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Den Text können Sie in einer neuen Datei im TB Verzeichnis Ihrer Jack Plus Installation hinterlegen. Die Datei heißt "InformationspflichtInfopflicht_DSGVO.txt".
Sobald Sie den Text hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Dokument aus einem neuen Menüpunkt heraus aufrufen. Sie finden den neuen Eintrag unter < Kunde - Informationspflicht DSGVO >.
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Der Menüpunkt muss zuerst über < Datei - Passwort > freigegeben werden. |
Das neue Dokument wird dann automatisch an den Drucker geschickt.
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| Info |
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Unter Umständen ist dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht vorhanden. Gehen Sie dann in die Anwendungsgrundlagen (< Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen >) und aktivieren Sie ihn dort. Sie finden den Punkt unter < Global - Sonstige Optionen >, der Eintrag heißt "Datenschutzbestimmungen aktivieren". |
Nach Aufruf des Menüpunktes
In der folgenden Maske wählen Sie nun die Vorlage < Auskunft nach DSGVO > aus und klicken auf < Drucken >.
Das ausgedruckte Dokument ersetzt die bisherige Datenschutzerklärung, wurde aber auf die Gegebenheiten der aktuellen Datenschutzverordnung angepasst.
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Weitere Details zur Handhabung finden Sie in der entsprechenden Anleitung. |
Sie können die Datenschutzerklärung auch dazu benutzen, die Einwilligung des Kunden zu Marketingaktionen einzuholen. In den entsprechenden Feldern kann der Kunde seine Unterschrift für die Nutzung hinzufügen.
Sie sollten dann die entsprechenden Einträge in der Kundenakte unter < Merkmale > machen.
Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO
Auf Anfrage des Kunden müssen Sie die gespeicherten Daten des Kunden als Export zur Verfügung stellen. Bewetoc hat dazu in der Kundenakte die neue Schaltfläche < Export DSGVO > geschaffen.
Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten des Kunden im XML-Format aufbereitet. Jack Plus fragt nun, wo diese Datei abgelegt werden soll.
Wählen Sie das entsprechende Verzeichnis und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Datei. Mit < Speichern > bestätigen Sie den Export.
Jack Plus bestätigt das Speichern der Datei, ab diesem Zeitpunkt können Sie die Datei dem Kunden zur Verfügung stellen.
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Bitte beachten Sie, dass Sie Kundendaten nur dann über offene Kanäle wie z.B. E-Mail übertragen dürfen, wenn die eigentlichen Daten verschlüsselt sind. Wenn Sie z.B. den Datenexport per E-Mail an den Kunden schicken sollen, müssen Sie die XML-Datei verschlüsseln, z.B. indem Sie die Datei in eine passwortgeschützte Zip-Datei einbetten. |
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PDF-Dokumente, die aus Jack Plus aus einem Vorgang aus den Dokumenten heraus per Mail verschickt werden, sind ab der Version 18.1 mit einem Passwort gesichert. Als Passwort wird die Postleitzahl des Kunden verwendet. Passen Sie daher Ihre Mail-Vorlagen entsprechend an, damit Ihr Kunde informiert ist, dass er die Anhänge mit seiner Postleitzahl öffnen kann. Diese Verschlüsselung mit einem Passwort lässt sich über < Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten > und dort < Einstellungen > ausschalten, falls gewünscht. Die Option unter < Einstellungen > oben lautet "PDF-Email Anhänge standardmäßig verschlüsseln?" auf der rechten Seite in der Mitte. |
Bewotec wird eine Funktion zur Verfügung stellen, mit der Sie die Kundendaten in eine XML Datei exportieren können.
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Löschen von Daten nach Art. 17 DSGVO
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Manuelles Löschen von Kundendaten
Sie haben in der Kundenakte jederzeit die Möglichkeit, die gespeicherten Daten zu löschen, bzw. unkenntlich zu machen. Dazu klicken Sie einfach in der Kundenakte auf die Schaltfläche < Löschen DSGVO >.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Kundendaten nicht gelöscht, sondern gemäß Datenschutzverordnung unkenntlich gemacht.
Dabei werden die folgenden Änderungen durchgeführtmanuell zu löschen.
Dabei sollten Sie die folgenden Änderungen durchführen:
- Name und Adresse im Kundenprofil werden mit X unkenntlich gemacht (jeweils erster und letzter Buchstabe bleibt stehen).Mitreisende im Kundenprofil
- werden gelöscht. Sollten die Mitreisenden eine eigene Kundenakte haben, so wird lediglich die Verknüpfung gelöschtMitarbeiter/Familienmitglieder löschen, inkl. Passdaten.
- alle Kommunikationsdaten werden gelöschtlöschen.
- alle Kontodaten und Merkmale werden gelöschtBankverbindungen und Kreditkartendaten löschen.
- alle Marketing Sperren werden auf den Wert < Nein > gesetzt, damit diese Adresse nicht mehr angeschrieben wird.
- alle Bankverbindungen werden gelöscht und die Referenzen entsprechend entfernt.
- alle automatischen Sepa Zahlungen werden gelöscht und die Referenzen entsprechend entfernt.
Adressen auf buchhalterisch relevanten Belegen (Zahlung, Rechnung usw.) oder in Dokumenten bleiben unverändert.
Das Löschen von Kundendaten ist nicht möglich, wenn für den Kunden noch offene Vorgänge vorhanden sind.
Als offener Vorgang wird in diesem Zusammenhang ein Vorgang betrachtet, bei dem noch ein offener Betrag vorhanden ist.
Automatisches Löschen von Kunden- und Vorgangsdaten
Nach 10 Jahren (bzw. nach 7 Jahren in Österreich) ohne Kontakt zum Kunden müssen Sie nicht nur die Kundendaten, sondern auch die buchhalterischen Daten löschen.
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- Merkmale und Statusfelder entfernen.
- alle Einträge unter < Zusatz > und < Kontakt > löschen.
Das Löschen der Kundenakte sollte nicht durchgeführt werden, wenn noch offene Vorgänge existieren, da Sie in dem Fall die Daten noch für die Buchhaltung benötigen.
Weitergabe der Daten an Vorgangsteilnehmer
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Wir empfehlen Ihnen, dass Sie zur Absicherung einen entsprechenden Text in den Dokumentendruck einfügen, z.B. über den Menüpunkt < Verwaltung - Administration - Textbausteine - Schlusstexte >. Hier können Sie für die wichtigsten Dokumente (Anmeldung, Bestätigung, Rechnung) einen entsprechenden Text hinterlegenStatustexte.
Möglich wäre z.B. ein Text wie "Der Anmelder trägt die Verantwortung dafür, dass alle Reiseteilnehmer alle notwendigen Informationen zum Vorgang erhält.".
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