<Bestand - Paramaters - Boekingsparameters - Betalingen>

Hier legt u de diverse klant betalingsmogelijkheden vast.

Klantbetalingen worden op de bijbehorende debiteurenrekening en een financiëlerekening (bank, kas, enz.) geboekt. De debiteurenrekening wordt automatisch in het klantenprofiel vastgelegd. Om er voor te zorgen dat bij een klantenbetaling geen boekhoudkundige fouten ontstaan, worden alle mogelijke manier waarop een klant kan betalen met de bijbehorende rekeningen hier voorgedefinieerd.

Later selecteert u bij de klantenbetaling alleen nog de juiste betalingssoort, en Jack voert de juiste boekingsstappen automatisch uit.

  In de applicatieparameters kunt u instellen, dat de hier vastgelegde betalingsmogelijkheden later alfabetisch gesorteerd getoond worden. (<Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen - Combobox Type betaling alfabetisch sorteren>)

Iedere gedefinieerde type klantenbetaling dient een duidelijke omschrijving zoals "Kas" of zelfs "Cheque".

Hier geeft u het rekeningnummer op, waarop het bedrag geboekt moet worden. Controleer of het opgegeven rekeningnummer in het rekeningschema al is vastgelegd of nog vastgelegd moet worden (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>).
Jack kan automatisch verschillende nummerreeksen beheren. Iedere nummerreeks heeft een eigen getal, die na iedere boeking deze nummerreeks met één verhoogd wordt.
Indien u bijv. meerdere kassen heeft, en uw eerste kas heeft als nummerreeks 1 en uw tweede kas de nummerreeks 2 toegewezen, zo hebben allebei de kassen een aparte nummerreeks. Voldoet u nu een betaling in de eerste kas, dan wordt het documentnummer van deze kas van bijv. 14 naar 15 verhoogd. De nummerreeks van de tweede kas blijft daarbij ongemoeid.

Werkt u met de automatische documentnummering respectievelijk stelt Jack een automatisch nummer bij een klantenbetaling voor (te herkennen door <*A> + nummer van de documenten nummerreeks), dan kan dit nummer bij de betaling echter aangepast worden, maar het beste is om van zulke handmatige aanpassingen af te zien. Het vergeven nummer wordt in de boekhouding meegegeven.

Indien u bij het betalingsvenster geen automatisch nummer wensen, laat dan het veld leeg respectievelijk vul <0> in.

Let er op, dat u bij meerdere kassen (bijv. iedere medewerker heeft een eigen kas, per valuta in een grensgebied een eigen kas, enz.) ook eigen nummerreeksen moet voeren. In zo'n geval moet hier de nodige nummerreeks per kasrekening ingericht worden.
Let daarnaast op het volgende:
Gebruikt u afzonderlijke nummerreeksen, dan moeten dezelfde volgnummers, die de medewerker bij de klantenbetalingen toegewezen worden, ook bij de ontvangsten en uitbetalingen (onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>) handmatig ingevoerd worden. Heeft medewerker MS de nummerreeks 3 bij alle klantenbetalingen, dan moet hij ook bij het boeken van ontvangsten en uitbetalingen een eigen documentnummer uit de nummerrreeks 3 voor zijn individuele kasrekening gebruiken.

Let op:
Medewerkerskassen zullen bij de betreffende medewerkers onder <Basisgegevens - Employe> vastgelegd zijn.

Een klantenbetaling kan in twee richtingen plaatsvinden: als <Betaling> of als <Uitgave> (bijv. na een annulering of een creditering). Daarbij wordt niet alleen het betaalde bedrag op de reissom dienovereenkomstig verrekend, maar ook de rekeningen worden correct gezet (Debet of Credit). Jack maakt dit automatisch aan de hand van de hier in de parameters gedefinieerde betaaltypes.

In de applicatieparameters kunt u instellen, dat het later in de Jack klantenbetaling niet mogelijk is, tussen Betalingen/Uitgaven te wisselen (<Besstand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen - Combobox Pulldown-menu betalingen deactiveren>). Hiermee voorkomt men gebruikersfouten bij uitgaven, waarbij onbedoelde negatieve uitgaven ingegeven worden, die echter eigenlijk een betaling zijn.

Bij iedere betalingstype zijn ook verdere gegevens nodig. Bij een chequebetaling moeten ook checquenummer en bank bij de betaling vastgelegd worden, bij betaling met creditcard moet het kaartnummer vastgelegd kunnen worden. Daarom stuurt Jack aan de hand van de <Type betaling> het ingavevenster, die aansluitend bij een gebruikte klantbetaling verschijnt, en waarin de benodigde gegevens ingegeven moeten worden.


De details voor de afzonderlijke betalingstypes worden in de sectie bij <Boeking - Klantenbetaling> verder uitgelegd.

In dit veld kunt u met <0> of <1> aangeven, welke tekst bij iedere betalingsboeking gebruikt wordt. Met de standaardinstelling <0> wordt de tekst uitgebreid in het journaal geschreven (boekingsnummer, klantnaam, vertrekdatum). Met de instelling <1> wordt de informatie sterk ingekort.

Hier kunt u instellen, welke betalingstypes van welke medewerkersgroep gebruikt kunnen worden (medewerkersgroepen zijn onder <Basisgegevens - Employe> te definiëren). Daarmee zijn bepaalde betalingstypes niet voor alle medewerkers toegankelijk. De lijst met beschikbare betalingstypes voor de afzondelijke medewerker zijn daardoor overzichtelijker. Juist op het moment dat er afzonderlijke medewerkerskassen zijn, krijgt de medewerker alleen zijn eigen kas te zien in plaats van ook de kassen van andere medewerkers.

Hier kan ingesteld worden, in welk dagboek de boeking moet vloeien. Deze instelling is uitsluiten voor Jack gebruikers uit de Benelux landen van belang!

Op deze plaats wordt gedefinieerd hoeveel kwitanties in navolging va een klantenbetaling geprint moeten worden.

Is dit veld geactiveerd, dan wordt in navolging bij een klantenbetaling niet gevraagd of er een kwitantie geprint moet worden.

Gaat het om een creditcardbetaling, dan wordt bij deze instelling later bij de klantenbetaling een melding weergegeven.
Is deze checkbox geactiveerd, dan wordt naar een tekstbestand in de TB-map in de Jack-directory gezocht. De naam van dit tekstbestand moet samengesteld zijn uit de betalingstype en de extensie <.txt>. Wanneer dit bestand beschikbaar is, verschijnt bij iedere klantenbetaling een melding met de inhoud van dit tekstbestand. Deze melding verschijnt alleen dan, indien provisie in de prijsregel opgeven is.

Is dit veld aangevinkt, dan wordt het datumveld bij de klantenbetaling uitgegrijsd, en de klantenbetaling kan alleen met de actuele boekdatum ingeboekt worden.

Hiermee kan een klantenbetaling ook niet per ongeluk in de toekomst gedateerd worden.

Uitleg: zinvolle betalingstypes in Jack:
Een dossier in Jack kan vanuit de klant gezien alleen via de klantenbetaling in <Boeking - Invoeren klantenbetaling> verwerkt worden. Daarbij kunnen niet alleen de simpele betalingstypes zoals bijv. contantenbetaling, bankoverschrijving, cheque/creditcard betaling geselecteerd worden, maar men kan hier ook andere betalingsmogelijkheden uitvoeren. Daarbij kan men bijvoorbeeld aan het uitboeken van bedragen denken, die door de klant niet meer betaald worden, of aan een omboeking van de betaling aan een touroperator bij het wisselen van het incassoformaat.

Voor het inrichten van nieuwe betalingsmogelijkheden gaat u naar <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Daar geeft u de nieuwe betalingstype een <Omschrijving>, geeft u het correct rekeningnummer in, kiest u <Betaling> en een passende type betaling, bijv. kas. Aansluitend gaat u naar <Voeg toe>, en met <OK> slaat u het nieuwe betalingstype op.

De volgende mogelijkheden zijn denkbaar:

• Inrichten van een EC kas betaling (betalingstype dient bijv. <Cheque> te zijn, om de gegevens hierbij te kunnen opvragen)
• Inrichten van een waardebonbetaling (type betaling dient <Waardebonlijst> te zijn, zodat later het waardebonnummer gevraagd wordt) met het juiste rekeningnummer (bijv. "ontvangen waardebonaanbetalingen"). Deze waardebonbetalingstype regelt de waardebonrekening af, nadat ooit ergens een reiswaardebon via een boeking met <Bedrag/Info> en daar via een overige bedrag verkocht is geweest (te definiëren via <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Toeslagen>)
• Inrichten van een omboekingsbetalingstype (type betaling dient <kas> te zijn, zodat er geen gegevens voor deze betalingstype gevraagd moet worden) met het correcte rekeningnummer (bijv. "doorgelopen posten")

• Reisbureaus, die met de VERK-koppeling werken, moeten op deze plaats ook een eigen betalingstype voor creditcardbetalingen vastleggen, die bij het verzamelen van DB/DER-waardes via een creditcard doorlopen: bijv. "VERK-CC". Vergeet daarbij echter niet, om voor dit betalingstype onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> een aparte rekening te definiëren. Zo worden de over VERK doorgelopen creditcardwaardes op een andere rekening geboekt dan dat zulke creditcardbetalingen, die het reisbureau normaliter zelf verzemelt. Daar bij de VERK-creditcardbetalingen het eigenlijk gaat om een direct- / touroperatorincasso, terwijl het bij een "normale" creditcardbetaling die via het reisbureau loopt, om reisbureauincasso's gaat. En de VERK-creditcardbedragen worden later via V48 separaat geboekt, terwijl de reisbureau-creditcardbetalingen later via het creditcardbedrijf van het reisbureau verrekend worden. Daarnaast moeten die VERK-creditcardbetalingen onder <Basisgegevens - VERK-codes> met de correcte klantenbetalingstypes gedefinieerd worden (en voor de Jack met import, V48 tevens met CC gekenmerkt worden). Exact dit betalingstype wordt hiervoor vastgelegd.

• Een betalingstype voor reiskosten is zinvol, daar ook hier regelmatig Jack boekingen vastgelegd worden. Op zijn minst gaat het hier regelmatig om vliegservices, die "normaal" via de BSP-afrekening of de consolidator lopen en naargelang afgerekend moeten worden zoals ook andere vluchten. Hetzelfde geldt voor informatiereizen van de touroperator. Ook voor zulke reizen krijgt het reisbureau een "normale" touroperatorrekening, die betaald moet worden. Daarmee moet een Jack boeking vastgelegd worden, die ook richting de klant op nul gezet moet worden. Voor de klantenbetaling wordt hiervoor een nieuw betalingstype aangemaakt. Daarbij wordt in het rekeningschema een bestaande rekening "Reiskosten" gebruikt. Aansluitend wordt een betaling op deze boeking gebruikt met dit nieuwe betalingstype.

  Jack boekt bij klantenbetalingen geen BTW! De voorbelasting dient bij de jaarafsluitingswerkzaamheden door de belastingadviseur verwerkt te worden.

• Werkt u met de Fee-administratie in Jack (uitbreidingsmodule), dan kunt u een betalingstype bijv. <Fee-CC> aanmaken. Daarmee kan indien noodzakelijk een automatische klantenbetaling voor de berekende fees aangeleverd worden, waarbij de consolidator het servicebedrag van het reisbureau mee int en bij de afrekening van het reisbureau weer crediteert.

  <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen>
_Hier selecteert u via een pull-down-menu het bijbehorende betalingstype voor de automatische klantenbetaling van het servicebedrag bij Fee-directincasso uit. De voorstellen uit het pull-down-menu komen uit <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Tabblad betalingen>. Daar moet het betalingstype van te voren met de juiste rekeningnummer vastgelegd worden, die dan later bij de klantenbetalingen gebruikt wordt.