.
In één oogopslag kunt u zien, wanneer de laatste stand van de zaken bij iedere afzonderlijke service is.
In het boekingsblok ziet u vervolgens de belangrijkste gegevens van de boeking (klant en reis), die u hier niet kunt wijzigen. Het venster is alleen informatief.
Klikt u in de lijst een serviceregel aan, dan kunt u rechts bovenin de informatie van de touroperator van de geselecteerde serviceregel zien, welke uit de touroperator basisgegevens (zie <Basisgegevens - Touroperator - Contact>) gehaald worden. Hiermee heeft u telefoon- en faxnummers meteen bij de hand en kunt u bijv. de desbetreffende touroperator contacteren en naar de reisbescheiden vragen. Goedkoper is wellicht om via de buttons <Brief aan TO> een fax te versturen.
Bij iedere service kan een eigen reisbescheiden status gedefinieerd worden. Belangrijk is, dat de service gemarkeerd is. (U kunt ook meerdere services tegelijk via ingedrukte <CTRL> toets markeren).
Anschließend wählen Sie per Mausklick aus dem Pull-down-Menü den passenden Unterlagenstatus aus und klicken auf <Setzen>.
Möchten Sie bei allen Leistungen den gleichen Unterlagenstatus setzen, markieren Sie alle mit gehaltener <Strg>-Taste, wählen dann einen passenden Status aus und klicken auf <Alle Setzen>
Hinter diesem Button tragen Sie den Namen der Textdatei ein, die genutzt werden soll, wenn ein Brief an den Veranstalter bzw. Kunden aus dieser Funktion gedruckt werden soll.
Aus dieser Maske können Sie sowohl an den Veranstalter der Leistung, als auch an den Kunden einen Brief drucken.
Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass sich hinter den Schaltflächen <Brief Utl. anmahnen> und <Brief Utl. Ausgang> nur jeweils eine einzige Textdatei hinterlegen lässt. Sie greifen hier auf ein Standardschreiben zurück, das sich an dieser Stelle nicht individuell anpassen lässt. Diese Textdateien definieren Sie vorher in der Jack Textverarbeitung. Dort können Sie diese auch jederzeit einsehen und ändern. So wäre es beispielsweise nützlich, als Schreiben an den Veranstalter einen Mahnbrief bzgl. der Unterlagen zu erstellen. Als Schreiben an den Kunden könnten Sie einen Begleitbrief zu seinen Unterlagen formulieren.
Beide Schaltflächen veranlassen sofort den Druck des Schreibens, ohne dass Sie hier eine Möglichkeit zur Vorschau oder zu sonstigen Änderungen haben. Dabei verwendet Jack die Adressdaten des jeweiligen Veranstalters, die unter <Basisdaten - Veranstalter> hinterlegt wurden.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Texte> öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Dateinamen der Briefe hinterlegen.
Unter <Brief Veranstalter> tragen Sie den Datei namen des Briefes an den Veranstalter inkl. Dateierweiterung <.rtf> ein, unter <Brief Kunde> die entsprechende Datei des Kundenanschreibens.
Beide Schreiben müssen zuvor in der Jack Textverarbeitung gespeichert worden sein.
Bitte beachten Sie, dass die Briefdateien mit der Jack-Textverarbeitung geschrieben und im <\TB> Verzeichnis mit der Dateierweiterung <.rtf> abgespeichert sein müssen. In der Jack Auslieferungsversion ist schon jeweils ein Standardschreiben zu <Brief Utl. Anmahnen> für den Veranstalter und <Brief Utl. Ausgang> als Begleitschreiben an den Kunden erhalten. Diese können Sie in der Jack-Textverarbeitung aufrufen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. (s. auch <Datei - Textverarbeitung>).
Mit dieser Checkbox können Sie den Kunden- oder Veranstalterbrief am Bildschirm darstellen lassen. Jack springt in die Textverarbeitung und Sie können jetzt ggf. den Brief anpassen.
Haben Sie das Kunden- oder Veranstalteranschreiben durch Bewotec anpassen lassen, erfolgt der Ausdruck über eine spezielle BOL-Ausgabedatei.
Wenn Sie die Checkbox „nur Anmelder anschreiben" aktiviert haben, wird der entsprechende Brief nur an den Anmelder geschickt und nicht an alle Teilnehmer.
Hinter diesem Button können Sie erkennen, welcher Unterlagenstatus wann für eine Leistung vergeben wurde. Jede Änderung des Unterlagenstatus wird eingetragen.
Jack zeigt Ihnen:
- Datum der Statusänderung
- Uhrzeit der Statusänderung
- Bearbeiter, der die Änderung durchgeführt hat
- Informationen zur Änderung (alter und neuer Status)
