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Als ersten Schritt müssen Sie die Nutzung der Unterbuchung bei Bewotec beantragen. Füllen
Dabei muss für jede Hauptagentur (das Büro, das die Buchungsberechtigung bei einem Veranstalter hat) ein separates Formular ausgefüllt werden. Das Büro, das bei der Hauptagentur unterbucht, muss auf diesem Formular mit unterschreiben, damit die Einverständnis von beiden Seiten dokumentiert ist.
Verwenden Sie dazu bitte folgendes Formular aus und schicken es an Bewotec: Formular zur Unterbuchung.Hintergrund ist, dass Bewotec zum Einen die Einwilligung aller beteiligten Agenturen benötigt, zum Anderen dass :
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Wenn zwei Büros gegenseitig als Unterbucher bei dem anderen Büro auftreten, müssen zwei Formulare ausgefüllt werden, denn jedes Büro ist in einem Fall Unterbucher, in dem anderen Fall Hauptagentur. |
Wenn Sie mehrere Filialen besitzen, zwischen denen Unterbuchungen möglich sein sollen, reicht ein Formular für alle Ihre Filialen.
Verwenden Sie dazu bitte folgendes Formular:
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In beiden Fällen schicken Sie die ausgefüllten Formulare an Bewotec.
Mit der dann vorliegenden Einwilligung aller beteiligten Agenturen kann die Unterbuchung erst einmal technisch eingerichtet werden muss, bevor man die Detailkonfiguration durchführen kann (siehe unten).
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Bevor Unterbuchungen getätigt werden können, muss festgelegt werden, welche Agentur welchen Veranstalter bei welcher anderen Agentur unterbuchen darf. Diese Konfiguration nimmt Bewotec für Sie vor. Über die Aufwandspauschale informiert Sie gerne Ihr Regionalleiter.
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Bitte beachten Sie, dass eine nachträgliche Meldung von Agenturen als neuer Antrag gewertet und damit auch separat berechnet wird. |
Danach erfolgt die detaillierte Einrichtung durch Sie im Unterbuchungstool.
Ablauf der Unterbuchung in myJACK
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Nachdem die CRS-Buchung abgeschlossen wurde und ein Vorgang im myJACK angelegt wurde, wird die gleiche Buchung auch in myJACK der Hauptagentur angelegt. Dabei wird der Vorgang in der Hauptagentur als < Unterbuchung > <Unterbuchung> angelegt. Die Hauptagentur kann über die Kunden- und Vorgangssuche, über eine Eingrenzung der < Vorgangsart > auf < Unterbuchung > <Vorgangsart> auf <Unterbuchung> alle Vorgänge sehen, die von einer unterbuchenden Agentur angelegt wurden.
Dabei ist nicht der Reisende als Kunde hinterlegt, sondern das unterbuchende Reisebüro.
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Ist in der Hauptagentur das Reisebüro noch nicht als Kunde angelegt, wird dieser Kunde automatisch von myJACK erstellt, wenn die erste Buchung in der Hauptagentur erstellt wird. |
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Wenn die unterbuchende Agentur eine Filiale ist, kann der Ablauf abweichen. |
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Hauptagentur nicht angelegt und laufen nur in der Unteragentur auf. |
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Wenn nach Einrichtung einer Unterbuchungsfunktionalität später doch noch einmal auf eine eigene Agentur gewechselt wird, so sind die zuvor getätigten CRS-Buchungen nicht mehr abrufbar, weil diese ja nicht der neuen Agenturnummer angehören. |
Rabatt oder Provisionsweitergabe?
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In den meisten Fällen hat das unterbuchende Reisebüro den Kontakt zum Endkunden. Im Hauptbüro wird der Vorgang angelegt, als Kunde wird hier das unterbuchende Reisebüro angegeben. In dieser Situation ist es am einfachsten, wenn das Hauptbüro in der gebuchten Leistung eine weitere Preiszeile mit einem Minusbetrag einfügt. Dazu verwenden Sie die Preisart < Provisionsweitergabe ><Provisionsweitergabe>. Diese Preisart bucht gegen ein eigenes Erlöskonto. Ob die Preiszeile nach Verbuchung der Provision in der Hauptagentur angelegt wird, oder schon bei Anlage der Leistung, bleibt dem Büro überlassen.
Dabei ist die Erfassung der Rabattzeile bei Direktinkasso und bei Agenturinkasso gleich. Als Preisart wird < Provisionsweitergabe > <Provisionsweitergabe> ausgewählt, der Betrag der Preiszeile mit Minus erfasst.
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Ist die eigentliche Leistung ein Agenturinkasso, dann reduziert die Rabattzeile den Betrag, den das unterbuchende Reisebüro an das Hauptbüro bezahlen muss. Ist die eigentliche Leistung ein Direktinkasso, dann bewirkt die Rabattzeile eine "Überzahlung" des Vorgangs.
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Diese "Überzahlung" können sie nun über eine Zahlung an das unterbuchende Reisebüro wieder ausgleichen.
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Sowohl bei Agenturinkasso als auch bei Direktinkasso können Sie eine Bestätigung oder Rechnung an das Reisebüro schicken. Dieses Dokument zeigt dann ganz normal den Stand des Vorgangs an.
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Wenn das Hauptbüro den Kontakt zum Endkunden hat, fungiert das unterbuchende Reisebüro sozusagen nur als Vermittler. In diesem Fall kann das Hauptbüro eine Provisionsleistung in dem Kundenvorgang erstellen. Diese Provisionsleistung wird beim Endkunden nicht auf den Dokumenten angezeigt. Details zu diesem Vorgehen finden Sie hierProvisionsweitergabe.