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Zusteuern von Text Dateien (externe Dokumente) zu Reports unter Berücksichtigung einer Logik.
In DaVinci können über den Ex Doc Attacher einem Report PDF-Anhänge zugesteuert werden.
Hierbei kann der Anwender aus verschiedenen Zuweisungskriterien auswählen, unter welcher Bedingung das externe Dokument einem bestimmten Report beigefügt werden soll.
Exemplarisch werden zwei Bedingungen im Ex Doc-Attacher hinterlegt.
Bei zutreffender Bedingung wurde das hinterlegte PDF-Dokument dem Report zugesteuert und beim angestoßenen Reportversand mit angehangen.
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Externe Dokumente werden in den Systemeinstellungen unter Basisdaten/Reisen in der Rubrik Documents registriert und verwaltet.
Mit rechtem Mausklick und dem Menüpunkt „Neue" können externe Dokumente eingebunden werden.
Eingabefelder:
Code: Für jedes Dokument soll ein eindeutiger Code (max. 10 Zeichen) vergeben werden
Type:Auswahl Externe Dokumente zur Benutzung im Ex Doc Attacher
Bezeichnung:Frei definierbarer „sprechender" Name
Filpath:Hinterlegung des Pfades, um auf das PDF zugreifen zu können
Disabled: ein aktiviertes Flag bedeutet, dass Dokumente im Ex Doc Attacher (Externe Dokumente) nicht mehr ausgewählt werden können, Zuweisungen welche bei nicht aktiviertem Flag erstellt wurden, werden durch das aktivieren des Flags vollständig ausgeblendet.
Beispielanlage auf der Konzeptdatenbank.
Hinweis: Es ist ratsam, die Dokumentennamen möglichst kurz zu halten.
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Unter Konfiguration Menüpunkt Ausgabe und Externe Dokumente wird der Ex Doc Attacher geöffnet.
Das Modul Ex Doc Attacher ist in mehrere Bereiche aufgeteilt.
Ganz links können Filterkriterien konfiguriert werden. Hier kann anhand des gewählten Filterkriteriums aus den hinterlegten PDF-Logiken mit dem Button „Suchen" eine bestimmte gesucht werden. Wird kein Filterkriterium gewählt, werden alle angezeigt.
In der Mitte wird das PDF eingebunden, das bei bestimmten Vorgangskriterien zu einem Drucktyp, je nach Druckwiederholung, zugesteuert wird.
Ganz rechts werden die Details der markierten PDF-Logik ausgewiesen.
Die Ausgabehistorie zu einer PDF-Logik wird bei Markierung ganz unten im Modul angezeigt.
In der Filterebene rechts auf dem Reiter „Buchungscode" wird jeweils angezeigt, zu welchem Buchungscode ein hinterlegtes PDF zugesteuert werden würde. Sie stellt eine andere Art der Suche dar.
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Mit rechtem Mausklick auf der linken Ebene können Filterkriterien hinterlegt werden, nach denen hinterlegte PDF-Logiken gesucht werden können.
Auf der Konzeptdatenbank wurden exemplarisch alle möglichen Filterkriterien zur Anzeige gebracht.
Zu den Suchkriterien können in der ersten Drop Down box per Vorzeichen Eingrenzungen gesetzt werden:
X-Y alle= genaue Treffer> größer als oder < kleiner als etc.
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Im Mittelteil des Modules wird via rechter Maustaste und Menüpunkt „Neue" ein PDF-Logik hinterlegt.
Externe Dokumente können einem bestimmten Reporttyp, wie zum Beispiel Bestätigung und/oder Rechnung, zugewiesen werden. Um nur bei bestimmten Buchungen den Versand des externen Dokumentes als Reportanhang beizusteuern, können Vorgangskriterien hinterlegt werden. Nur wenn diese zutreffen, wird das hinterlegte PDF angestoßen.
Genau wie beim Dokumentenversand ist es möglich zu bestimmen, ob das Dokument jedesmal, nur einmalig oder bei bestimmten Änderungen in der Buchung angestoßen werden soll.
Eingabefelder Zuweisungsparameter:
Name:freie Eingabe möglich
Dokument:das in den Basisdaten/Reisen hinterlegte Dokument kann ausgewählt werden
Druck pro:Wahl zwischen Teilnehmer, Leistung und Vorgang
Drucktyp:die unter Output Management hinterlegten Dokumententypen können ausgewählt werden
Ausgabe an:Art der Ausgabe: Mail, Printer, Fax; auch eine Mehrfachauswahl ist möglich
Vorgangskriterien:
Hier wählt der Anwender die Vorgangskriterien, die erfüllt sein müssen, um das zugewiesene PDF anzusteuern.
Druckwiederholung:
Als Druckwiederholung kann eingestellt werden, dass immer, nur einmalig oder nach einer bestimmten Änderung (Auswahl der vorhandenen Kriterien) wie zum Beispiel von Flug oder Kabinennummer, Buchungsstatus, Teilnehmernamen oder Hinzufügen und Löschen eines Teilnehmers, das externe Dokument mit angestoßen werden soll.
Exemplarische Anlage des Russlandvisums. Es soll bei der ersten Bestätigung/Rechnung pro Teilnehmer an die Email angehangen werden, immer wenn der Buchungscode KAL-SIM gebucht wird.
Exemplarische Anlage einer Versicherungspolice. Sie soll pro Vorgang an die Bestätigung/Rechnung angehangen werden und per Mail versendet werden, immer wenn eine Versicherung gebucht wurde. Nach jeder Änderung der Buchung, bei der der Buchungspreis oder die Teilnehmernamen geändert wurden, soll sie erneut angestoßen werden.
Beispielbuchung Vorgang 230 Flug und Versicherung.
Die Bestätigung/Rechnung wird angestoßen, die Versicherungspolice wurde angehangen. Wird der Vorgang umgebucht und entweder der Buchungspreis oder der Teilnehmername geändert, würde die Versicherungspolice erneut angehangen.
Exemplarische Buchung 231 des Buchungscodes KAL-SIM ohne Versicherungsleistung.
Der Rechnung/Bestätigung wird nur der Visaantrag pro Teilnehmer angehangen.
Wird der Vorgang umgebucht und die Bestätigung/Rechnung erneut angestoßen, wird das Visum nicht erneut angehangen, da die Einstellung „einmalig senden" gewählt wurde.
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Das Dialogfenster Zuweisung Externes Dokument wurde um das Kriterium „Agenturtyp" erweitert.
Via Drop Down kann hier zwischen dem Agenturtyp Vermittler und Veranstalter gewählt werden
So kann beispielsweise je Agenturtyp ein anderes Dokument zugesteuert werden.
In der Agentur ist dieses Kriterium unter dem Reiter Agentur/Reisebüro in der Rubrik Abrechnung ebenfalls ergänzt worden.
Bsp. Agentur 2 mit Agenturtyp Veranstalter Agentur 3 mit Agenturtyp Vermittler
Exemplarische Buchung 201 mit der Agentur 2 (Agenturtyp Veranstalter).
Die Rechnung wurde per Mail an das Reisebüro gesendet. Als externes Dokument wurde der beim Agenturtyp Veranstalter hinterlegte Sicherungsschein VAEN angehangen.
Exemplarische Buchung 202 mit der Agentur 3 (Agenturtyp Vermittler).
Die Rechnung wurde per Mail an den Kunden gesendet. Als externes Dokument wurde der beim Agenturtyp Vermittler hinterlegte Sicherungsschein VMDE angehangen.
