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Über den automatischen Veranstalter-Abrechnungsdatenimport werden Abrechnungsdaten des Veranstalters automatisch in Jack importiert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch soll die teils aufwändige manuelle Erfassung der Veranstalter Eingangsrechnungen soweit wie möglich entfallen.
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Voraussetzungen
Damit die Daten sauber in Jack übernommen werden können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden.
- Veranstalter-Vorgangsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.
- Es dürfen keine vermischten Inkassoarten bei der gleichen Veranstalter-Vorgangsnummer vorkommen
(sollte durch Punkt 1 ausgeschlossen sein).
- Das Feld Veranstalter-Vorgangsnummer im Vorgang muss immer befüllt sein.
- In einer einzelnen Leistung dürfen nicht mehrere Leistungsarten zusammengefasst werden. So dürfen in den Details einer Leistung nicht mehrere Preiszeilen für unterschiedliche Leistungsarten (z. B. drei Preiszeilen mit einem Hotel, einem Flug und einem Mietwagen) erfasst werden.
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Datenlieferung
Die Abrechnungsdaten werden Ihnen von den Veranstaltern als Datei per E-Mail zugesendet. Speichern Sie diese Datei für den automatischen Veranstalterabrechnungsimport an einen einfach erkennbaren Ort ab; z.B. C:\Daten\Jack\EI\Import Dateien.
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Import
Rufen Sie in Jack den Menüpunkt < Datei - Import - Import VA-Abrechnung >.
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Es erscheint das Importfenster.
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Feldbeschreibungen
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Hier kann der Veranstalter ausgewählt werden, dessen elektronische Veranstalterabrechnung Sie importieren möchten.
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Importdatei
Im Bereich < Importdatei > kann über die Schaltfläche < Öffnen > die Importdatei ausgewählt werden. Die Importdatei kann über die Schaltfläche < Download > herunter geladen werden, soweit sie auf dem Bewotec FTP-Server vorhanden sind, und Sie die entsprechenden Zugangsdaten hinterlegt haben.
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Importart
Abhängig von dem Inhalt der Datenlieferung wird die entsprechende Importart gewählt. Lesen Sie beispielsweise eine TUI Abrechnung für die ERV ein, so wählen Sie als Importart den Eintrag < Europ. Versicherung > aus.
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Belegnummer
Als Belegnummr können Sie die Nummer aus der Importdatei oder die Jack Buchungsnummer wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Buchungsnr >.
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Belegdatum
Als Belegdatum können Sie das Datum der Abreise, das Datum aus der Importdatei oder das Tagesdatum wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Aus Importdatei >.
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Zahldatum
Als Zahldatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder <* Benutzer* > wählen.
Empfehlung: Wählen Sie den Eintrag < Benutzer >.
Im Bereich < Optionen > erscheint nach der Auswahl < Benutzer > ein zusätzliches Feld < Datum Zahlung >. Tragen Sie hier ein Datum ein, zu dem die Beträge verbucht werden sollen.
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Erlösdatum
Als Erlösdatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder < Benutzer > wählen.
Empfehlung: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, zu welchem Datum die Erlöse verbucht werden sollen.
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Kontonummer
In das Feld < Kontonummer > tragen Sie das Konto ein, gegen welches die Abrechnung gebucht werden soll.
Beispiel: Bank, Verrechnung VA
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Belegnummer
In das Feld < Belegnummer > tragen Sie die Belegnummer des Kontoauszuges ein.
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Max. Erl. Toleranz
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
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Max. Verlust
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
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Abrechnungscode
Als Abrechnungscode können Sie eine beliebige Bezeichnung wählen. Unter dieser Bezeichnung können Sie die von der elektronischen Veranstalterabrechnung verbuchten Leistungen in der Veranstalterabrechnung über die Schaltfläche < Suchen Codes > auflisten lassen.
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Zahlung automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Zahlung automatisch verbuchen > markiert, so werden die Zahlungen automatisch zum hinterlegten Datum (Feld < Zahldatum >) auf das angegebene Konto (Feld < Kontonummer >) gebucht.
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Erlöse automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Erlöse automatisch verbuchen > markiert, so werden die Erlöse zum hinterlegten Erlösdatum (Feld < Erlösdatum >) verbucht.
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Abbruch
Klicken Sie auf die Schaltfläche < Abbruch > wird das Fenster < Import von VA-Eingangsrechnungen > geschlossen.
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Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen Informationen zum Import an. Es werden beispielsweise die Anzahl der zu importierenden Datensätze angezeigt, mögliche und tatsächliche Fehler, die beim Import entstehen können, etc.
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