Was geschieht beim Probedruck?
Arbeiten Sie mit dem <Probedruck>, können alle Leistungspositionen und ihre Preise (sofern buchhalterisch noch nicht berührt) noch geändert werden. Das hat den Vorteil, dass Sie gerade bei unentschlossenen Kunden bis zum endgültigem „Abschlussdruck" der Rechnung der Vorgang korrigiert werden kann. Sie ersparen sich dadurch, die Einzel leistungen oder den kompletten Vorgang stornieren und wieder erfassen zu müssen (weitere Anregungen finden Sie auch unter <Buchhaltung - Vorgang / Anmeldung - Sammelfakturierung>).
Damit sparen Sie erheblich Arbeitsaufwand sowohl bei der Vorgangsverwaltung als auch in der Finanzbuchhaltung, denn die Vorgänge werden erst mit Druck der <Abschlußrechnung> geschlossen (d.h. Preise und Leistungen lassen sind nicht mehr ändern) bzw. mit der Veranstalterabrechnung gebucht. Sie können die „Proberechnung" auch beliebig oft ausdrucken, ohne dass eine neue Rechnungsnummer vergeben wird.
...
Wat gebeurt er bij een proefafdruk?
Werkt u met een <Proefafdruk>, dan kunnen alle services en uw preizen (zoverre boekhoudkundig nog niet verwerkt) nog gewijzigd worden. Dat heeft het voordeel, dat u klanten die nog niet definitief hebben besloten tot aan de definitieve factuur de rekening van de boeking kunt blijven corrigeren. U spaart daarmee de afzonderlijke services of de complete boeking te crediteren uit en weer te moeten bewerken (mee info vindt u ook bij <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>).
Daarmee voorkomt u ook extra werk zowel op boekingsniveau alsmede op boekhoudkundigniveau, omdat de boeking pas bij het printen van de definitieve factuur gesloten wordt (daarna kunnen de prijzen en de services niet meer gewijzigd worden) resp. met de touroperatorfactuur geboekt. U kunt de "proefafdruk" naar believen zoveel afdrukken als gewenst, zonder dat een nieuw factuurnummer gegeneerd wordt.
Boekingen kunnen alleen dan pas gecrediteerd worden, wanneer een defintieve factuur voor alle services geprint werden.
Omdat de proefafdruk vele keren geprint kan worden, houdt u altijd hetzelfde factuurnummer, die hetzelfde is als het Jack boekingsnummer.
Voorbeeld:
Een klant boekt een reis voor een prijs van € 1.500. U print een proefafdruk t.b.v. de aanbetaling uit. Kort daarna wijzigd de klant zijn mening en zijn reisdoel. Nu kost de reis € 2.000. U wijzigt de betreffende service en de bijbehorende prijs in de boeking en print opnieuw een proefafdruk met de gewijzigde prijzen. Daarbij heeft de tweede proefafdruk hetzelfde factuurnummer als de eerste.
Een definitieve factuur heeft altijd een opeenvolgend factuurnummer. Mocht u de factuur nogmaals wensten te printen (klant heeft een kopie nodig of heeft de factuur verloren), dan kunt u de reeds geprinte factuur niet in de boeking, maar alleen via <Boeking - Factuur opnieuw printen> oproepen. Beide facturen hebben boekhoudkundig een volwaardige correctheid.
Het factuurnummer van de definitieve factuur wordt op grootboekniveau verwerkt en is op document niveau weer op te roepen.