<Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung>
...
Sie sollten diese Funktion dazu nutzen, alle Rechnungen abgereister Reisevorgänge z. B. der Vorwoche gebündelt zu fakturieren, wobei die Sammelfakturierung auch ohne physischen Ausdruck erfolgen kann. Dabei wird die Rechnung fakturiert und die Rechnungsnummer ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen – lediglich der Druck auf Papier wird unterdrückt.
Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die Rechnungsdaten eines Reisevorgangs bis zum Abreisedatum ohne großen Aufwand korrigiert werden können (wenn der Kunde z. B. umbucht). Dann findet die eigentliche Fakturierung erst statt, wenn der Vorgang erfahrungsgemäß nur noch selten geändert werden muss. Damit erspart man sich aufwendigere Stornos / Gutschriften vor Abreise.
...
- Alle Leistungen, deren Veranstalter auf Tabelle 1 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), werden nicht in die Buchhaltung gebucht, aber „geschlossen". Damit können die Preise dieser Leistungen nicht mehr verändert werden. In der Buchhaltung passiert zu diesen Leistungen durch die Fakturierung nichts. Also müssen diese Leistungen immer noch mit <Vorgang – Veranstalterabrechnung> bearbeitet werden.
- Alle Leistungen, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), werden in die Buchhaltung gebucht (Buchungssatz: Debitor -> Umsatzkonto). Dabei wir das vorher gewählte Fakturierungsdatum als Buchungsdatum ins Journal geschrieben. Auch diese Leistungen sind anschließend „geschlossen" und können preislich nicht mehr geändert werden. Die noch fehlenden Buchungssätze zur Buchung des Leistungsträgerbeleges (z. B. IATA, DB/DER...) müssen unter <Buchhaltung – Buchen> eingegeben werden.
- Die sonstigen Beträge der Reisevorgänge (Visa, Service Entgelte usw.) sowie eventuell vorhandene Fees aus der Jack Fee-Verwaltung werden ebenfalls in die Buchhaltung gebucht. Ohne die Fakturierung stehen diese Beträge unverbucht in den Vorgängen!
Bitte beachten Sie, dass es in Firmendiensten empfehlenswert ist, statt mit „Probedruck" von Rechnungen mit dem „Abschlussdruck" zu arbeiten. Damit werden die ausgestellten Tickets samt eventuell vorhandener Fees sofort bei Ausstellung in die Buchhaltung gebucht. Die Fakturierungsfunktion bezieht sich dann nur noch auf touristische Vorgänge, bei denen sich auch am meisten noch ändern kann.
Die Eingabefelder zur Sammelfakturierung sind mit mathematischen Und-Verknüpfungen verbunden. Jack erkennt unzulässige und unsinnige Kombinationen und weist sie ab.
Eingrenzung nach bestimmtem Buchungszeitraum
...
Bei der Abfrage muss immer mindestens ein Buchungszeitraum oder Abreisezeitraum eingetragen werden.
Eingrenzung nach bestimmtem Rückreisezeitraum (empfiehlt sich, wenn erst nach Rückkehr des Kunden fakturiert werden soll).
...
Eingrenzung nach einer bestimmten Statusnummer (Status aus dem Reisevorgang, Karteikarte <Beträge/Infos>).
Eingrenzung nach bestimmten Ticketnummern.
...
Eingrenzung nach bestimmten Vorgangsnummern (z. B. wenn Sie einen einzelnen Vorgang nachfakturieren möchten).
...
Zu jedem Vorgang kann ein Reisecode erfasst werden (s. <Vorgang – Reiseanmeldung>). Möchten Sie alle Reisen eines bestimmten Codes selektieren, tragen Sie diesen Code hier ein. Sie können dabei die Joker <?> und <*> verwenden. (Empfiehlt sich bei der Kennzeichnung von Eigen- oder Gruppenveranstaltungen durch einen Reisecode)
...
Sie erhalten eine Liste aller Leistungen, auf die die eingegebenen Selektionskriterien zutreffen.
Dabei werden die folgenden Daten angezeigt:
<Buchnr.> Buchungsnummer in Jack
...
<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>
De Verzamelfacturering helpt om bepaalde functies voor meerdere boekingen tegelijk uit te oefenen. Daartoe kan b.v. het printen van meerdere facturen tegelijk behoren, of het gezamelijk factureren van deze boekingen, zonder de facturen ook fysiek te printen op papier. De facturen van de gezamelijke facturering of gezamelijke print, onderscheiden zich niet van de factuur die geprint wordt van een enkele boeking.
Iedere factuur van een boeking krijgt een factuurnummer en is via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Factuur journaal> op te roepen.
U kunt deze functie gebruiken, om alle boekingen van reeds vertrokken reizen b.v. per week gebundelt, te factureren, waarbij het factureren van deze boekingen ook gedaan kan worden zonder de facturen ook echt te printen. De boeking wordt gefactureerd en het factuurnummer wordt in de grootboekadministratie weggeschreven – alleen het daadwerkelijk printen wordt onderdrukt.
Deze werkwijze heeft als voordeel, dat de gegevens van de boeking / geboekte reis tot op de vertrekdatum, zonder veel moeite, gecorrigeerd kunnen worden (wanneer de klant b.v. omboekt). De daadwerkelijke facturering vindt dan pas plaats, als een boeking eigenlijk nog zelden gewijzigd dient te worden. Daarmee worden annuleringen en creditnota's bespaart.
Deze functie wordt in het bijzonder door reisbureau's gebruikt, die in principe altijd alleen een "Proefdruk" printen.
Boekhoudkundig heeft de facturering van een boeking de volgende betekenins:
- Alle serviceregels worden in de boekhouding weggeschreven (Journaalpost: Debiteur -> Omzetrekening).
Daarbij wordt het van te voren geselecteerde Factuurdatum als boekingsdatum (referentiedatum) in de journaalpost weggeschreven. Ook worden deze services "afgesloten" en kunnen de
prijzen niet meer gewijzigd worden. De nog ontbrekende boekhoudige mutaties voor de boeking met betrekking tot de service (b.v. IATA) dienen via <Boekhouding - Handmatig boeken>
ingegeven te worden. - De overige bedragen van de boeking (Visa, Reserveringskosten etc.) zoals ook de eventuele Fees uit de Fee-instellingen worden eveneens in de Boekhouding geboekt. Indien er niet gefactureerd wordt, worden deze bedragen niet geboekt in de boekhouding!
Let op, dat wordt aanbevolen om in zakelijke dienstverlening, in plaats van met "Proefdruk" te werken met "Definitief" bij het printen van de facturen. Daardoor worden de uitgegeven Tickets en de eventueel ingegeven Fees direct in de boekhouding weggeschreven. De Verzamelfactuur functie kan dan nog gebruikt worden voor de toeristische boekingen, welke dan nog gewijzigd kunnen worden.
De invoervelden bij de functie Verzamelfactuur worden gecontroleerd op ingave. Jack erkent ongepaste ingave niet en wijst deze af.
Selectie op een bepaalde Boekingsperiode
Selectie op een bepaalde Vertrekperiode (deze optie wordt aanbevolen wanneer de boekingen op vertrekdatum gefactureerd worden).
Bij het ingeven van de selectie dient er altijd tenminste een Boekings- of Vertrekperiode ingegeven te worden.
Selectie op een bepaalde terugreis-datum (deze optie wordt aanbevolen wanneer pas na terugkeer van de klant de boeking gefactureerd dient te worden).
Selectie op een bepaalde ticketdatum (deze optie wordt aanbevolen bij boekingen met Ticketgegevens, zodat er gefactureerd wordt op basis van Ticketdatum). Serviceregels, die via de BSP afgerekend worden, en eventueel ook verzekerings-serviceregels, dienen op basis van Ticketdatum gefactureerd te worden.
Selectie op een bepaalde Bevestiging printdatum (hierbij wordt de eerste Bevestiging van een boeking bedoeld, wat zinvol kan zijn bij facturering op boekingsdatum).
Selectie op een bepaalde Statusnummers (Status uit de boeking, tabblad <Bedrag/Info>).
Selectie op een bepaalde ticketnummers.
Selectie op een bepaalde kostenplaats (deze optie wordt ook aanbevolen bij Eigen- of Groepsreizen, wanneer deze door eigen kostenplaatsen beheerd worden; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostenplaats...>).
Selectie op een bepaalde Kostendrager (deze optie wordt aanbevolen, wanneer er met Kostendragers gewerkt wordt; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostendrager...>).
Selectie op bepaalde boekingsnummers (b.v. wanneer u een enkele boeking dient na te factureren).
Selectie op bepaalde factuurnummers, wanneer b.v. reeds gefactureerde facturen naderhand nog een keer geprint dienen te worden.
Selectie op een bepaalde factuurdatum.
Hier kan de valuta bepaalde worden.
Selectie op een bepaalde klant (wanneer de boekingen van een klant tot op een bepaalde datum gefactureerd dienen te worden).
Selectie op een bepaalde employe.
Aan iedere boeking kan een Groepsnaam toegewezen worden (<Boeking - Boeking>). Indien u alle reizen met een bepaalde code wilt selecteren, voert u de code hierin. U kunt hierbij het vraagteken <?> en <*> gebruiken. (deze optie wordt aanbevolen bij het kenmerken van Eigen- of Groepsreizen met een eigen reiscode).
Er kan gekozen worden, of de selectie resultaat alle boekingen moet tonen, of ook boekingen, die nog niet gefactureerd zijn, of dat enkel de gefactureerde boekingen getoond moeten worden, of - onafhankelijk van de factuurstatus - alleen de boekingen, waarbij de Touroperator factuur verwerkt is. Daarnaast kan er aangegeven worden, of alleen de Agent-verzamelboekingen getoond dienen te worden of alleen de boekingen met negatieve bedragen.
De selectie kan gestart wordt door <Zoeken>. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het zoeken enige tijd duren. Het Zoeken kan altijd afgebroken worden door te klikken op <Annuleren>.
Er wordt een lijst getoond van alle boekingen, die voldoen aan de ingegeven selectie.
De volgende gegevens worden getoond:
<Boekingsnr.> Boekingsnummer inJack
<Boekdat.> Buchungsdatum Boekingsdatum in Jack
<Reisetermin> <Periode> Reisetermin
<Mitarbeiter> Kürzel des Mitarbeiters im Vorgang
<Reisecode> Das Reiseprofil, das im Vorgang gewählt wurde.
<Kunde> Name des Kunden
<Reisepreis> Der Reisepreis des Vorgangs
...
Fakturieren und – wenn gewünscht – Druck der Rechnungen
Sie übergeben alle selektierten Vorgänge an die Fakturierung durch einen Klick auf <Buchen>. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturierungsdatum eingeben.
Im Bereich <Rechnungen> sehen Sie die Anzahl der Leistungen, die Sie ausgewählt haben, und den sich daraus ergebenden Gesamtbetrag (dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag aus der Addition aller Leistungspreise, nicht aus der Addition der Umsätze zweier Vorgänge).
Zusätzlich können Sie das Fakturierungsdatum wählen. Der Vorschlag liegt hierbei auf dem Abreisedatum. Für die Pauschaltouristik sollte nach Abreisedatum fakturiert werden.
<Druck Ja> erzeugt zu jedem selektierten Vorgang eine Rechnung. Wählen Sie den Druck ab, wird lediglich fakturiert, aber kein Papier ausgegeben.
<Verbuchen Nein> erzeugt zwar auch Rechnungen, aber die Vorgänge bleiben unfakturiert, es wird also auch nicht in die Buchhaltung gebucht.
<Einzelrechnungen> bedeutet, dass Jack für jede Buchung eine einzelne Rechnung druckt.
<Sammelrechnungen> ist eine Sonderanfertigung für einen Jack Projektkunden und hat im normalen Gebrauch keine Verwendung.
<Rechnungsdruckzähler erhöhen> setzt automatisch die Rechnungsnummern nach oben.
In <Anzahl Exemplare> können Sie eintragen, wie viele Exemplare je Rechnung gedruckt werden sollen.
Ist die Checkbox <Ein Druckauftrag pro Rechnung> aktiviert, generiert Jack für jede Rechnung einen separaten Druckauftrag. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn noch auf älteren Druckern gedruckt wird, die nur geringen eigenen Speicher haben.
Wenn Sie die Buchungen fakturieren, erzeugt Jack in Deutschland nur bei solchen Leistungen Buchungssätze für die Buchhaltung, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), sowie für alle sonstigen Beträge und Fees, die in den Vorgängen erfasst wurden (im Vorgang Karteikarte <Beträge/Infos> bzw. hinter dem Button <Fees>).
Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 1 stehen, werden lediglich „geschlossen", jedoch nicht buchhalterisch gebucht. Die buchhalterische Buchung solcher Leistungen wird ausschließlich über die Veranstalterabrechnung getätigt.
Die Buchungssätze werden zu einem bestimmten Datum – dem Fakturierungsdatum – eingetragen.
Haben Sie eine IATA- und/oder DB-/DER-Agentur, sollten Sie folgendes beachten:
Für geldwerte Leistungen (Flugtickets, Bahnwerte, Eintrittskarten, Versicherungen etc.) sollte das Fakturierungsdatum in dem Monat liegen, in dem das Ticket / der Leistungsbeleg ausgestellt wurde. Deshalb sollten Sie eher die Funktion <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung Leistungen> für alle IATA bzw. DB/DER-Leistungen verwenden. Erst anschließend sollten Sie die „allgemeine" Sammelfakturierung unter <Buchhaltung – Vorgang/ Anmeldung – Sammelfakturierung> über alle restlichen Vorgänge laufen lassen Reis periode
<Employe> Afkorting van de employe in de boeking
<Groepsnaam> De groepsnaam, die gekozen is in de boeking
<Klant> Naam van de klant
<Incl.korting> De reissom, te betalen aan het reisburo
<Reissom> De (nog niet gefactureerde) reissom van de boeking
Vervolgens selecteert, in de lijst, de boekingen die gefactureerd dienen te worden, u kunt enkele boekingen selecteren (dmv <Shift> of <Ctrl>) of - wanneer alle boekingen uit de lijst gefactureerd dienen te worden - gelijk op <Muteer> klikken. In het laatste geval vraagt Jack, of u werkelijk alle onderdelen wilt bewerken of toch liever bepaalde boekingen wilt selecteren.
Kiest u voor <Selecteer>, verschijnt de lijst weer. Kiest u voor <Selecteer alles>, verschijnt het volgende venster, waarin Jack nogmaals toont wat er gefactureerd gaat worden.
Factureren en - indien gewenst - printen van de facturen
Alle geselecteerde boekingen worden meegenomen voor de facturering door op <Muteer> te klikken.Daarop volgens opent er een scherm, waarin de factureringsdatum ingegeven kan worden.
In het veld <Factuur> ziet u het aantal boekingen, die geselecteerd zijn, en het daaruit opgetelde totaal bedrag (het gaat om het totaal bedrag van alle opgetelde prijzen uit alle serviceregels, niet om de optelling van 2 boekingen).
Vervolgens kan de factureringsdatum gekozen worden. Het voorstel is hierbij de Vertrekdatum. Pakketreizen dienen op vertrekdatum gefactureerd te worden.
<Print Ja> Voor iedere geselecteerde boeking zal een factuur geprint worden. Wordt er gekozen voor Print Nee, dan wordt er wel gefactureerd, maar worden de facturen niet geprint op papier.
<Muteren Nee> Er worden wel facturen gegenereerd, maar de boekingen worden niet gefactureerd, de boekingen worden dus niet in de grootboekadministratie geboekt.
<Enkele rekening> betekent, dat Jack voor iedere boeking een individuele factuur zal printen.
<Verzamelrekening> is een aanvraag voor een bepaalde projectklant en heeft bij normaal gebruik van Jack geen functie.
<Teller laten ophogen> hoogt automatisch de factuurnummers op.
In <Aantal exemplaren> kan aangegeven worden, hoeveel exemplaren er van iedere factuur geprint dienen te worden.
Is de Checkbox <een printopdracht per rekening> geactiveerd, genereerd Jack voor iedere factuur een aparte printopdracht. Dit is een nuttige functie, wanneer er op oude printer geprint wordt, die maar een gering geheugen hebben.
Wanneer de boekingen gefactureerd worden, worden de serviceregels weggeschreven in de boekhouding, als ook alle overige bedragen en Fees, die in de boeking ingevoerd zijn ( in de boeking op het tabblad <Bedrag/Info> en onder de Button <Fees>.
De mutatie wordt op een bepaalde datum - de factureringsdatum - weggeschreven.
Heeft u bv IATA boekingen dan dient u met het volgende rekening te houden:
Voor services zoals Vluchttickets, Treinkaarten, Entreekaarten, Verzekeringen etc.) dient de factureringsdatum in de maand te vallen, in welke het Ticket uitgegeven is. Daardoor zult u eerder de Functie <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services> gebruiken voor alle IATA boekingen. Vervolgens dient u, voor de resterende boekingen, de algemene facturering via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur> op te starten.