<Boekhouding - Boeking/Reservering - Checklijst voor boekhouding>
Jack biedt u een instrument om de boekhoudkundige mutaties te controleren binnen het totale dossierbeheer (Het controleert alleen boeking gerelateerde mutatieregels).
Daarbij wordt gecontroleerd, of op de grootboekrekeningen, die in de boekhouding gebruikt worden bij de reizen, saldo staat. Daarmee kan in de eerste plaats de Debiteuren- en Crediteurenadministratie gecontroleerd worden, zoals ook de rekeningen voor de Touroperator-incasso (zie ook <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Indien bij een reis / dossier alle boekhoudkundige acties doorgevoerd zijn (Klantbetaling, Touroperator verwerking, inclusief de betaling en winstboeking), moeten deze rekeningen eigenlijk "glad" zijn. Deze Checklijst levert een overzicht over de gevallen, voor welke nog altijd een saldo op de rekening openstaat.
Het overzicht van de Checklijst kan weer aan de hand van een bepaalde periode of op boekings- of klantnummer opgevraagd worden. U kunt het overzicht van de reisdossiers ook beperken tot een bepaalde employe.
Jack geeft de volgende mogelijkheden:
- Het controleren van de omzet op een bepaalde rekening.
- U laat Jack zoeken naar verschillen groter dan een bepaald bedrag.
- Het negeren van Debiteuren- en Crediteurenrekeningen.
- Alleen boekingen selecteren, die volledig betaald zijn door de klant.
- Alleen boekingen selecteren, waarvan de touroperator-factuur ingeboekt is.
- Alleen boekingen selecteren, die reeds compleet door geboekt zijn.
- Het negeren van Financiële- of Winst- of Kostenrekeningen.
- Het negeren van boekingen, waarvan de boekingsstatis op <OK> staat.
Daarnaast kunt u via de Button <Query> een verdere selectie ingeven en selecteren op meerdere criteria.
De selectie, die u zelf ingeeft, is alleen zinvol, als u ervan uitgaat, dat alle betreffende boekingen boekhoudkundig correct en compleet geboekt moeten zijn.
Wilt u b.v. voor de jaarafsluiting van 2011 zien, voor welke boekingen, op de bovenbeschreven rekeningen, nog een saldo staat, dient u te selecteren op vertrekdatum 01.01 - 31.12.2011 en - zoals in het voorbeeld zichtbaar - Financiële-, Winst-, en Kostenrekeningen negeren. Alleen zo selecteert u de boekingen, die voor het af te sluiten jaar relevant zijn en kan direct in de lijst de bewerking gedaan worden.
In de lijst worden de vertrekdatum, het boekingsnummer, de klantnaam als ook de afkorting van de employe getoond. In de laatste kolom vermeldt Jack de rekeningen, waarop een saldo gevonden is in de boekhoudkundige gegevens van de boeking.
Dit saldo wordt benoemd als een potentiële "fout". Daarbij handelt het in het slechtste geval om een echte fout. Een "fout" wordt altijd getoond, wanneer het saldo van een gebruikte rekening, waarop geboekt is bij de reis / dossier, niet op nul loopt. Het is daarom raadzaam om Financiële-, Winst- en Kostenrekeningen niet meer te nemen in de selectie, omdat voor deze rekeningen voor een reis/dossier bijna nooit een nul-saldo getoond zal worden.
Via de Toolbaropties, kunt u een nieuwe selectie ingeven, de lijst compleet printen voor verder bewerking of sluiten.
Hoe werk ik zinvol met de Checklijst voor de boeking gerelateerde boekhouding?
Het is zinvol in eerste instantie alle andere controlelijsten van Jack verwerkt te hebben, voordat er gewerkt gaat worden met deze Checklijst.
Deze controlelijsten omvatten de betalingscontrole voor klanten (<Boekhouding - Controle betalingen>) en ook de Touroperator afrekening (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>: nog te boeken facturen, nog te betalen facturen, winst nog niet gemuteerd>). Ook dienen de betreffende boekingen gefactureerd te zijn, voordat de Checklijst opgevraagd wordt (<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>). Op de Checklijst verschijnt in ieder geval alles wat van te voren op de controlelijsten over bleef, want er zijn zeker nog openstaande bedragen.
Indien de Financiële-, Winst- en Kostenrekeningen uitgesloten, zoekt Jack alleen in de Debiteuren- en Crediteurenrekeningen, zoals in de rekeningen van de touroperator (zie ook <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Het kan gebeuren dan in de Checklijst veel regels verschijnen voor rekeningen, die niet "glad" kunnen zijn, zoals b.v. BTW rekeningen. Dat heeft als oorzaak, dat deze rekeningen waarschijnlijk als Balansrekeningen gedefinieert zijn (in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). U kunt deze rekeningen omzetten van Balansrekening naar Financiële rekening, om de Checklijst overzichtelijk te houden, omdat de Financiële rekeningen uitgesloten kunnen worden.
U krijgt een lijst met boekingen, waarbij in het mutatie-overzicht van de boeking de rekeningen om een of andere reden niet "glad" zijn. Dat betekend, dat op een Debiteuren-, Crediteuren- of Omzetrekening nog geen volledige Debet- en Credit boeking plaatsgevonden heeft.
Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- De klantbetaling ontbreekt nog.
(Financiële rekening-> Debiteur)
- De facturering heeft nog niet plaatsgevonden.
(er ontbreekt mogelijk de doorboeking van overige bedragen en/of Fees = Debiteur -> Opbrengst en/of de doorboeking van IATA of Eigen reizen = Debiteur -> Omzet)
- De Touroperator factuur is nog niet geboekt.
(Debiteur -> Crediteur voor Reisburo incasso en Crediteur -> Jack verrekeningsrekening + Jack verrekeningsrekening -> Crediteur bij Touroperator incasso, of Uitgaven/Winstvermindering -> Debiteur bij kortingen; er ontbreekt dan ook Crediteur -> Winst bij Reisburo incasso en Jack verrekeningsrekening -> Winst bij Touroperator incasso)
- Touroperator betaling is nog niet geboekt.
(Crediteur -> Bank bij Reisburo incasso; Bank -> Crediteur bij Direct incasso)
- Touroperator Winst is nog niet geboekt.
(ondanks de ingevoerde inkoopfactuur ontbreekt nog Crediteur -> Winst / Jack verrekening -> Winst)
Let op: Zodra de factuur nog niet volledig geboekt is (ook als er maar 0,01 openstaat) wordt de totale winst niet geboekt!
Op deze Checklijst dienen alleen boekingsregels te staan, waarbij het correct is, dat er nog iets ontbreekt. Er zouden geen boekingen meer op moeten staan, die eigenlijk al afgesloten dienen te zijn.
Staan er afgesloten boekingen op deze Checklijst, bij welke eigenlijk alle Jack Functies met betrekking tot de Boekhouding voltooid zijn, zijn er 2 mogelijkheden:
(1) Iemand heeft een grootboekmutatie, die op basis van een boeking is en daarom op de T-account in het mutatieoverzicht van de boeking <Boekhouding - Boeking/Reservering - Mutatie-overzicht> staat, "handmatig"direct in het journaal of in het grootboekverslag gestorneerd. De Storno-functie maakt van deze mutatieregel een tegengestelde mutatieregel, die ook in de T-account komt te staan. Maar aangezien dat de nieuwe mutatieregel dan vaak weer "handmatig" aangemaakt wordt via <Boekhouding - Handmatig boeken>, ontbreekt deze nieuwe mutatieregel op de T-account / mutatie-overzicht van de boeking. Daardoor blijft de boekhoudkundige kant van de boeking openstaan, hoewel de nummers op de rekening wel overeenkomen. Het komt niet overeen in de T-account, nog de boekingshistorie met betrekking tot de handmatig geboekte mutatie.
„Handmatig" boeken voor een Reis / dossier verstoort alle Jack controle-functies, die boeking gebaseerd zijn en dienen daardoor alleen na overleg met Bewotec gemaakt te worden!
(2) Het kan zijn dat er een Databank- fout is opgetreden in Jack. Neemt u in zulke gevallen alstublieft contact op met de supportafdeling van Bewotec, controleert u echter van te voren via <Boekhouding - Journaallijst - Boeking>, welke mutatieregels daadwerkelijk in de Journaallijst staan, en welke niet juist in de T-account of de Touroperator afrekening of de Klantbetalingshistorie getoond worden of ontbreken. Dergelijke mutatieregels kunnen door de supportafdeling gecorrigeerd worden.
Contextmenu en Toolbaropties bij Checklijst voor boekhouding
Via het contextmenu, dat opgeroepen kan worden door met de rechtermuisknop op een regel te klikken, kunnen de gegevens bewerkt worden.
<Boeking> roept direct de betreffende boeking / dossier behorende tot deze mutatieregel op (zoals <Boeking - Boeking>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- Is de boeking gefactureerd?
- Zijn er overige bedragen en/of Fees en/of Kortingen/ doorgegeven provisie?
- Heeft de klant alles reeds betaald - is het restantbedrag nul?
- Welke touroperator betreft het?
<Klantenbetaling> Het scherm voor de Klantenbetaling verschijnt (<Boeking - Invoeren klantbetaling>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- Heeft de klant alles reeds betaald - is het restantbedrag nul?
- Welke grootboekrekeningen zijn gebruikt in de betalingshistorie?
- Welke betalingen zijn er gedaan? Staan deze allemaal op de grootboekrekeningen?
- Werd een betaling "handmatig" in het grootboekverslag / journaal gestorneerd?
<TO-verwerking> Het scherm van Verwerken van TO-facturen wordt geopend en stelt de gekozen boeking voor in het zoekscherm (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- welke touroperator is er geboekt?
- Is de inkoopfactuur geboekt? Volledig?
- Werd daarbij ook de korting correct geboekt?
- Kloppen de BTW bedragen, die geboekt zijn?
- Is de betaling aan de touroperator compleet en correct geboekt?
- Welke betalingen zijn er geboekt? Staan deze allemaal op de grootboekrekeningen?
- Werd een betaling "handmatig" in het grootboekverslag / journaal gestorneerd?
- Is de winst / commissie geboekt?
<Mutatie overzicht> Jack komt in het mutatieoverzicht van de betreffende boeking (<Boekhouding - Boeking/Reservering - Mutatie-overzicht>)
Hier kunt u het volgende controleren:
- Van het rekeningnummer, wat in de Checklijst verschijnt - ontbreekt daar de Debet- of Creditkant?
- Om welke Jack actie gaat het hierbij? (Um welche Jack Aktion handelt es sich dabei?
- Om welk bedrag gaat het?
<Status „OK" plaatsen> Het geeft in de Checklijst regels, waarbij het niet mogelijk / nodig is, dat het saldo op nul loopt. Voor deze gevallen, kan er via het contextmenu een OK-status toegekend worden, welke bij het opnieuw overvragen van de checklijst zichtbaar wordt. Zo kan regel voor regel "afgevinkt" worden en hoeft u enkel die regels na te kijken / bewerken welke nog daadwerkelijk af te werken zijn.
Gevallen, waarbij er saldo op de Checklijst blijven staan:
Het gaat om afrondingsverschillen van onder € 1,-, die via <Boekhouding - Handmatig boeken> rechtstreeks geboekt worden. Grootboekmutaties, die via <Boekhouding - Handmatig boeken> geboekt worden, verschijnen niet op het mutatie-overzicht van de boeking, zodat deze ingave ook open blijven staan, hoewel het saldo van de betreffende rekening intussen afgeletterd is (meestal een Crediteur met afrondingsverschillen op grond van verzamelfacturen).
Het gaat om boekingen, waarvoor, in de nabije toekomst, een bepaalde Jack actie niet zal plaatsvinden (B.v. de klantbetalingen van een ouder systeem). Deze boekingen worden ook niet bij de betreffende reis in de boekhouding opgenomen, omdat deze niet meer ingegeven worden.
<Status „Open" plaatsen> Door middel van deze functie kan de eerder gegeven status weer verwijderd worden.
Via de Toolbar van de lijst kunt u meer functies gebruiken, zoals binnen de lijst zoeken naar bepaalde tekenreeksen, de lijst opnieuw opvragen aan de hand van andere criteria, de lijst laten printen of sluiten.