Inleiding.
De verzekeringsmaatschappijen in Jack worden boekhoudkundig als elke andere touroperator behandelt.
Invoeren van de basisgegevens touroperator.
Indien de verzekeringsmaatschappij, waar u de polissen afsluit (Europeesche, Elvia, Amev en Unigarant) nog niet in Jack is aangemaakt dient u deze toe te voegen in de basisgegevens van de touroperator. Voor de goede werking van de tariefberekening is het noodzakelijk dat u de juiste maatschappijcode's gebruikt.
Maatschappij | Maatschappijcode |
Europeesche | EVM |
ELVIA | ELV |
AMEV | AMEV |
Unigarant | UNI |
Bij producten geeft u vervolgens handmatig ‚verzekeringen' in. Daarna kiest u voor ‚voeg toe'. Als u daarna dubbelklikt op verzekeringen zal het overige scherm gevuld worden met standaard waarden:
LET OP reeds aangemaakte producten mogen NOOIT verwijderd worden
Bij Print Naam dient u een voor de klant logische naam welke op het dossier vermeld wordt. Indien u geen naam ingeeft, zullen alle gegevens van het eerste tabblad (incl. Adresgegevens) afgedrukt worden.
Vervolgens kiest u bij Type service voor ‚verzekeringen' en daaronder klikt u op Nederlandse versie. Tevens geeft u onder de Annuleringsvoorwaarden aan dat de Annuleringsvoorwaarden van de ANVR van toepassing zijn. Kies vervolgens linksonder voor wijzigen.
Het scherm ziet er dan als volgt uit:
Hierna dient u de overige tabbladen naar eigen wens in te vullen.
Ingeven van de Commissietabellen.
Via "Bestand" – "Parameter" – "Boekingsparameters" – "Diverse", kunt u uw commissie´s met de maatschappij instellen.
Onderin geeft u de verzekeringspercentages in. u kunt in totaal 4 tarieven voor de annuleringsverzekering (polis/premie) en voor de reisverzekering (polis/premie) ingeven. Deze tarieven worden later voor de afrekening gebruikt.
Een verzekeringspolis invoeren:
- u geeft uw volledige boeking (services) incl. de passagiers in Jack in. Het aanmaken van de verzekeringspolis kan pas gebeuren, als Jack alle gegevens van de boeking (bedrag, reisdatum, aantal passagiers enz.) kan vinden.
- Nu geeft u een nieuwe service bij uw boeking in. Dit doet op dezelfde manier als bijv. een hotel of een pakketreis. Nu ziet u het volgende scherm voor zich.
- Hier kunt u alle gewenste gegevens (indien noodzakelijk) ingeven zoals het soort v.d. verzekering, zaakwaarnemers, automobilisten hulpverzekering, en alle andere dekkingen) en de door de klant gewenste verzekering afsluiten.
- Indien alles correct is, drukt u op de knop „bereken" links onderaan dit scherm. Nu vult Jack alle prijsregels automatisch op dit scherm.
5)Nu kunt u nog handmatig uitzonderlijke dekkingen in vrije prijsregels onderaan ingeven.
Verder dient u met het volgende rekening te houden:
Na het bereken mogen de prijsregels niet meer gewijzigd worden, omdat Jack de titels van deze prijsregels voor de latere afrekening met de verzekeringsmaatschappij zal gebruiken.
Indien u verdere tarieven wilt gebruiken, kan u deze onderaan toevoegen.
BV: u wilt 2 fietsen meeverzekeren. Dan kunt u deze fietsen als laatste prijsregel toevoegen. Vergeet de verzekeringspremie in de prijsregel niet in te geven. In de kolom Type dient u een "R" in te vullen als het een reisverzekering betreft en een "A" voor annuleringsverzekering. Voor de latere afrekening wordt dit in de afrekening van de desbetreffende verzekering meegenomen.
Een verzekeringspolis wijzigen.
Elke verzekeringspolis kan altijd in de prijsregels van de boeking zelf gewijzigd worden. Indien deze prijsregels geblokkeerd zijn (omdat ze bijvoorbeeld al afgerekend werd), moet u deze service (dus niet de hele boeking) annuleren zonder deze over te nemen en een nieuwe verzekeringsservice aanmaken in dezelfde boeking.
Een verzekeringspolis annuleren.
Bij het volledig annuleren van een dossier hebben we voor wat betreft het annuleren van de verzekeringen met 3 verschillende situaties te maken: het dossier heeft:
- een Reis- en Annuleringsverzekering
- alleen een Reisverzekering
- alleen een Annuleringverzekering
Op het moment dat er een reisverzekering is (optie 1 en 2), wordt deze kosteloos geannuleerd.
Op het moment dat er een annuleringsverzekering is (in optie 1 en 3), kunt u via onderstaand scherm aangeven of de annuleringsverzekering geannuleerd moet worden (TO annuleert) of in een nieuwe service gezet moet worden (klant annuleert)
Procedure afrekening verzekeringsmaatschappij.
Hieronder vindt u de procedure welke betrekking heeft op het aanmaken van de afrekenlijsten voor zowel de reis- als de annuleringsverzekering.
Binnen Jack wordt een onderscheid gemaakt tussen de afrekening van de A) reisverzekering en de afrekening van de B) annuleringsverzekering. De afrekening van beide verzekeringen kunt u echter wel via een en hetzelfde programma afhandelen. Dit programma vindt u door in Jack te kiezen voor 'Lijsten' en vervolgens voor 'Verzekeringen'.
U krijgt nu het volgende scherm te zien:
1 2
5
3
4
6 7
A)Reisverzekering.
1+2:Omdat u de reisverzekering op basis van de vertrekdatum dient af te rekenen, kiest u bij 1 voor de vertrekdatum en vult een bereik (van datum – tot datum ) in bij 2
NOTE:
Afhankelijk van de versie van Jack en uw instellingen in de applicatieparameters kan het zijn dat u geen datum hoeft in te geven, maar direct de betreffende afrekenmaand kunt selecteren.
3:Omdat het in dit geval om de reisverzekering gaat, dient u dit bij punt 3 aan te geven. Hierna kiest u voor 'Exportnummer' toekennen.
Indien er verzekeringen af te rekenen zijn krijgt u de volgende melding (uiteraard is het aantal afhankelijk van uw situatie):
U kunt nu verder gaan met het printen van de verzekering.
4+5:Onder punt 4 geeft u het exportnummer in wat Jack aangeeft onder punt 5.
6+7:De lijst kan nu worden uitgeprint. Hiervoor kiest u bij 6 voor printer en bij 7 voor ok.
Bij selecteer lijst kiest u voor Reisverzekering
B) Annuleringsverzekering.
Het afrekenen van de annuleringsverzekeringen gebeurt in hetzelfde scherm.
1+2:Omdat u de annuleringsverzekering op boekdatum dient af te rekenen, kiest u bij 1 voor de boekdatum en vult een bereik (van datum – tot datum ) in bij 2
3:Bij punt 3 geeft u aan dat het om de annuleringsverzekering gaat en vervolgens kiest u voor 'Exportnummer' toekennen.
Indien er verzekeringen af te rekenen zijn krijgt u de volgende melding (uiteraard is het aantal afhankelijk van uw situatie):
U kunt nu verder gaan met het printen van de verzekering.
4+5:Onder punt 4 geeft u het exportnummer in wat Jack aangeeft onder punt 5.
6+7:De lijst kan nu worden uitgeprint. Hiervoor kiest u bij 6 voor printer en bij 7 voor ok.
Bij selecteer lijst kiest u voor Annuleringsverzekering
Boekhoudkundige afhandeling:
Op de lijsten krijgt u het totaal te zien wat u aan uw verzekeringsmaatschappij moet voldoen. Deze mutatie dient u zelf in uw back office in te voeren en wel op de volgende manier:
Als eerste dient u een 2-tal rekeningen aan te maken, het crediteurennummer is immers reeds bekend:
- Inkooprekening verzekeringen
en
- resultaat verzekeringen
De mutaties die u dient te maken zijn (per afrekenstaat):
Inkooprekening verzekeringaan crediteur verzekering (Totaal premie)
Inkooprekening verzekeringaan resultaat ( Totaal commissie)
Crediteur verzekeringaan Bank/giro ( Totaal te voldoen)
Voorbeeld journaalposten:
Totaal premie volgens afrekenstaat € 1000
Commissie35%
DebetCredit
Inkooprek. verz.€1000Crediteur verz.€1000 /
Inkoop verz.€ 350Resultaat€350 /
Crediteur verz.€650Bank/Giro€650 /