...
De afrekening met de reisagent doet u hier in deze menu-optie. Daarbij kan op vertrek- resp. boekingsperiode geselecteerd worden, evenals op klantnummers en agentnummers. Met klanten- en agentnummers wordt de Jack klantnummer bedoeld.
Een vereiste voor het werken met de agentenafrekening zijn de correcte instellingen in het klantenprofile van de
Voraussetzung für das Arbeiten mit der Agenturabrechnung ist das korrekte Einstellen der Kundenprofile Ihrer Unteragenturen. Dabei müssen Sie folgende Schritte gehen:
<Kunden - Erfassen Reisebüro>
Sie erfassen Ihre Unteragenturen in Jack als Reisebürokunden. Im Button <Provision> am unteren Fensterrand hinterlegen Sie das Provisionsschema dieser Agentur (siehe auch <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Provision>). Dabei können Sie die Provisionen abhängig vom Veranstalter, Produktarten sowie weiteren Kriterien definieren, und zwar sowohl für Veranstalterleistungen als auch für Serviceentgelte, an denen Sie ggf. das Reisebüro ebenfalls beteiligen möchten (siehe auch <Kunden - Erfassen Reisebüro>).
...
Die Zuordnung zu einem Reisebüro erfolgt auf der Karteikarte <Zusatz> bei der Bearbeitung des Kundenprofils. Dort gibt es unter <Gehört zu Kundennummer> das Feld <Agentur>, in dem Sie bitte die Jack Kundennummer des Reisebüros eintragen.
Dadurch weiß Jack, dass dieser Endkunde eigentlich über ein anderes Reisebüro gebucht wurde, bei dem ein bestimmtes Provisionsschema hinterlegt ist. Dadurch wird automatisch in allen Preisen in der Reiseanmeldung des Endkunden die Provision an die Unteragentur errechnet, die ihr aufgrund ihres Provisionsschemas zusteht.
Agenturvorgänge können nur dann korrekt erzeugt werden, wenn in den Agenturdaten des Kundenprofils einer Agentur im Feld <Veranstalter für Agenturabrechnung> auch ein Veranstalterkürzel eingetragen ist. Beim Erzeugen der Agenturvorgänge werden dann die Abrechnungspreise als Leistungen dieses Veranstalters erzeugt.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung auf Leistungen einschränken, bei denen z. B. die Veranstalterabrechnung schon gemacht wurde, und/ oder die Veranstalterzahlung, und/oder die Kundenzahlung schon erledigt ist, und/oder die Sammelfakturierung schon komplett erledigt wurde.
...
Da es sich um automatisch anzulegende Buchungen handelt, sollte auch immer eine aussagekräftige Reisebeschreibung verwendet werden (z. B. „Agenturabrechnung Oktober 200X"). Damit lassen sich diese Agenturvorgänge später leichter in der Vorgangssuche wiederfinden.
Die über die Agenturvorgänge mit dem Button <Erzeugen> angelegten Leistungen werden später vollautomatisch über die Sammelfakturierung gebucht (siehe <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierungklantenprofiel van de agenten die bij u boeken. Hierbij moet u de volgende stappen uitvoeren:
<Klanten - Toevoegen reisbureau>
U maakt uw agenten in Jack aan alszijnde reisbureauklanten. Met de button <Commissie> in het onderste deel van het venster legt u de commissieregeling voor deze agent vast (zie ook <Bestand - Parameters - Klantenparameters - Commissie>). Hier kunt de commissie afhankelijk van touroperator, producttype evenals overige criteria definiëren, en tevens voor services almede ook voor fees, voor ieder reisbureau afzonderlijke welke hieraan mag deelnemen (zie ook <Klanten - Toevoegen reisbureau>).
Daarvoor moet in de agentgegevens van het reisbureau (via de button <Agent> in de klantenkaart van het reisbureau helemaal onderaan) tenminste het agentennummer en de touroperator voor de agentenafrekening gevuld zijn.
Iedere boekende eindklant, die dan later via deze agent boekt, moet in zijn klantenprofiel de koppeling naar de agent hebben.
Deze toewijzing aan een reisbureau wordt gedaan op het tabblad <Extra> bij de bewerking van de klantenkaart. Daar vindt u onder <Gelinked aan> het veld <Agent>, waarin u het Jack klantennummer van het reisbureau kunt ingeven.
Daardoor weet Jack, dat deze eindklant eigenlijk via een ander reisbureau geboekt wordt, waarin een bepaalde commissieregeling aangemaakt is. Daardoor wordt automatisch in alle prijzen in de boeking van de eindklant de provisie aan de agent doorberekend, die hij op grond van zijn commissieregeling zou krijgen.
Agenten boekingen kunnen alleen dan correct worden aangemaakt, wanneer in de agentgegevens van de klantenkaart een agent in het veld <TO voor afrekening agentschap> ook een touroperatorcode ingevuld is. Bij het maken van een agentenboeking worden dan de verkoopprijzen als services van deze touroperator gemaakt.
Daarnaast kunt u de berekening op serviceniveau beperken, waarbij bijv. de touroperatorafrekening reeds gemaakt werd, en/of de touroperatorbetaling, en/of de klantenbetaling reeds gedaan is, en/of de verzamelfactuur reeds compleet gemaakt werd.
Daar het hier gaat om automatisch gecreëerde boekingen gaat, dient ook altijd een kort maar krachtige reisbeschrijving gebruikt te worden (bijv. "Agenten afrekening Oktober 2010"). Hiermee kunt u later deze agenten boekingen eenvoudiger bij het zoeken terug vinden.
De services in de agentenboekingen die met de button <Aanmaken> zijn aangemaakt, worden later vol automatisch via de verzamelfactuur geboekt (zie <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur...>).