<Buchhaltung - Offene Posten>
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Dies ist ohne das Modul der OP-Verwaltung nicht ohne weiteres möglich, da die anderen Jack Funktionen nicht rückwirkend auf einen bestimmten Tag blicken können. Die stichtagsbezogene OP-Verwaltung liefert eine klare Aufstellung über die einstmals noch offenen Posten der Debitoren / Kreditoren.
Die OP-Liste kann nach verschiedenen Kriterien eingegrenzt und sortiert werden. Die Eingrenzungskriterien werden mit einer mathematischen Und-Verknüpfung verbunden.
<_Konto>_ Hier erfassen Sie den Bereich der darzustellenden OP-Konten
Zum Eintragen des Kontenbereichs können Sie auch mit <?> und <Tab> die Kontensuchliste nutzen, falls Sie nicht sofort die Kontonummer wissen.
<_OP-Nummer> _ Hier können Sie gezielt nach einer bestimmten OP-Nummer suchen, falls Sie sie kennen.
<Buchungsdatum_> _ Hier tragen Sie den Buchungszeitraum der gewünschten OPs ein. Unter dem Buchungsdatum versteht man hier nicht das Datum, zu dem der Journaleintrag des OPs im Journal steht (Belegdatum), sondern das Datum, an dem dieser Journaleintrag erzeugt wurde. Es handelt sich also eher um ein Datum der History, statt um ein buchhalterisches Datum.
<_Belegdatum> _ Geben Sie hier den Zeitraum des gewünschten Belegdatums ein. Es handelt sich hier um das Datum, zu dem der Buchungssatz des OP im Journal steht.
<_Abreisedatum>_ Hier können Sie nach Abreisezeitraum eingrenzen, falls es sich um vorgangsgebundene OPs handelt. Die Verwaltung offener Kundenzahlungen und Veranstalterabrechnungen erfolgt aber nicht über die OP-Verwaltung, sondern über <Vorgang - Zahlung Kunde> sowie über <Vorgang - Veranstalterabrechnung> zu verwalten (s. u.).
<_Infofeld>_ Hier können Sie nach dem Infofeld (kleines Feld nach dem Text und vor dem Betrag bei der Erfassung (s. <Buchhaltung - Buchen>, Offene Posten) eingrenzen.
<_Fälligkeitsdatum> _ Hier können Sie nach Fälligkeitszeitraum der darzustellenden OPs eingrenzen.
<_Betrag>_ Hier können Sie nach einer gewissen Betragsspanne eingrenzen, wenn Sie z. B. nur solche OPs sehen möchten, deren Betrag über 10,-€ liegt.
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Die <OP-Liste> zeigt alle OPs an, sortiert nach Konto und Belegnummer. Hier handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung (es wird nur der Haupt-OP und der Endstand eines OPs dargestellt), die Ihnen den aktuellen Stand aller einzelnen OPs zeigt.
Normalerweise werden offene Zahlungen in Bezug auf Ihre Kundenzahlungen in Jack über die Funktion <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> bzw. <Vorgang - Veranstalterabrechnung> überwacht. Mit diesen beiden Funktionen nutzen Sie alle Kontrollmöglich keiten der Software, die auf der Vorgangsverwaltung, statt auf der Buchhaltung basieren.
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- bei Kreditoren bedeutet ein negativer Betrag Verbindlichkeiten: Die Eingangsrechnung ist erfasst, der Zahlbetrag an den Veranstalter aber noch nicht beglichen. Ein positiver Betrag bedeutet hingegen Forderungen: Einer geleisteten Anzahlung steht noch keine Eingangsrechnung gegenüber.
- Bei Debitoren bedeutet ein negativer Betrag ebenfalls Verbindlichkeiten: Der Kunde hat bereits gezahlt, während die Eingangsrechnung des Veranstalters noch nicht erfasst ist. Ein positiver Betrag bedeutet auch hier Forderungen: Die Eingangsrechnung des Veranstalters ist erfasst, aber der Kunde hat noch nicht gezahlt.
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Mit der Option <OP-Bewegung> erhalten Sie eine Liste aller OPs, inklusive der Bewegungsdaten (einzelne Buchungen / Journaleinträge auf dem OP), sortiert nach Konto und Belegnummer. Hier handelt es sich um die ausführliche Darstellung. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der ersten Zeile einer OP-Nummer um den Haupt-OP / Endstand handelt.
Die unter der 1. Zeile, also unter der „Überschrift" stehenden Einträge in der Liste zu diesem Haupt-OP sind die „Bewegungsdaten".
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Mit der Option <Fälligkeit> wird die Liste der OPs nach Fälligkeit (ohne Bewegungsdaten) sortiert. Sie erhalten wiederum nur den Haupt-OP / Endstand.
Hier kann die Ausgabe zusätzlich auf entweder alle oder nur auf die offenen oder nur auf die ausgeglichenen OPs beschränkt werden.
Die Bildschirmdarstellung der Liste ist fest in Jack vorgegeben. Die Ausgabe am Drucker oder als Druckvorschau kann dagegen individuell angepasst werden. Wenden Sie sich bitte dafür an Bewotec.
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Kontextmenü und Symbolleiste zu den Offenen Posten
Alle Datensätze der Liste können über ein Kontextmenü direkt bearbeitet werden. Klicken Sie die betreffende Zeile mit der rechten Maustaste an, und das Kontextmenü erscheint.
<_Eintrag ändern>_ Sie können einige Daten eines OPs ändern, die sich nicht auf den eigentlichen Journaleintrag beziehen. Es erscheint ein neues Eingabefenster.
Der Betrag des HauptOPs kann nicht geändert werden, da er aus der Summe der OP-Bewegungen entsteht.
Ändern Sie die OP-Nummer eines OPs, ändert Jack bei allen dazugehörigen BewegungsOPs ebenfalls die Nummer.
Wird bei BewegungsOPs die Nummer geändert, wird dieser BewegungsOP einem neuen OP zugeordnet (falls es solch einen mit der neuen Nummer schon gibt), oder es wird ein neuer OP angelegt. Werden alle Bewegungen geändert, wird auch der eigentliche OP geändert.
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Alle Daten der Liste werden ausgedruckt.
Die Liste wird geschlossen / verlassen.
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Die Jack OP-Verwaltung ist in erster Linie für alle Offenen Posten gedacht, die nicht vorgangsbezogen sind. Im Bereich der Reisevorgänge bietet Jack komfortablere Möglichkeiten, um offene Zahlungen komfortabel und losgelöst von Konten zu überblicken und zu kontrollieren (siehe <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> für offene Kundenzahlungen, sowie <Vorgang - Veranstalterabrechnung> für offene Veranstalterzahlungen etc.).
Alle Konten, die Sie über die OP-Verwaltung bearbeiten wollen, müssen unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> als <OP-Konto> definiert worden sein.
Unter <Buchhaltung - Buchen> erscheint bei der Buchung einer nicht-vorgangsbezogenen Eingangsrechnung (z. B. Fahrzeugkosten an Kreditor XY), ein Fenster <Offene Posten Modus: Neuer Eintrag>, in dem ein neuer OP-Eintrag vorgeschlagen wird. Dabei wird die Belegnummer aus der Maske <Buchhaltung - Buchen> als OP-Nummer vorgeschlagen. Diesen Vorschlag können Sie überschreiben. Achten Sie darauf, dass Sie bei weiteren Berührungen dieses OPs dann die hier eingetragene OP-Nummer auch verwenden müssen!
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Wenn Sie später den offenen Betrag bezahlen wollen (z. B. Buchungssatz Kreditor XY an Bank), erscheint in der Maske <Buchhaltung - Buchen> wieder das Fenster <Offene Posten Modus: Neuer Eintrag>. In diesem Fenster sehen Sie dann alle offenen Posten aufgelistet, darunter auch denjenigen, den Sie einstmals mit der Kreditorenrechnung erzeugt hatten.
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Openstaande posten administratie.
Onder de gebruikers van Jack is er, vooral in de periode van de jaarafsluiting, behoefte aan een nader inzicht in de debiteuren en crediteurenadministratie.
Hiertoe is bij Bewotec de openstaande posten administratie doorontwikkeld.
Het is nu mogelijk geworden historische lijsten te draaien op een latere datum.
Aan mutaties die vanuit de boekingsadministratie worden doorgegeven aan de financiële administratie worden nu boekingstypes meegegeven die het mogelijk maken specificaties op te vragen van de openstaande posten in de debiteuren en de crediteurenadministratie. Daarbij gaan we ervan uit dat in uw administratie alle debiteuren en crediteurenrekeningen als openstaande posten rekening zijn gedefinieerd.
U kunt dit nazien middels de functie Boekhouding / lijsten / grootboekrekeningen.
Achter de rekeningnaam is aangegeven of er sprake is van een op rekening
( OP = ja). Indien dat niet het geval is, zal de volgende functie dit automatisch voor u corrigeren.
Indien u na de update voor het eerst naar de OP-administratie gaat, zal het volgende scherm verschijnen:
De functie corrigeert alle OP-items en vult deze aan met de noodzakelijke informatie. We maken er u op attent, dat alle handmatig gewijzigde teksten in de OP-regels (indien u deze al eerder gebruikt hebt) door de standaardinformatie aangepast zal worden. Om te kunnen garanderen, dat de gewenste lijsten bij de eindejaarsprocedure goede resultaten leveren, moet deze correctie éénmalig gestart worden.
Het keuzescherm voor de selectie van de openstaande posten is te vinden onder
Boekhouding / Openstaande posten
Het volgende scherm komt dan op:
U ziet dat er een groot aantal mogelijkheden bestaat om een bepaalde selectie te maken. Het is mogelijk te selecteren op debiteuren en crediteurennummers, op vertrekdatum, op referentiedatum (datum waarop mutatie in de administratie is opgenomen, dit is niet de datum van de mutatie) etc.
Daarnaast kunt u de boekingstypes aangeven waarop de selectie gemaakt moet worden.
Wij geven een aantal zinvolle voorbeelden waarbij wij de volgende uitgangspunten hanteren:
De debiteurennummers bevinden zich binnen de volgende reeks:
100000 – 159999
De crediteurennummers bevinden zich in de volgende reeks:
160000 – 169999
OPENSTAANDE POSTEN DEBITEUREN
Aan het eind van het boekjaar is er een totaal bedrag te zien op de verzamelrekening debiteuren. Het totaal per debiteur kan opgevraagd worden door de lijst rekeningen met saldo uit te draaien. Het was tot nu toe niet mogelijk om een aansluitende specificatie te krijgen van de onderliggende openstaande boekingen per debiteur.
Om deze lijst te krijgen moeten de volgende variabelen worden ingegeven:
Deze selectie produceert een lijst per openstaande boeking die in totaal aansluit met het debiteurensaldo per 31 december 2004.
Het is hier niet nodig hier een boekingstype aan te geven, men heeft de selectie al beperkt tot de debiteuren. We hebben als referentie datum 01.01.2001 genomen omdat het in theorie mogelijk is dat er zeer oude openstaande posten onbetaald zijn.
Hiermee heeft u de aansluiting met de debiteurenlijst
ONTVANGEN AANBETALINGEN
Een andere nuttige lijst is de ontvangen aanbetalingen op reizen die na balansdatum vertrekken. Dit is vooral van belang voor reisbureaus die op vertrekdatum werken.
De selectie is dan als volgt:
Wij vragen hier feitelijk: geef mij alle mutaties van alle debiteuren waarvan in het boekjaar 2004 een mutatie is geweest en waarvan de vertrekdatum pas in het jaar 2005 valt. Op deze manier is het mogelijk de debiteuren te splitsen in aanbetalingen en "normale" debiteuren.
OPENSTAANDE POSTEN CREDITEUREN
Aan het eind van het boekjaar is er een totaal bedrag te zien op de verzamelrekening crediteuren. Het totaal per crediteur kan opgevraagd worden door de lijst rekeningen met saldo uit te draaien. Het was tot nu toe niet mogelijk om een aansluitende specificatie te krijgen van de onderliggende openstaande boekingen per crediteur.
Om deze lijst te krijgen moeten de volgende variabelen worden ingegeven:
Deze selectie produceert een lijst per openstaande boeking die in totaal aansluit met het crediteuren per 31 december 2004.
Het is hier niet nodig hier een boekingstype aan te geven, men heeft de selectie al beperkt tot de crediteuren.
Hiermee heeft u de aansluiting met de crediteurenlijst.
VOORUITGEBOEKTE INKOOP
Het komt vaak voor dat de inkoop van een touroperator al ruimschoots voor de vertrekdatum is ontvangen en geboekt. Als boekingsdatum wordt vaak de datum van de inkoopfactuur gebruikt. De winst wordt veelal wel op vertrekdatum geboekt.
Om inzicht te krijgen in de vooruitgeboekte inkoop is de volgende selectie te maken:
In woorden: Geef mij alle crediteurenmutaties zonder de reeds gedane betalingen tot en met de datum 31 december 2004 die betrekking hebben op reizen in het jaar 2005. Ofwel, geef de vooruitgeboekte inkoop.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van mogelijke rapportages uit de openstaande posten administratie.
De mogelijkheden voor het selecteren zijn zeer uitgebreid en door deze nieuwe optie is een belangrijke verbetering in de programmatuur gerealiseerd.