Was geschieht beim Abschlußdruck?

Der Abschlussdruck bewirkt u. a., dass alle im Menüfenster unter <Neue Rechnungspositionen> dargestellten Leistungen zu diesem Vorgang fakturiert und damit geschlossen werden. Wurde für alle Leistungen des Vorgangs jedoch schon eine Abschlussrechnung gedruckt, oder eine Sammelfakturierung angestoßen (siehe <Buchhaltung - Vorgang/ Anmeldung - Sammelfakturierung>), bleibt die Liste leer, und Jack gibt einen Hinweis. Sie können die Funktion abbrechen oder Rechnungen, die schon fakturiert wurden, über den Button <Belege> abrufen.
Nach einer Abschlussrechnung können die Preiszeilen der gedruckten Leistungen (also die Verkaufspreise samt MwSt, Erlösschmälerungen samt MwSt, Einkaufspreise, Fremdwährungspreise, Bonuspunkte etc.) nicht mehr verändert werden. Dies wird dadurch gekennzeichnet, dass der Status der Leistung in der Reiseanmeldung auf <gebucht> statt <offen> steht. Gleiches gilt für die abgeschlossenen sonstigen Erlöse und eventuellen Fees, die auf der Reiseanmeldung stehen. Selbstverständlich kann man anschließend immer noch weitere neue Leistungen, Fees, sonstige Beträge etc. erfassen.
Neue Leistungen, die nach erfolgtem „Abschlussdruck" in den Vorgang aufgenommen werden, können einer bestehenden Abschlussrechnung nicht mehr zugeordnet werden. Für diese Leistungen müssen Sie eine neue Abschlussrechnung mit neuer Rechnungsnummer drucken, die Sie dann ebenfalls im Belegwesen unter dem entsprechenden Vorgang abrufen können.
Jack verwaltet drei Belegarten:

• Rechnung
• Gutschrift
• Stornorechnung

Das heißt, auch eine Stornorechnung und eine Gutschrift erhalten eine fortlaufende Belegnummer, die im Rechnungsausgangsbuch zu finden ist. Auch in <Vorgang - Suchen> können Sie das im Feld <Suchart> nach <Rechnungsnr.> selektieren und Jack sucht nach der im Feld <Nr.> eingetragen Rechnungsnummer.
In der Buchhaltung sind nach einem Abschlussdruck die Sonstigen Erlöse sowie Fees aus der Reiseanmeldung automatisch auf die hinterlegten Konten gebucht (<Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang1> sowie <Datei - Parameter - Fee Regelwerke>). Die Preise aus den Preiszeilen der Leistungen werden jedoch nur dann gebucht, wenn der verwendete Veranstalter auf Tabelle 2 steht (<Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Bei der Fakturierung einer Rechnung werden die betreffenden Leistungen geschlossen und können nicht mehr verändert werden. Buchhalterisch bedeutet das jedoch für alle Leistungen von Veranstaltern, die in Deutschland auf Tabelle 1 stehen, dass nichts in der Buchhaltung passiert. Lediglich die sonstigen Erlöse der Reiseanmeldung werden auf die jeweils hinterlegten Konten gebucht.
Kunden- und Veranstalterzahlungen werden jedoch erst dann auf die Konten gebucht, wenn die Beträge über <Kunden - Zahlung> bzw. <Vorgang - Veranstalterabrechnung> erfasst und gebucht werden.
Etwas anderes ist es, wenn die Leistungen der Veranstalter auf Tabelle 2 in Deutschland stehen. Bei solchen Leistungen bewirkt die Fakturierung, dass die Umsätze auf das beim Veranstalter hinterlegte Umsatzkonto gebucht werden (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Standardmäßig stehen in Deutschland alle Veranstalter auf Tabelle1, so dass also beim Abschlussdruck einer Rechnung in der Regel NICHTS gebucht wird. In Deutschland verwendet man Veranstalter auf Tabelle2 hauptsächlich für folgende Leistungen: BSP/IATA, V48, Eigenveranstaltungen.
Steht ein Veranstalter auf Tabelle2, wird beim Abschlussdruck einer Rechnung der Buchungssatz <Debitor > Umsatz> erzeugt: Die Umsätze werden auf die hinterlegten Umsatz/Erlöskonten gebucht, wobei Sie das Buchungsdatum selber steuern können. Die Sollstellung auf dem Debitorkonto für Leistungen, die auf Tabelle1 stehen erfolgt erst dann, wenn die Veranstalterabrechnung in Jack gemacht wird.
Den gleichen Effekt wie der Druck einer Abschlussrechnung hat die Funktion <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura>. Alle Leistungen, Sonstigen Beträge und Fees der selektierten Vorgänge werden betragsmäßig geschlossen. Also verwendet man diese Funktion zur monatlichen Fakturierung aller abgereisten Reisen, um folgendes zu erreichen: es sollen alle Sonstigen Beträge / Fees auf einmal fakturiert / verbucht werden, die in den Vorgängen stehen. Und die Preiszeilen für die Leistungen, die schon abgereist sind, werden geschlossen. Sollen nur BSP / Bahn / Eigenveranstaltungen fakturiert / gebucht werden, verwendet zuerst man die Funktion <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen> und steuert das Buchen auf einen bestimmten Tag des Abrechnungsmonats. Dabei werden ausschließlich die selektierten Leistungen (ohne die Sonstigen Beträge und Fees) fakturiert.