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Hoe werk ik zinvol met de Checklijst voor de boeking gerelateerde boekhouding?
Sinnvollerweise sollten zuerst alle anderen Jack Prüflisten abgearbeitet werden, bevor man sich mit den Details der Prüfliste befasst. Hierzu zählen die Zahlungskontrolle für Kunden (<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>) sowie die Veranstalterabrechnung (<Vorgang - Veranstalterabrechnung>: offene Rechnungen, offene Zahlungen, offene Erlöse). Auch die Fakturierung aller betroffenen Vorgänge sollte erledigt sein, bevor man in die Vorgangsprüfliste einsteigt (<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>). In der Vorgangsprüfliste wird also auf jeden Fall alles erscheinen, was zuvor in den Listen übrig blieb, denn dort sind sowieso noch Beträge offen.
Werden Finanz-, Aufwands- und Erlöskonten ausgegrenzt, sucht Jack nur noch in Debitor-/ Kreditorkonten sowie in den Verrechnungskonten der Veranstalter (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Es kann Ihnen passieren, dass in der Auswertung viele Einträge bei Konten erscheinen, die nie ausgeglichen sein können, wie z. B. Steuerkonten. Dies liegt daran, dass diese Konten wahrscheinlich als Bilanzkonten definiert wurden (in <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Sie können übergangsweise diese von Jack monierten Bilanzkonten als Finanzkonto umdefinieren, um die Vorgangsprüfliste übersichtlicher zu erhalten, da sich die Finanzkonten von der Auswertung ausschließen lassen.
Sie erhalten eine Liste, bei denen in den Vorgangs-T-Konten die Konten aus irgendwelchen Gründen nicht ausgeglichen sind. Das bedeutet, dass auf einem der Debitoren / Kreditoren oder Verrechnungskonten noch keine vollständige Soll- oder Habenstellung stattgefunden hat.
Dies kann folgende Ursachen haben:
- Kundenzahlung fehlt noch
(Finanzkonto -> Debitor)
- Fakturierung fand noch nicht statt
(also fehlt ggf. die Buchung sonstiger Beträge und/oder Fees = Debitor > Erlös und/oder die Buchung von IATA, DB-Werten oder Eigenveranstaltung = Debitor -> Umsatz)
- Veranstalter-Rechnung ist noch nicht gebucht
(Debitor -> Kreditor für das Reisebüroinkasso sowie Kreditor -> Jack Verrechnungskonto + Jack Verrechnungskonto -> Kreditor beim Veranstalterinkasso, ggf. Aufwand/Erlösschmälerung -> Debitor bei "Rabatten"; es fehlt dann auch Kreditor -> Erlöse beim Reisebüroinkasso bzw. Jack Verrechnungskonto -> Erlöse beim Veranstalterinkasso)
- Veranstalter-Zahlung noch nicht gebucht
(Kreditor -> Bank beim Reisebüroinkasso; Bank -> Kreditor beim Direktinkasso)
- Veranstalter-Erlös noch nicht gebucht
(ggf. trotz erledigter Eingangsrechnung fehlt noch Kreditor -> Erlöse / Jack Verrechnung -> Erlöse; s. o.)
!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f.png|height=37,width=37,align=left!Achtung: sobald die Eingangsrechnung noch nicht komplett gebucht ist (auch wenn nur 0,01 offensteht!), wird der gesamte Erlös nicht gebucht!
In dieser Prüfliste sollten nur Einträge stehen, die deswegen berechtigt sind, weil noch irgendwas fehlt. Es sollten keine Vorgänge mehr drin stehen, die eigentlich schon abgeschlossen sein solltenHet is zinvol in eerste instantie alle andere controlelijsten van Jack verwerkt te hebben, voordat er gewerkt gaat worden met deze Checklijst.
Deze controlelijsten omvatten de betalingscontrole voor klanten (<Boekhouding - Controle betalingen>) en ook de Touroperator afrekening (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>: nog te boeken facturen, nog te betalen facturen, winst nog niet gemuteerd>). Ook dienen de betreffende boekingen gefactureerd te zijn, voordat de Checklijst opgevraagd wordt (<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>). Op de Checklijst verschijnt in ieder geval alles wat van te voren op de controlelijsten over bleef, want er zijn zeker nog openstaande bedragen.
Indien de Financiële-, Winst- en Kostenrekeningen uitgesloten, zoekt Jack alleen in de Debiteuren- en Crediteurenrekeningen, zoals in de rekeningen van de touroperator (zie ook <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Het kan gebeuren dan in de Checklijst veel regels verschijnen voor rekeningen, die niet "glad" kunnen zijn, zoals b.v. BTW rekeningen. Dat heeft als oorzaak, dat deze rekeningen waarschijnlijk als Balansrekeningen gedefinieert zijn (in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). U kunt deze rekeningen omzetten van Balansrekening naar Financiële rekening, om de Checklijst overzichtelijk te houden, omdat de Financiële rekeningen uitgesloten kunnen worden.
U krijgt een lijst met boekingen, waarbij in het mutatie-overzicht van de boeking de rekeningen om een of andere reden niet "glad" zijn. Dat betekend, dat op een Debiteuren-, Crediteuren- of Omzetrekening nog geen volledige Debet- en Credit boeking plaatsgevonden heeft.
Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- De klantbetaling ontbreekt nog.
(Financiële rekening-> Debiteur)
- De facturering heeft nog niet plaatsgevonden.
(er ontbreekt mogelijk de doorboeking van overige bedragen en/of Fees = Debiteur -> Opbrengst en/of de doorboeking van IATA of Eigen reizen = Debiteur -> Omzet)
- De Touroperator factuur is nog niet geboekt.
(Debiteur -> Crediteur voor Reisburo incasso en Crediteur -> Jack verrekeningsrekening + Jack verrekeningsrekening -> Crediteur bij Touroperator incasso, of Uitgaven/Winstvermindering -> Debiteur bij kortingen; er ontbreekt dan ook Crediteur -> Winst bij Reisburo incasso en Jack verrekeningsrekening -> Winst bij Touroperator incasso)
- Touroperator betaling is nog niet geboekt.
(Crediteur -> Bank bij Reisburo incasso; Bank -> Crediteur bij Direct incasso)
- Touroperator Winst is nog niet geboekt.
(ondanks de ingevoerde inkoopfactuur ontbreekt nog Crediteur -> Winst / Jack verrekening -> Winst)
Let op: Zodra de factuur nog niet volledig geboekt is (ook als er maar 0,01 openstaat) wordt de totale winst niet geboekt!
Op deze Checklijst dienen alleen boekingsregels te staan, waarbij het correct is, dat er nog iets ontbreekt. Er zouden geen boekingen meer op moeten staan, die eigenlijk al afgesloten dienen te zijn.
Stehen abgeschlossene Vorgänge in dieser Übersicht, bei denen eigentlich alle Jack Funktionen bzgl. der Buchhaltung erledigt wurden, gibt es 2 Möglichkeiten:
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