<Vorgang - Sammelrechnung - Sammelzahlung>
Mit der Sammelzahlung können Sie die Zahlung aller Vorgänge zu einer erstellten Sammelrechnung eines Kunden erfassen. Zusätzlich ermöglicht diese Funktion auch die Verwaltung und Zuordnung eines Zahlbetrages zu verschiedenen Vorgängen eines Kunden aus einer Maske heraus, ohne vorher eine Sammelrechnung gedruckt zu haben.
Bei der Sammelzahlung können Sie nach mehreren Kriterien eingrenzen: nach bestimmten Rechnungen, nach Buchungsnummern und zusätzlich nach einem Kunden.
In <Kundennr.> Schlägt Jack den derzeit aktiven Kunden vor. Klicken Sie auf <Auswahl>, springt Jack in die Kundensuchmaske und Sie können dort nach dem richtigen Kunden suchen. Mit <Auswahl> übernehmen Sie ihn aus der <Kundensuche> in die <Sammel zahlung>.
Sie können nun nach Vorgängen eingrenzen, oder Sie tragen in <Rechnungsnr.> die Sammelrechnungsnummer ein. Klicken Sie danach auf <Suchen>, uns es erscheinen alle Vorgänge, die in dieser Rechnung zusammengefasst wurden.
Ohne weitere Eingrenzung zeigt Jack Ihnen alle Vorgänge des Kunden, auch solche, die schon komplett bezahlt wurden. Mit <nur offene> zeigt Jack Ihnen nur Vorgänge, bei denen noch ein Restbetrag offen ist.
Mit <nur Gutscheine> erhalten Sie alle noch offenen Gutschein vorgänge (Reise anmeldungen, bei denen mindestens eine Gutschein leistung erfasst wurde - siehe <Vorgang - Reiseanmeldung>).
Mit <Detailansicht> werden die einzelnen Leistungen aus den Vorgängen mit dem entsprechenden Leistungspreis <LA-Preis> dargestellt.
Gesamtbetrag im VorgangLeistungsnummer im Vorgang
Offener Restbetrag
Preis pro Leistungsart
Zahlbetrag in der Sammel-zahlung
Sie können sowohl fakturierte, als auch nicht fakturierte Rechnungen in der Sammelzahlung bearbeiten.
Eine Rechnung ist immer dann fakturiert, wenn sie entweder mit einem Abschluss druck gedruckt wurde (siehe <Vorgang - Rechnung>), oder der Vorgang über <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung> fakturiert wurde.
Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Firma z. BB. einen Betrag überweist, dieser aber für mehrere Vorgänge gilt, d.h. eine Restzahlung für eine bereits fakturierte Flugleistung und eine Anzahlung für eine Hotelbuchung. Für das Hotel haben Sie nur eine Proberechnung gedruckt (siehe <Vorgang - Rechnung>; Abschnitt „Proberechnung versus Abschlussrechnung"). Damit sind Sie in der Hotelbuchung bei einer Umbuchung / Änderungen in den Preiszeilen noch flexibel, können aber dennoch die Anzahlung komfortabel buchen.
!worddava90afc38bf1d1281a78d4f3076105cae.png|height=178,width=314! Haben Sie die Vorgänge gefunden, zu denen Zahlungen erfasst werden sollen, füllen Sie zuerst die <Zahlungsparameter>.
In <Datum> tragen Sie das Zahldatum (Bankauszug) ein. Jack schlägt das Tagesdatum vor, das Sie aber überschreiben können.
Wählen Sie die richtige <Zahlungsart> aus. Rechts daneben können Sie wählen, ob die Zahlung ein <Eingang> oder ein <Ausgang> ist.
In <Beleg> tragen Sie Ihre Belegnummer ein (z. BB. Bankauszugsnummer).
Unter <Text> schlägt Jack selbst einen Eintrag für die Buchhaltung vor, der die Zahlungsart und den Kundennamen umfasst. Sie können den Textvorschlag überschreiben.
In <Zahlungsbetrag> tragen Sie den Betrag ein, den Ihr Kunde tatsächlich gezahlt hat. Dieser Betrag wird letztendlich auf das in <Zahlungsart> eingetragene Konto gebucht.
Mit der Funktion <Zuweisen> kann eine Zahlung eines Kunden auf mehrere Vorgänge verteilt werden kann. Damit sehen Sie auch ganz genau, welcher Zahlbetrag auf einem Vorgang noch offen ist.
!worddav21340688e9841faa28d16ce015c4e5d0.png|height=187,width=314! Im Abschnitt <Zuweisungen> ordnen Sie den Zahlbetrag einzelnen Vorgängen im oberen Teil des Fensters zu.
Klicken Sie einen Vorgang an. Jetzt tragen Sie in das Feld neben <Betrag ändern> den Zahlbetrag für diesen einen Vorgang ein und klicken auf <Betrag ändern>
Automatisch erscheint in <Betrag zugewiesen> der vom Gesamtbetrag bereits zugewiesene Teilbetrag.
In <Betrag nicht zugewiesen> erscheint der noch offene Differenzbetrag zur Gesamtzahlungssumme.
Klicken Sie den nächsten Vorgang an und gehen genauso vor, bis der gesamte Zahlbetrag auf alle Leistungen aufgeteilt und verarbeitet ist. Dabei ist es nicht nötig einen noch offenen Betrag eines Vorgangs komplett zu zahlen. Nur der zugewiesene Betrag wird gezahlt.
!worddavbc14c1b16d9c50febed00c870dc03f64.png|height=188,width=338!
Erst nachdem alle Beträge zugewiesen sind, kann der Button <Zahlung> angeklickt werden. Klicken Sie auf <Zahlung>, wird der Zahlbetrag gebucht und auf die Vorgänge verteilt.
Jack fragt, ob ein Beleg gedruckt werden soll. Sie können sich für Ihre Unterlagen eine <Sammelquittung> ausdrucken.
Jack bucht nun automatisch in allen Vorgängen die korrekten Zahlungen. Sie können dies in <Vorgang - Kundenzahlung>, in <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangs journal> (T-Konten) und in <Buchhaltung - Kontenblätter> nachvollziehen.
Beispiel: Der Kunden hat drei Vorgänge, für die er jeweils eine Anzahlung von 50 € zahlen muss. Der Kunde überweist also
150 € auf Ihr Konto. Im Abschnitt <Zuweisungen> können Sie nun die Anzahlungen auf die jeweiligen Vorgänge erfassen.