<Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen>
...
Damit eine Ein- oder Auszahlung gebucht werden kann, brauchen Sie nur in <Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen> zu gehen und aus der Auswahlliste per Mausklick den passenden Geschäftsvorfall auszuwählen.
So kann der Expedient neben Kundenzahlungen noch weitere Zahlungsvorgänge buchen, wie z. B. Kauf von Briefmarken, Bürobedarf, Nachnahmeporto. Die komplette Kassenverwaltung wird dadurch selbständig durch die Expedienten erledigt.
Barentnahmen und Transitbuchungen sollten also auch vom Expedienten korrekt erfasst werden können, so dass die Kassenbücher jeden Abend geprüft und gedruckt werden können (z. B. Bareinlage ins Büro gem. DATEV SKR 03 mit 1360 -> 1000).
...
So wird z. B. bei der Eingabe von <*A2> automatisch die nächst höhere Belegnummer im Belegnummernkreis 2 vergeben. Die tatsächlichen Belegnummern werden erst bei der Buchung der einzelnen Buchungssätze vergeben und erscheinen später im Kassenbuch.
...
Schließlich werden der prozentuale Steuersatz sowie der absolute Betrag angegeben. Sollte der von Jack vorgeschlagene Betrag aufgrund von Rundungsdifferenzen vom Steuerbetrag auf Ihrem Beleg abweichen, kann der Betrag überschrieben werden.
...
<Boekhouding - Voorgedefinieerde mutaties>
U kunt onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Voorged.mut.> standaard boekingsmutaties definiëren. Hiermee kunnen medewerkers met een muisklik uitgaves of inkomsten boeken, zonder over rekeningen of de verwerking daarvan na te moeten denken. Met deze functie kan men ook zonder boekhoudkundige kennis de kas boeken. Automatisch worden in de parameters vastgelegde rekeningen gebruikt.
Om een voorgedefinieerde betaling of ontvangst te boeken, moet u alleen naar <Boekhouding - Voorgedefinieerde mutaties> gaan en uit de selectielijst via een muisklik de bijbehorende mutatie te selecteren.
Zo kan de gebruiker naast klantbetalingen ook overige betalingsmutaties boeken, zoals bijv. de aanschaf van postzegels, kantoorartikelen, verzendkosten. De complete kasadministratie wordt daardoor zelfstandig door de medewerker beheert.
Geldopname en tussenboekingen kunnen ook door de medewerker correct verwerkt worden, zodat de kasboekingen iedere avond bekeken en geprint kunnen worden (bijv. kasstortingen).
Aan de linkerkant van het venster bevindt zich de selectielijst van alle beschikbare, reeds in de parameters gedefinieerde mutaties.
U selecteert de juiste mutatie door te dubbelklikken uit de alfabetisch gesorteerde lijst. Ziet u extreem veel voorgedefinieerde mutaties, dan kunt u door het ingeven van de eerste letter van een mutatie in het veld <Selectie> de lijst van alle mutaties alfabetisch laten sorteren. Jack gaat dan direct naar de juiste regel.
In het rechter gedeelte worden dan de meeste invoervelden gevuld.
Hier wordt de omschrijving van de geselecteerde mutatie getoond.
Hier vult u de boekingsdatum in voor de boekhouding. Jack stelt de datum van vandaag voor (u kunt alleen in de actuele boekingsperiode boeken (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). In reeds afgesloten periodes is het niet meer mogelijk om boekingen in te voeren.
Heeft u in de parameters een dagboek aangemaakt, dan kunt u dit hier selecteren (alleen Belgische / Nederlandse boekhouding).
Hier vult u het brutobedrag van het document in. Jack berekend automatisch de BTW.
Hier geeft u het documentnummer in. Moet er bij het inboeken automatisch een nummer toegekend worden, dan dient de juiste nummerreeks reeds bij de definitie van de mutaties onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Voorged.mut.> aangemaakt te zijn. Is dat niet het geval, dan moet u het nummer handmatig ingeven, indie u hier <*A) ingeeft met het nummer van de nummerreeks.
Zo wordt bijv. bij de ingave van <*A2> automatisch het volgende getal uit de nummerreeks 2 vergeven. Het daadwerkelijke nummer wordt pas bij het inboeken van de mutatie uitgegeven en verschijnt later in het kasboek.
Werkt u met de vreemde valuta module (uitbreidingsmodule), dan wordt hier het bedrag in de vastgelegde vreemde valuta getoond evt. kan men handmatig ingegeven worden, om aansluitend in de standaard valuta omgerekend te worden.
Wordt Jack in afzonderlijke filialen gebruikt, dan verschijnt automatisch het achterliggende filiaal.
Hier verschijnt een korte omschrijving van de boeking (voorgedefinieerd onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Voorgedef.mut.>). U kunt het voorstel van Jack overschrijven om de mutatie duidelijker te beschrijven.
Hier verschijnt de bij de rekening gedefinieerde BTW (onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). Ten eerste ziet u de BTW code (zie <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel>). Aansluitend ziet u, of het hier gaat om voorbelasting of om te betalen BTW en op welke rekeningkant (debet of credit) de BTW geboekt wordt (SD / SC = BTW op debet / credit, CD / CC = voorbelasting op debet / credit).
Tevens wordt het percentage van de BTW evenals het absolute bedrag getoond. Is het de door Jack voorgestelde BTW-bedrag op basis van afrondingsverschillen afwijkend op uw document, dan kan het bedrag overschreven worden.
U kunt voor iedere boeking een kwitantie printen, wanneer u voordat u inboekt <Print een kwitantie> aanvinkt. Het document toont alle mutaties van de boeking.
Met <Muteer> worden alle ingaves in de financiële boekhouding overgedragen. De mutatie kan niet meer gewijzigd worden, alleen als de mutatie op rekeningniveau gecrediteerd wordt. Jack herkent daarbij, of de in de mutatie gebruikte rekening mogelijk als BTW plichtig gedefinieerd werd en boekt de desbetreffende BTW.
Uit het veld <Batch> kunt u een reeds gedefinieerde boekingsmutaties met alle bijbehorende mutatieregels in het venster zien (uit <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Voorgedef.mut.>).