6.1.3 Karteikarte <Teilnehmer>
Alle Reiseteilnehmer erfassen Sie auf der Karteikarte <Teilnehmer>. Sie können beliebig viele Teilnehmer aufnehmen. Bei einer neuen Reiseanmeldung schlägt Jack den Namen desjenigen Kunden als ersten Teilnehmer vor, zu dem dieser Vorgang gehört bzw. der u. UU. im Hintergrund noch aktiv ist. Um diesen als Teilnehmer in die Anmeldung zu übernehmen, klicken Sie auf <Hinzu>.
Jede Person sollte als eigener Teilnehmer erfasst werden. Damit werden spätere Leistungsabrechnungen übersichtlicher, und Sie haben weitere Vorteile, denn viele nachgelagerte Auswertungen und Funktionen in Jack hängen von der korrekten Erfassung der Teilnehmer ab:
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Hier tragen Sie die Anrede des Teilnehmers ein. Sind <Anreden> hinterlegt, können Sie mit dem Pull-down-Menü auswählen.
Hier erfassen Sie - sofern vorhanden - einen Titel des Teilnehmers (z. BB. Dr., Prof. usw.)
Hier erfassen Sie Namen und Vornamen des Teilnehmers.
Das Geburtsdatum (z. BB. 19.03.1955) oder Alter (z. BB. 31) des Teilnehmers können hier erfasst werden.
Hier erkennen Sie den Reisepreis für den einzelnen Teilnehmer. Sie sollten es vermeiden, manuell Preise einzutragen, denn Sie können Jack rechnen lassen, indem Sie <Zuweisen_>_ anklicken. Eine genaue Beschreibung finden Sie im Abschnitt Zusatzbuttons in der Karteikarte <Teilnehmer> (s. uu.)
Ist der Teilnehmer in den Kundendaten mit seiner kompletten Adresse gespeichert, können Sie hier seine Kundennummer eintragen. Damit kann Jack auf die Adresse des Teilnehmers zugreifen und sie später ggf. in speziellen Listen (z. BB. im Paxmanifest) ausgeben.
Hier können Sie Zimmerdaten erfassen wie z. BB. DZ / EZ bzw. Zimmernummer. Diese Daten werden auf der Teilnehmerliste angedruckt.
Hier können Sie die Nummer des Sicherungsscheines speichern.
Hier können Sie die Platznummer jedes Teilnehmers hinterlegen. Sie können gespeicherte Kunden als Teilnehmer einfügen. Dabei werden alle benötigten Kundendaten wie Anrede, Name, Geburtstag und Kundennummer übernommen.
Zusätzlich wird Ihnen die Anzahl der Teilnehmer angezeigt. Sie können hier auch die endgültige Anzahl der Teilnehmer bei Gruppenreisen eintragen.
Zusatzbuttons in der Karteikarte <Teilnehmer>
Möchten Sie einen weiteren Teilnehmer samt seinen Stammdaten zusätzlich in den Vorgang aufnehmen, klicken Sie in der Karteikarte <Teilnehmer> auf <Suchen_>_. Daraufhin öffnet sich die Kundensuchmaske. Suchen Sie hier wie gewohnt nach dem betreffenden Kunden (s. <Kunden - Suchen>). Haben Sie den gewünschten Kunden gefunden, markieren Sie ihn per Mausklick in der Suchliste und klicken dann auf <Auswahl>. Jack trägt den Kunden nun als Teilnehmer ein und übernimmt auch die im Vorgang benötigten Stammdaten. Der Button <Suchen> bietet sich an, wenn Sie unterschiedliche, in Jack schon angelegte Kunden in eine Reise holen möchten.
Sie können die beim Anmelder / Kunden im Kundenprofil hinterlegten Familienmitglieder als Teilnehmer übernehmen, indem Sie auf <Familie_>_ klicken. Jack trägt alle ausgewählten Familienmitglieder in die Teilnehmerliste ein.
Klicken Sie auf den Button <Familie>, erscheint ein Fester mit dem Teilnehmer und allen eingetragenen Familienmitgliedern aus <Erfassen - Kunden - Familie/ Paß>.
Reist die ganze Familie, lassen Sie alle markiert und klicken auf <OK>.
Reisen z. BB. nur Herr und Frau Bauernfeind, können Sie das Kind per Mausklick „abwählen". Klicken Sie danach auf <OK>, werden Herr und Frau Bauernfeind als Reiseteilnehmer in die Anmeldung übernommen.
Drücken Sie <Alles wählen> und <OK>, werden alle Teilnehmer markiert und in die Reise übernommen. Mit <Alles abwählen> werden alle Teilnehmer deaktiviert und nicht übernommen.
Um den Preis auf der Rechnung teilnehmerbezogen ausweisen, nutzen Sie <Zuweisen>. Nach einem Klick auf <Zuweisen_>_ zeigt Jack Ihnen das Fenster <Teilnehmer / Leistungs- Zuordnung>. 
Der Rechnungsdruck kann so eingestellt werden, dass die Reiseteilnehmer mit oder ohne separaten Preisausweis angedruckt werden. Sollen die Preise pro Teilnehmer gedruckt werden, müssen Sie den folgenden Eintrag aktivieren:
<Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Druck Parameter - Bestä tigung / Rechnung - Einstellungen - Teilnehmerpreis drucken>.
Sie müssen einen Teilnehmer in der linken Maskenhälfte anklicken, um diesem Teilnehmer die Preise zuzuweisen, für die er zahlen soll.
Rechts stehen die erfassten Preise, die nach Leistung und Preiszeile sor tiert sind. Hinter dem Aktivfeld steht die Nummer der Leistungszeile (<Position>), in der der Preis erfasst wurde (01 bedeutet die erste Leistung, 02 die zweite Leistung usw.). Die Nummer hinter <Preis> ist die laufende Nummer der Preiszeilen in der jeweiligen Leistung (01 ist die erste Preiszeile des Leistungselements 01 usw.). Danach folgt der unter <Text> erfasste Preistext zur Leistungszeile.
Weisen Sie nun dem markierten Teilnehmer seine Leistungen rechts zu, indem Sie die Preise für ihn aktivieren, für die er aufkommen soll (das Häkchen in die Checkboxen setzen). Haben Sie die Zuordnung des ersten Teilnehmers beendet, klicken Sie gleich im Anschluss wieder links auf den zweiten Teilnehmer und weisen nun diesem Teilnehmer rechts seine Preise zu. Erst wenn Sie alle Reiseteilnehmer abgearbeitet haben, klicken Sie unten links auf <OK>.
Diese Schaltflächen vereinfachen die Zuordnung der Preise, indem Sie mit einem Klick entweder allen Teilnehmern sämtliche Leistungen auf einmal zuordnen, oder sämtliche Leistungen für alle Teilnehmer „abwählen".
Der zugeordnete Teilnehmerpreis erscheint sowohl in der Karteikarte <Teilnehmer>, als auch auf der Anmeldung, Bestätigung und Rechnung.
Jack teilt einen Preis gleichmäßig unter allen Teilnehmern auf, die diesem einzelnen Preis zugewiesen wurden. Ein Teilnehmer, dem keine Leistung zugeordnet wurde, wird mit 0,-- EUR ausgewiesen. Der Gesamtreisepreis steht entweder komplett beim ersten Teilnehmer (wenn keinerlei Zuordnung stattfand) oder bei den Personen.
Hier können Sie die Passdaten der Teilnehmer hinterlegen. Diese Daten sind unabhängig von den Passdaten in der Kundenerfassungsmaske, da der einzelne Teilnehmer nicht unbedingt gleichzeitig Kunde sein muss. Zum Hinterlegen von Passdaten, muss der jeweilige Reiseteilnehmer erst markiert werden.
Tragen Sie alle notwendigen Informationen ein und bestätigen Sie mit <OK>.
Zusätzlich können Sie in der Maske <Teilnehmerpassdaten> die in <Basisdaten - Teil nehmerwünsche / pflichten> hinterlegten speziellen Teil nehmer informationen den ein zelnen Personen zuweisen. Damit lässt sich als Teilnehmer wunsch z. BB. Meerblick, Zimmer mit getrennten Betten etc. erfassen. Als Teilnehmerpflicht wäre insbesondere die Visumpflicht zu erwähnen. Diese Details lassen sich - wenn Sie sich bei Bewotec die Ausgabedateien anpassen lassen - auch auf der Bestätigung / Rechnung andrucken.
Hinter dem Button <Zusatz> können Firmenzusatzdaten erfasst werden, die auf den Ausdrucken erscheinen können.
Mit den Standardbuttons können Sie die Teilnehmer bearbeiten. Neue Teilnehmer werden unterhalb der Eingabefelder an letzter Position der Liste gezeigt.
Wenn Sie Teilnehmer löschen oder den Umfang der gebuchten Leistungen verändern, müssen Sie u. UU. die Preiszuordnung ebenfalls anpassen.
Die korrekte Zuweisung der Leistungspreise zu den Teilnehmern ist auch Voraussetzung dafür, dass die Ticketfehlerliste sowie weitere Auswertungen basierend auf den Ticketpreisen in Jack korrekt funktionieren können (Zusatzmodul).