Vorgangsverwaltung

Nachdem Sie Ihre Kunden erfasst haben, legen Sie die Vorgänge zu diesen Kunden an. Hierzu müssen Sie über <Kunden - Suchen> zuerst den Kunden in der Datenbank finden. Klicken Sie ihn nur ein Mal an (nicht doppelt, sonst öffnen Sie sein Profil, und das brauchen wir jetzt nicht)!

Klicken Sie dann auf <Neue Anmeldung> in der Kundensuche, und Sie erhalten eine leere Reiseanmeldung.

Ist es Ihre erste Reiseanmeldung überhaupt in Jack, können Sie jetzt zum ersten und einzigen Mal die Buchungsnummer überschreiben (Jack schlägt Ihnen Null vor). Überschreiben Sie die Buchungsnummer Null mit einer Nummer Ihrer Wahl. Ab jetzt werden die Buchungsnummern automatisch hochgezählt. Entweder, Sie fangen mit 1 an, oder Sie setzen den Beginn Ihrer Buchungsnummern z. B. auf 100 oder 1000.

Füllen Sie nun die wichtigsten Felder der Reiseanmeldung aus. Dazu haben wir auf den folgenden Bildern die wichtigsten Felder gekennzeichnet, die Sie auf jeden Fall ausfüllen sollten. Die restlichen Felder können Sie ausfüllen, aber es schadet auch nichts, wenn sie leer bleiben.

Vergessen Sie nicht, dass Sie in Jack von Feld zu Feld mit der Tabulator-Taste gehen sollten. Oftmals bewirkt erst die Tabulator-Taste, dass die Feldeingabe von Jack registriert wird. Das bloße Hineinschreiben per Maus bewirkt nichts, der Tabulator stößt Aktualisierungen an.

<Vorgang - Reiseanmeldung>

Vorgangskopf


Karteikarte <Leistungen>

Ohne die Tabulator-Taste gelangen Sie am Ende der Zeile nicht in die Detailmaske, in der Sie den Leistungspreis eingeben müssen!

Tragen Sie hier den Reisepreis ein.

Sie müssen immer mit Gesamtpreisen oder Einzelpreisen arbeiten (die Felder <Anz.> und <Preis> werden immer miteinander multipliziert.

 Hinter dem Button <Prov.> geben Sie eventuelle „Rabatte" und „Preisnachlässe" an Ihren Kunden ein. Diese Rabatte werden sofort von der Rechnung abgezogen.
Alle anderen Felder sind optional und müssen nicht gefüllt werden.

Karteikarte <Teilnehmer>

Über <Familie> können Sie alle oder nur einige der Familienmitglieder in die Buchung übernehmen, die im Kundenprofil schon gespeichert wurden. Mit <Zuweisen> teilen Sie ggf. den Preis auf die einzelnen Teilnehmer auf, wenn Sie das möchten.

Karteikarte <Termine>

Überlegen Sie, was noch zu dieser Buchung erledigt werden soll und tragen ggf. Wiedervorlagetermine ein. Stimmen die Datumsangaben und Beträge für die Anzahlung und Restzahlung? Wenn nicht, überschreiben Sie sie einfach.

Karteikarte <Beträge/Infos>

Gibt es irgendetwas anderes, das Sie Ihrem Kunden verrechnen müssen? Wählen Sie dann einen Sonstigen Betrag und schreiben den Preis dazu.

Karteikarte <Texte>

Erfassen Sie hier freien Text, der auf der Rechnung oder Bestätigung erscheinen soll. Sie können dabei die schon vorhandenen Textbausteine nutzen oder selber freien Text eingeben.

Weitere Dinge, die zur Anmeldung berücksichtigt werden könnten:

Auf die folgenden Dinge wird hier nicht eingegangen, da sie den Rahmen der „Ersten Schritte" in Jack sprengen. Lesen Sie dazu die entsprechenden, ausführlichen Abschnitte im Handbuch.

• Rechnungsempfänger ist nicht der Kunde
• Zahlungsinformationen
• Übernahme der Buchung aus der CRS-Schnittstelle
• Umbuchungen, Stornierungen
• Anwendbare Fees, Bonuspunkte, weiterzugebende Provisionen
• Firmendienstangaben
• Bausteinverwaltung
• Preisgruppenbildung
• Fremdwährung

Was gibt es sonst noch, um einfach loszulegen?

Vorgang <Anmeldung/Bestätigung>
Hier drucken Sie für Ihren Kunden eine Bestätigung oder Rechnung aus. Dort steht all das, was Sie in der Reiseanmeldung eingegeben hatten. Dazu gehören die Teilnehmer, Preise, Leistungsdetails, Texte und vor allem auch die Zahlungsziele.

Vorgang <Rechnung>

Hier drucken Sie eine Rechnung für Ihren Kunden aus. Es wird die gleiche Information gedruckt wie unter <Vorgang - Anmeldung/Bestätigung>. Doch können Sie hier entscheiden, für welche Leistungen die Rechnung gedruckt werden soll, und ob es sich um einen „Probedruck" oder einen „Abschlußdruck" handeln soll. Lesen Sie hierzu das Kapitel <Vorgang - Rechnung>; Abschnitt „Probedruck versus Abschlußdruck".

Vorgang <Kundenzahlung>
!worddav9de38a2492a731800fd8aa0b5ad80275.png|height=262,width=382!Hat der Kunde schon die Reise angezahlt oder alles bezahlt, erfassen Sie hier die Kundenzahlung.
Achten Sie auf die korrekte Zahlungsart, das richtige Datum, zu dem Sie das Geld in der Hand hielten, sowie auf den richtigen Betrag.
Jack schlägt überall schon etwas vor, doch Sie sollten für die Buchhaltung immer die tatsächlichen Daten eingeben und ggf. den Jack Vorschlag überschreiben.

Buchhaltung <Kundenzahlungskontrolle>

Hier können Sie eine Liste mit allen Zahlungen erstellen, die Ihnen noch fehlen. Diese Liste sollte selbstverständlicher Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit mit Jack werden.

Buchhaltung <Kassenbuch>
Hier können Sie sich Ihr Kassenbuch aufrufen, um täglich Ihre Bareinnahmen und -ausgaben abzustimmen.
Bitte beachten Sie, dass es sich hier wirklich nur um Bareinnahmen handelt, die auf dem entsprechenden Konto verarbeitet wurden. Es werden KEINE Scheck- und / oder Kreditkartenzahlungen aufgeführt, es sei denn, Sie rufen sich diese anderen Konten
ausdrücklich über das Kassenbuch einzeln auf.


Buchhaltung <Ein-/Auszahlung>

Hier erfassen Sie alle nicht-vorgangsbezogenen, baren Geschäftsvorfälle. Achten Sie ebenfalls auf das korrekte Datum und die korrekten Beträge. Ggf. müssen die Steuerbeträge geändert werden.
Alle Ein-/Auszahlungen laufen auch in Ihrem Kassenbuch auf, wenn dabei die entsprechende Kasse eingestellt wurde.

Und nun - fangen Sie an!