<Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters>

De boekhoudkundige parameters bevatten de complete basisinstellingen voor de boekhoudkundige administratie en dienen correct ingesteld te worden, voordat er gewerkt gaat worden met de boekhouding.

De instellingen / parameters dienen gedurende het werken met Jack niet meer veranderd te worden of op zijn minst eerst overleggen met Bewotec! Alle rekening instellingen zijn alleen ongebonden voorstellen. De individuele rekeninginstellingen zijn voor ieder reisburo individueel in te stellen en het is zinvol eerst te overleggen met de accountant! Indien nodig, kunnen hier, in de boekhoudkundige parameters, het rekeningbereik van de voorgestelde rekeningen aangepast worden. U dient te controleren, of alle rekeningen, die in de parameters ingevoerd worden, ook daadwerkelijk in het rekeningschema aangemaakt zijn. Indien nodig, dient u de ontbrekende rekeningen zelf aan te maken.

Verwijder in geen geval de rekeningen, die in Jack, op grond van technische voorwaarden, nodig zijn. (Verschillenrekening, Verzamelbetaling rekening, omboekingsrekening). Ook dient er vermeden te worden, om op deze rekeningen zelf handmatig te boeken b.v. via <Boekhouding - Handmatig boeken>, omdat op deze rekeningen uitsluitend door Jack automatisch geboekt wordt. Het saldo op deze rekeningen dient ook altijd nul te bedragen.


Tabblad <Basisopties>

Bij het instellen van het financiële jaar staat in het rechterveld altijd het actuele jaar; in het linkerveld staat het voorgaande jaar. Jack kan 4 boekjaren parallel beheren. Bij een nieuwe installatie ziet u alhoewel links het actuele jaar, rechts staat dan het volgende jaar. Bij de Jaarafsluiting worden de velden automatisch omgezet. In het onderste veld kan ingesteld worden in welke maand het Boekjaar eindigt (normaliter geldt Boekjaar = Kalenderjaar, maar Jack kan ook met een gebroken Boekjaar werken).

U kunt het rechter veld handmatig wijzigen, om het Boekjaar te wijzigen (zie ook onderstaande!). Indien u dit wijzigt, herberekent het systeem automatisch alle saldi van het nu geopende Boekjaar. Tijdens het omzetten en herberekenen mag er geen andere employe in Jack werken. Zonder het herberekenen van de saldi, kunnen er in de boekhouding foute waarden getoond worden!

Bij sommige lijsten (b.v. de Saldilijst) wordt na iedere grootboekrekening groep een subtotaal getoond. Het einde van een grootboekrekening groep wordt berekent op basis van het hier ingegeven getal. Rekening lengte 4 betekent, dat na ieder duizendtal (duizendtal = 1000 = 4 plaatsen) een subtotaal getoond wordt (na 0999, na 1999, na 2999 enz.).

De balansrekeningen worden gebruikt voor de beginbalans boeking van het Boekjaar. Of u boekt handmatig via <Boekhouding - Handmatig boeken> op deze rekeningen, of deze worden door Jack gebruikt bij het automatisch overbrengen van alle beginbalansen b.v. bij Debiteuren- en Crediteuren rekeningen. Iedere mutatieregel, die op een hier ingegeven rekening staat / gedaan wordt, wordt door Jack gehandeld als een Beginbalans. Daarbij wordt onderscheidt gemaakt tussen rekeningen zoals Debiteuren en Crediteuren.

Aanvullend heeft Jack een Verschillenrekening nodig, om niet-toewijsbare boekingen te verzamelen, die dan laten handmatig omgeboekt kunnen worden, zodra de transactie verklaard is. Op deze rekening wordt automatisch geboekt, wanneer Jack als onderdeel van een automatische boekingsregel b.v. bij de facturering van de boeking, op een rekening dient te boeken, wat nog niet aangemaakt is, of ondertussen verwijderd is. In plaats van op een rekeningnummer "Nul" te boeken, gebruikt de software dan deze rekening.

U dient nooit zelf via <Boekhouding - Handmatig boeken> op deze rekening te boeken!

Handmatige omzetting van het Boekjaar

U gaat naar <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters>.

U krijgt het volgende scherm:

Hier kunt u het actuele Boekjaar wijzigen. U kunt altijd alleen het rechter Jaartal overschrijven. De linker past zich dan automatisch aan, indien een voorgaand jaar ingegeven wordt. Het Boekjaar kan later weer teruggezet worden. Jack stelt de vraag, of u werkelijk het Boekjaar wilt omzetten, want daarvoor dienen de saldi herberekend te worden, wat enige tijd kan vergen. Bovendien mag gedurende deze tijd, geen ander meer in Jack werken. De Functie <Bestand - Bestanden - Herberekenen saldi> wordt dan automatisch gestart. Wijzigt u in geen geval de gegevens in dit venster. De display kan bij een afwijkend Boekjaar ook andere waarden uitwijzen.

Klikt u nu op <OK>. Alle grootboekrekeningen worden nu op Nul gezet en de nieuwe saldi worden gegenereerd.

Daarna ziet u het ingave scherm weer met het omgezette Boekjaar. In dit voorbeeld wordt het Boekjaar 2012 (eindigend in maand 12) getoond. De maandingave kan bij een afwijkend Boekjaar verschillen.

Tabblad <Klanten>

Hier worden de grootboekrekeningen ingegeven voor het automatisch boeken van commissies of kortingen, ook voor prijsverminderingen tegenover klanten. Wordt in de boeking later direct in de prijsregel een klanten korting ingegeven, haalt Jack automatisch - aan de hand van de BTW - een hier ingegeven rekening op. De korting / commissie wordt aan de hand van land-gespecificeerde boekingsstappen volautomatisch geboekt. Jack leest alleen de linker kolom. U kunt hier de betreffende rekeningen invoeren, gesplitst naar BTW sleutel (0,1 en 2), waarbij u opbrengstrekeningen (bij boeking als omzetvermindering) of kostenrekeningen (bij Boeking op kosten) kunt ingeven.

Bij het boeken van kortingen wordt ervan uitgegaan, bij de standaard boekingsstappen, dat het gaat om een klassieke korting (omzetvermindering) in het reisburo. Daarom wordt de korting als verminderde omzet met BTW geboekt. Gaat het in uw onderneming niet om Omzetverminderingen / kortingen, maar om doorgegeven commissie aan andere agenten, dient u contact op te nemen met Bewotec. U zult dan passende boekingsstappen ontvangen, die deze verkoopkosten als kosten met BTW behandelen.

Hier wordt een grootboekrekening ingevoerd, dat bij omboekingen/wijzigen van reisdossiers gebruikt wordt. Indien de correcte Jack Functie daarvoor gebruikt (Boeking - Annulering - Wijzigen>, kan Jack reeds ingevoerde klantenbetalingen in de nieuwe boeking overnemen. Hiervoor is een tussenrekening nodig, waarop de ingevoerde betalingen tijdelijk geboekt worden.

Deze velden zijn niet actief.

Tabblad <Touroperator (TO)>

Bij het aanmaken van alle touroperators / Leveranciers in <Basisgegevens - Touroperator> dienen grootboekrekeningen gedefinieerd te worden voor de automatische boekingsstappen. Deze grootboekrekeningen kan Jack voorstellen, waarbij hier gedefinieerd kan worden, welke rekeningen als voorstel gebruikt worden. Activeert u <Optellen>, kent Jack bij ieder nieuw, via <Basisgegevens - Touroperator> aangemaakte touroperator in deze rekeningreeks een of meerdere nieuwe rekeningen toe, indien er in de basisgegevens van de touroperator op de Button <Standaard instellingen> geklikt wordt. (Indien deze nieuwe rekeningen van de Touroperator nog niet in het rekeningschema aangemaakt zijn, worden deze in het rekeningschema automatisch aangemaakt als er op <OK> geklikt wordt.

Gebleken is dat, iedere touroperator een eigen Crediteurenrekening toegewezen dient te krijgen, maar verzamelrekeningen gebruikt worden voor Verkoop, Inkoop en Winst.

Bij deze parameter kent Jack aan iedere touroperator een nieuwe Crediteurennummer toe, waarbij automatisch vanaf grootboekrekening 160001 opgeteld wordt.

In het algemeen kunnen er maximaal 2 verschillende Winstrekeningen als voorstel gedefinieerd worden.
Bij deze parameter stelt Jack bij iedere touroperator automatisch altijd weer dezelfde Winstrekeningen voor, en wel 81000, 81001, 81002 en 0. Aanvullend kan de BTW sleutel per Winstrekening ingevoerd worden, zodat deze BTW sleutels, bij het ophalen van de Winstrekeningen in de basisgegevens van de touroperator, getoond wordt.

Er is niet aangetoond dat aparte Winstrekeningen voor iedere Touroperator zinvol zijn, ook omdat het rekeningschema dan onnodig vergroot wordt. Het is wel denkbaar, eigen winstrekeningen aan te maken voor de grotere touroperators via <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> en deze dan ook in de <Basisgegevens - Touroperator> handmatig te koppelen bij de winstrekeningen van de betreffende touroperators.

Bij deze parameter stelt Jack bij iedere touroperator automatisch weer hetzelfde Omzet rekeningnummer voor.

Het is niet aan te raden voor iedere touroperator een eigen / aparte Omzet rekening aan te maken, omdat aan de ene kant het rekeningschema onnodig groot wordt, en aan de andere kant aparte Omzet rekeningen eventueel alleen nodig zijn als de services van de touroperator beknopt geboekt worden (b.v. bij BSP-tickets of eigen reizen).

Bij deze parameter stelt Jack bij iedere touroperator automatisch weer hetzelfde Inkoop rekeningnummer voor, namelijk 7000.

Het is niet aan te raden voor iedere touroperator een eigen / aparte Inkoop rekening aan te maken, omdat aan de ene kant het rekeningschema onnodig groot wordt, en aan de andere kant aparte inkooprekeningen eventueel alleen nodig zijn, indien services geboekt worden met incasso door de Touroperator. Aparte inkooprekeningen kunnen toch gebruikt worden voor de grotere touroperators, en deze rekeningen kunnen dan bij de beteffende touroperators handmatig ingevoerd worden.

Boekt u bij de touroperatorafrekening meerdere services met een verzamelbetaling aan de touroperator, worden de afzonderlijke services van het Crediteuren rekeningnummer op het hier gedefinieerde rekeningnummer, en vanaf hier naar het gekozen Bankrekeningnummer geboekt. om technische redenen heeft Jack een tussenrekening nodig, om de losse betalingen eerst te "parkeren" en dan in een bedrag b.v. tegen het Bankrekeningnummer weg te boeken.

Deze tussenrekening van de verzamelbetalingen dient altijd in evenwicht te zijn.

Het rekeningnummer gekoppeld bij <Tegenboeken> wordt alleen voor Vera toepassingen gebruikt, Het gekoppelde rekeningnummer bij <Gewijz.boeking> wordt door Jack niet gebruikt.
De beide velden <Dagboek> worden in Nederland gebruikt.

Tabblad <Rek/D Rek/C>

De verzamelrekeningen voor de Debiteuren / Crediteuren dienen voor de samenvoeging van alle Debiteuren- en Crediteurenrekeningen. Debiteuren en Crediteuren zijn als deze geen deel van het grootboekrekeningschema, maar alleen een divisie voor gemaakte vorderingen aan klanten of verplichtingen aan Leveranciers. Bij het opstellen van de balans is het niet nodig alle debiteuren en crediteurenrekeningen mee te nemen, enkel een totaal van alle vorderingen en schulden.
De verzamelrekeningen vatten dus de saldi van de betreffende rekeningenreeks samen en komen op de saldilijst en daarmee ook op de balans. Het saldo op de hier ingegeven verzamelrekening dient gelijk te zijn aan het totaal van alle debiteuren / Crediteuren samen.
Alle boekingsregels, die een debiteur of crediteur aangaan, worden daarom aanvullend op de acthergrond op de toebehorende verzamelrekening in het grootboek geboekt.

U kunt 2 rekeningreeksen voor de Debiteurenrekeningen definiëren (b.v. twee aparte debiteurenreeksen voor privé- en zakelijke klanten). In het algemeen wordt er slecht een reeks gebruikt.

Hier kunt u 2 rekeningreeksen voor de Crediteurenrekeningen definiëren (b.v. gesplitst op toeristische crediteuren en niet-toeristische crediteuren), Meestal wordt er maar een reeks gebruikt.

Het saldo op de verzamelrekeningen komt als volgt tot stand:

• Boeking van de klantbetaling (Financiële rekeningnummer -> Debiteur)
• Boeking van de brutoverkoopprijs bij het definitief printen / factureren (Debiteur -> Omzet rekening)
• Boeking van de Touroperator factuur (Inkoop -> Crediteur)
• Boeking van de touroperator betaling (Crediteur -> Financiële rekening)
• Boeking van de winst (Inkoop -> Winst)
• Boeking van de Buchung der overige winst zoals eventuele Fees uit de Fee module bij het definitief printen / factureren (Debiteur -> Omzet / winst)
  
  

Tabblad <Overige Rek.>
Hier zijn nog drie verdere rekeningreeksen te definieren, om land-gespecificeerde boekingsstappen te kunnen gebruiken.

Hier dient het tussenrekeningnummer ingevoerd te worden (<Rekeningnr.>), dat gebruikt wordt bij de Automatische betaling / incasso. De automatische betaling / incasso via <Boekhouding - Online banking - Automatische betaling / incasse> kan gebruikt worden voor de incasso van klantbetalingen of voor betalingen aan de touroperator. In plaats van dat de klant- of touroperatorbetalingen gelijk op tegen het Bank rekeningnummer geboekt worden, worden deze betalingen op het ingegeven tussenrekeningnummer "geparkeerd". Zodra de betaling op de Bank is bij- of afgeschreven, worden deze betalingen handmatig via <Boekhouding - Handmatig boeken> van het tussenrekeningnummer op het bankrekeningnummer geboekt. De tussenrekening die hier wordt vastgelegd, kan eventueel nog overschreven worden.

Vervolgens kan het nummer van de betreffende referentienummer reeks ingevoerd worden (<Referentienr.>), omdat Jack automatisch met verschillende referentienummerreeksen kan werken.
Indien er geen referentienummer toegekend dient te worden, kan het veld leeg gelaten worden.

In het veld <Touroperator> kan een ander rekeningnummer ingevoerd worden, zodat er aparte rekeningnummers gebruikt kunnen worden voor Klantenbetaling / incasso en touroperatorbetalingen. Dit kan tot een beter overzicht leiden.

Het veld <Dagboeknr.> wordt alleen in Nederland gebruikt.

De overige rekeningen zijn verdeeld over drie velden, omdat vaak een rekeningnummer voor BTW vrije boekingen nodig is; een voor boekingen met BTW 19% en een voor boekingen met BTW 6%.