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Vorbereitung des Jahresabschlusses
Die Kontrolle der Kundenzahlungen machen Sie in myJACK über zwei verschiedene Listen:
In beiden Listen können Sie offene Zahlungen von Kunden finden, allerdings mit einer anderen Blickrichtung.
Die Liste "Offene Vorgänge" zeigt Ihnen offene Zahlungen in Vorgängen, ausgehend vom Abreisedatum.
Die Terminliste hingegen zeigt Ihnen offene Zahlungen ausgehend vom Fälligkeitsdatum der beiden Termin "Anzahlung" und "Restzahlung" in einem Vorgang.
Beispiel:
Sie haben eine Buchung für Mitte nächsten Jahres erstellt. Die Anzahlung ist sofort fällig, die Restzahlung 30 Tage vor Abreise.
Wenn ich nun die Liste "offene Vorgänge" aufrufe für den aktuellen Monat, sehe ich die offene Anzahlung des Vorgangs nicht.
In der aktuellen Terminliste sehe ich die Anzahlung.
Es ist also wichtig, dass Sie beide Listen aufrufen und bearbeiten.
Sie können diese Kontrolle natürlich auch während des Jahres z.B. für den vergangenen Monat durchführen. Damit verringern Sie den Aufwand, den Sie für den Jahresabschluss benötigen.
Offene Vorgänge
Über <Verwaltung - Listen - Offene Vorgänge> können Sie nachprüfen, ob es noch Vorgänge im System gibt, die vom Abreisezeitraum in das Geschäftsjahr fallen, aber noch nicht ganz vom Kunden bezahlt sind (oder nicht ganz an den Kunden zurückgezahlt wurden, z.B. bei Stornos).
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Dabei macht es Sinn, auch den Bereich vor dem abzuschließenden Geschäftsjahr mit einzugrenzen, damit auch alte Vorgänge auffallen.
Laufen im abgefragten Zeitraum Vorgänge auf, so kann das zwei Ursachen haben:
Der Kunde (oder das Büro) hat tatsächlich nicht gezahlt.
Die Zahlung wurde nicht im Vorgang eingegeben.
Alle Vorgänge, die nicht korrekterweise noch offen sind, sollten überprüft werden. Es geht dabei nicht darum, die Liste leer zu bekommen, sondern darum, den korrekten Stand zu haben und zu dokumentieren, was tatsächlich noch offen ist.
Terminliste
Im Standard wird die Terminliste bis zum Tagesdatum und dem aktuellen Benutzer eingegrenzt. Um die Terminliste für den Jahresabschluss (oder für einen Monatsabschluss) zu kontrollieren, grenzen Sie den gewünschten Zeitraum ein und löschen den Benutzer. Darüber hinaus wählen Sie unter <Terminart> die Einträge "Anzahlung" und "Restzahlung" aus.
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| Info |
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Es macht durchaus Sinn, das Feld <Fällig von> leer zu lassen. Sie erhalten dann alle Offenen Zahlungen bis zum gewählten Datum, auch offene Zahlungen aus Vormonaten oder Vorjahren. |
Die Liste enthält alle offenen Zahlungstermine, sowohl Zahlung ans Reisebüro, als auch Zahlungen an den Kunden.
Mit einem Doppelklick können Sie den entsprechenden Vorgang öffnen und klären, warum der Vorgang noch nicht bezahlt ist.