<Buchhaltung - Onlinebanking - Kontoauszugsimport>

Über das Onlinebanking Modul können Ihre Kontoauszüge in Jack importiert und bereits den richtigen Buchungen zugeordnet werden.

Image Removed Rufen Sie das Onlinebanking Modul in Jack über <Buchhaltung - Onlinebanking> auf. Sie haben die Wahl zwischen den Optionen <Konto auszugsimport>, <Über weisungen Inland> und <Überweisungen EU>.

 Über den Menüpunkt <Buchhaltung - Onlinebanking - Kontoauszugsimport> können Sie die Kontoauszüge Ihrer Bank in Jack importieren. Dabei wird eine direkte Verbindung mit Ihrer Bank hergestellt.

...

Image Removed Hier geben Sie an, für welche Tage Sie die Kontoauszüge abfragen möchten.
Sie können entweder einen Tag aus dem Kalender aussuchen, indem Sie das Pull-down-Menü öffnen, oder über die Pfeiltasten jeweils einen Tag vor oder zurück blättern.

Standardmäßig wird der aktuelle Tag abgefragt.

...

...

Anzeige der Kontoinformationen in Jack
Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt.

...

Image Removed
Es gibt noch zwei weitere Checkboxen, mit denen Sie die Anzeige der Einträge beeinflussen können.

Image Removed Mit der Checkbox „noch keine Fibu" legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen noch kein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll.

...

Regelwerk
Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen. Diese Zuweisung können Sie über das Kontextmenü (rechter Mausklick) in jedem einzelnen Fall überschreiben.

...

Image Removed

...

Exkurs: automatische Vorgangssuche
Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.
Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

...

Wollen Sie alle Einträge auf dem Kontoauszug auf ein einziges Konto in Jack verbuchen, können Sie dieses Konto unter „Verbuchen der Kontobewegungen" angeben. Über die Schaltfläche „..." können Sie dieses Konto aus einer Liste auswählen.

Über den Punkt „Kontoauszüge abholen mit Startdatum" können Sie definieren, ab welchem Datum die Kontoinformationen bei der Bank angefragt werden sollen. Allerdings stellen die Banken unterschiedlich viele Daten zur Verfügung. So kann es sein, dass das Datum, das Sie hier angeben, außerhalb der Grenze liegt, bis zu der Ihre Bank Daten zur Verfügung stellt.

...

Inhoud

Algemeen
Getoonde gegevens beperken
Ophalen van bankafschriften
Financiële rekening toekennen
Tonen van de rekeninginformatie in Jack
Bewerken van de regels in het bankafschrift
Verwerken van verzamelbetalingen

Algemeen

Via de Onlinebanking module kunnen uw bankafschriften in Jack geïmporteerd en tevens aan de juiste boekingen toegekend worden.

U kunt de Onlinebanking module in Jack openen via <Boekhouding - Onlinebanking>.
U heeft de keuze tussen de opties <Import bankafschrift>, <Instellingen>, <Overschrijving binnenland> en <Overschrijving EU>.

Via de menu-optie <Boekhouding - Onlinebanking - Import bankafschrift> kunt u het bankafschrift van uw bank in Jack importeren. Daarbij wordt een directe verbinding met uw bank gemaakt.

Image Added

In het bovenste gedeelte van het venster ziet u al uw banken, die u van te voren aangemaakt heeft.
In het middelste gedeelte van het venster kunt u bepalen, welke gegevens getoond moeten worden.
In het onderste gedeelte van het venster worden de afzonderlijke rekeningregels en de toewijzing aan rekeningen of boekingen getoond.

Getoonde gegevens beperken

In het gedeelte "Afschrift tonen van..." kunt u bepalen, welke gegevens in het onderste gedeelte van het venster getoond moeten worden.

Image Added

In de velden "Periode" geeft u aan, voor welke dagen u het bankafschrift wenst op te vragen.
U kunt zowel een dag uit de kalender zoeken, indien u het pull-down-menu opent, of via de pijltjestoetsen een dag vooruit of een dag terug bladeren.

Standaard wordt de huidige dag getoond.

Wanneer u op de button "Afschrift tonen" klikt, worden de desbetreffende bankregels getoond. Blijft de lijst leeg, dan heeft u voor de gevraagde periode oftewel nog geen afschrift opgehaald (zie hieronder) of geen enkele afschriftregel voldoet aan de opgegeven criteria.

Via de optie "Welke mutaties" kunt u het type van de mutaties beperken, die getoond dienen te worden. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat alleen mutaties getoond worden, die nog geen rekening toegewezen hebben ("zonder toewijzing").

Image Added

De mogelijke opties zijn:

• Fin. rekening nog niet toegewezen = aan de regel is nog geen boeking of rekening toegewezen
• Boeking toegewezen = aan de regel is een boeking toegewezen
• Rekening toegewezen = aan de regel is een rekening toegewezen (bij regels die geen boeking toegewezen kan worden, bijv. huurkosten).
• Reeds gemuteerd = de regels is reeds in de boekhouding verwerkt

Via de checkbox "Details weergeven" kunt u alle informatie zien die aan een regel toegewezen zijn.

Image Added

Hierbij wordt de informatie uit de regels getoond.

Wanneer u de button "Afschrift tonen" klikt, wordt de lijst met de afschriftregels in het onderste gedeelte van het venster desbetreffend geactualiseerd, zo dat alleen de gewenste gegevens getoond worden.

Ophalen van bankafschriften

Markeer de bank, waarvan u het bankafschrift wenst op te halen en klik op de button "Afschrift importeren" in het gedeelte "Auszüge importieren".

Image Added

De import wordt gestart en Jack toont hoe ver de overdracht van de rekeninginformatie vordert.

Image Added

Jack meldt u, hoeveel gegevens ingelezen wordt. Bevestig met "OK".

Image Added

Als resultaat wordt de lijst van de afschriftregels met de nieuwe gegevens gevuld.

Image Added

Ophalen van bankafschriften

Wanneer er geen directe verbinding met de bank mogelijk is, kunt u ook afschriften via een bestand importeren.
De beschrijving hiervan vindt u hier:
Bankaschrift via bestand

Financiële rekening toekennen

In het gedeelte "Financiële rekeningen" kunt u de automatische toewijzing van boekingen en rekeningen triggeren en de herkenningsregels voor terugkerende mutaties definiëren.

Automatisch boeking zoeken

Om voor een bepaalde mutatie de bijbehorende boeking in Jack te vinden, worden de velden "Omschrijving" en het mutatiebedrag naar Jack overgedragen.

Jack gaat nu alsvolgt te werk:

• De omschrijving wordt eerst op getallen gecontroleerd. Zijn er geen getallen in de omschrijving dan kan een boeking niet toegewezen worden.
• Wanneer een getal in de omschrijving staat, wordt deze om een boeking te zoeken gebruikt. Bestaat dit nummer niet als boekingsnummer in Jack, dan kan geen boeking toegekend worden.
• Wanneer Jack op grond van het boekingsnummer een boeking aan de mutatieregel kan toekennen, dan kijkt Jack als volgende naar het afschriftbedrag, omdat het bedrag ook dient overeen te stemmen.
• Jack controleert de volgende zaken:
  • Er moet in de boeking nog een restantbedrag open zijn. Is geen restantbedrag open, dan wordt de boeking niet toegewezen.
  • Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande aanbetalingsbedrag van de boeking vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
  • Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande restantbedrag van de services vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
  • Komen de bedragen overeen, dan vindt er een toekenning aan de afschrifregel plaats.
• Wanneer eer meerdere getallen in de omschrijving van de mutatieregel staan, zoekt Jack voor ieder getal naar een passende boeking.
• Worden passende boekingen gevonden, dan vergelijkt Jack nogmaals zoals hierboven beschreven de bedragen.
• Komen ook de bedragen overeen, pas dan vindt een toekenning aan de mutatieregel plaats.

Herkenningsregels

Via zogenaamde herkenningsregels kunt u vastleggen, welke posities op het afschrift automatisch aan bepaalde rekeningen toegekend moeten worden.
Dit is nuttig bij bijvoorbeeld terugkerende mutaties, zoals de betaling voor huur of lease.
Details over de inrichting van deze herkenningsregels vindt u hier: Handleiding voor herkenningsregels

Tonen van de rekeninginformatie in Jack

In het onderste gedeelte van het venster worden na de import de afzonderlijke mutaties van het bankafschrift getoond.

Image Added

Of aan een mutatie in de lijst al reeds een rekening toegewezen werd of niet, herkent u aan het einde van de regel. Hier ziet u het nummer van de rekening, dat hier bij hoort.
Bovendien wordt de regel met een groen pijl getoond.

Image Added

Regels met dit teken zijn reeds in Jack verwerkt en hoeven niet meer verder bewerkt te worden.

Image Added

Bewerken van de regels in het bankafschrift

Na de import van het bankafschrift zijn aan de afzonderlijke mutaties nog geen rekening of boeking toegewezen.

Wanneer u reeds herkenningsregels aangemaakt heeft, kunt u na de import van het bankafschrift als eerste de button "Automatisch" gebruiken.

Image Added

Op basis van de gemaakte regels en het automatisch zoeken naar boekingen probeert Jack nu, voor iedere mutatie van het bankafschrift de bijbehorende rekening resp. boeking toe te kennen.

Image Added

Zo ziet u in één oogopslag welke mutaties Jack niet heeft kunnen toekennen. Deze regels moeten dan handmatig toegewezen worden.

Gebruikt u hiervoor de rechtermuistoets op één van de mutatieregels. Er zal een contextmenu openen met de volgende mogelijkheden:

• Handmatig rekening toewijzen
• Handmatig boeking toewijzen
• Enkele toewijzing
• Boekingstekst/Kostenplaats toewijzen
• Mutaties exporteren

Image Added

Wanneer u mutaties handmatig aan een rekening dient toe te wijzen, dient u zich af te vragen of deze mutatie vaker in uw bankafschrift voor zal komen en of u hiervoor een herkenningsregel kunt maken. Voert u deze actie vaker uit, dan wordt het aantal mutaties, dat u handmatig dient toe te wijzen, aanzienlijk minder. Dit minimaliseert uw werk voor de verwerking van het bankafschrift.

Wanneer u op de button "nu verboeken" klikt, worden de gegevens in Jack ingelezen en bijbehorend verwerkt. Daardoor wordt bijvoorbeeld een openstaande post voor een klantboeking met een klantbetaling afgeletterd.

Handmatig rekening toewijzen

Geef hier handmatig een rekening op, waarop de mutatie geboekt dient te worden.
De bijbehorende zoeklijst toont de rekening uit uw rekeningschema.

Image Added

Selecteer een rekening en bevestig uw selectie met "OK". De desbetreffende rekening wordt aan de mutatie toegewezen.

Handmatig boeking toewijzen

Geef hier handmatig een boeking in, waarop de mutatie geboekt dient te worden, bijv. wanneer de klant de aanbetaling voor een reis betaald.

Image Added

In het bovenste gedeelte worden de gegevens van de mutatie getoond. In het veld "Boek.nr." geeft u een bestaande Jack Plus boekingsnummer in en bevestig met "OK".
Bij het verwerken wordt de mutatie aan deze boeking toegewezen.

Enkele toewijzing

Via deze functie kunt u een toewijzing ongedaan maken, zolang de verwerking van deze mutatie nog niet doorgevoerd werd.

Boekingstekst/Kostenplaats toewijzen

Jack Plus vult bij het boeken normaliter een standaardtekst voor de ingave in het journaal/grootboek.
Met deze functie kunt u deze boekingstekst handmatig wijzigen.

Image Added

Tevens kunt u hier een kostenplaats voor Debit en Credit rekening ingeven.
Dit houdt wel in dat u met kostenplaatsen werkt.

Mutaties verwijderen

Eventueel kunt u met Ctrl+Shift en rechtermuisknop op een regel klikken. U krijgt dan een uitgebreider overzicht te zien waar u ook kunt kiezen voor mutatie verwijderen.

Mutaties exporteren

Deze functie "Mutaties exporteren" laat u toe, de afzonderlijke mutaties in een XML document op te slaan.
Wanneer u deze functie gebruikt, opent er een Windows Verkenner venster, waarin u kunt aangeven, waar het bestand opgeslagen dient te worden.

Verwerken van verzamelbetalingen

Het komt altijd voor, dat uit de kant van de klant, maar ook van de kant van de touroperator, verzamelbetalingen gebruikt worden.
Bij verzamelbetalingen kan echter niet zonder verdere verwerking zoals hierboven beschreven gemaakt worden. Om verzamelbetalingen correct via onlinebanking te verwerken, moet u met tussenrekeningen werken.

Verzamelbetaling klant

Bij de verzamelbetaling van een klant dient u onder "Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema" en desbetreffende verzamelrekening aan te maken.
In onlinebanking wordt dan het betaalde bedrag op deze rekening geboekt.
Daarop volgend moet in de afzonderlijke boekingen een klantenbetaling op deze tussenrekening gemaakt worden. Daartoe benodigd u evenals een eigen betalingstype, die u onder "Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen" kunt aanmaken.

Voorbeeld:
De klant Janssen heeft twee openstaande boekingen, één keer boeking 1001 met een openstaand bedrag van € 500, eenmaal een boeking 1002 van € 600. De klant betaald nu € 1100 aan het reisbureau.
In onlinebanking kunt u nu alleen handmatig de tussenrekening als rekening toewijzen.
Daarna roept u de boeking 1001 op en voegt een klantenbetaling van € 500 met de bijbehorende betalingstype. Hetzelfde doet u nu voor boeking 1002.
Hiermee zijn nu de tegenrekening en de boekingen afgeletterd.

Verzamelbetaling touropator

Bij een verzamelbetaling aan de touroperator dienen ten eerste voor iedere touroperator een afzonderlijke herkenningsregel aangemaakt te worden.
Aan iedere regel wijst u als rekening de tussenrekening toe.
Wanneer de verzamelbetaling in onlinebanking bevindt, wordt de juiste rekening toegewezen en de verboeking kan gestart worden.
Hiermee heeft u de verzamelbetaling op de tussenrekening geparkeerd en moet u via de touroperator afrekening weer afgeletterd worden.

Hierbij handelt u ten eerste zoals bij een normale touroperator betaling en zoekt u de bijbehorende boekingen.
Bij de verwerking geeft u echter niet de bankrekening op, maar de tussenrekening.
Hiermee lettert u de rekening weer tegen elkaar af.

Samenvatting van hoe het bankafschrift ingelezen wordt

•De omschrijving wordt eerst op getallen gecontroleerd. Zijn er geen getallen in de omschrijving dan kan een boeking niet toegewezen worden.
•Wanneer een getal in de omschrijving staat, wordt deze om een boeking te zoeken gebruikt. Bestaat dit nummer niet als boekingsnummer in Jack, dan kan geen boeking toegekend worden.
•Wanneer Jack op grond van het boekingsnummer een boeking aan de mutatieregel kan toekennen, dan kijkt Jack als volgende naar het afschriftbedrag, omdat het bedrag ook dient overeen te stemmen.
•Jack controleert de volgende zaken:
•Er moet in de boeking nog een restantbedrag open zijn. Is geen restantbedrag open, dan wordt de boeking niet toegewezen.
•Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande aanbetalingsbedrag van de boeking vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
•Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande restantbedrag van de services vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden).
•Komen de bedragen overeen, dan vindt er een toekenning aan de afschrifregel plaats.
•Wanneer eer meerdere getallen in de omschrijving van de mutatieregel staan, zoekt Jack voor ieder getal naar een passende boeking.
•Worden passende boekingen gevonden, dan vergelijkt Jack nogmaals zoals hierboven beschreven de bedragen.
•Komen ook de bedragen overeen, pas dan vindt een toekenning aan de mutatieregel plaats.