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Mit der Dokumentenverwaltung können Sie einfach und schnell zu einem Kunden oder zu einem Vorgang gehörende Dokumente direkt in Jack anhängen und verwalten. Die Dokumentenverwaltung wird von Bewotec als Zusatzmodul angeboten.
Arbeiten Sie mit der Dokumentenverwaltung, können Sie mit der rechten Maustaste in die Dokumentenliste des geöffneten Kunden verzweigen.
Die Dokumentenverwaltung besteht aus einem Ordner < DO >, der im Jack Hauptverzeichnis angelegt wird. In der Datenbank werden der Dateiname, das Datum, an dem die Datei in die Dokumentenverwaltung aufgenommen wurde, die Beschreibung, die Kundennummer und die eventuell zugeordnete Buchungsnummer gespeichert.
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Feldbeschreibungen
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Die Dokumentenverwaltung kann an mehreren Stellen in Jack über das Kontextmenü aufgerufen werden:
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Kundenprofil
Wird die Verwaltung aus einem Kundenprofil heraus geöffnet, beziehen sich alle Dokumente auf den gerade geöffneten Kunden, d.h., nur die Dokumente, die im Kundenprofil hinterlegt werden, sind sichtbar.
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< Vorgang - Reiseanmeldung >
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Wird die Verwaltung aus einem Vorgang heraus geöffnet, beziehen sich alle Dokumente auf die gerade geöffnete Anmeldung, d.h., nur die Dokumente, die im Vorgang hinterlegt werden, sind sichtbar.
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< Kundensuche > / < Vorgangssuche >
Je nachdem, welche Karteikarte aktiv ist, wird die Dokumentenverwaltung entweder kundenbezogen oder vorgangsbezogen geöffnet.
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Hinzufügen neuer Dokumente
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Zusätzlich kann eine Beschreibung zum Dokument erfasst werden.
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Kopie von Dokument in Verwaltung von Jack einfügen
< Kopie von Dokument in Verwaltung von Jack einfügen >
Vom Originaldokument wird eine Kopie erstellt, die in das angegebene Verzeichnis kopiert wird. Das Originaldokument steht am ursprünglichen Ort immer noch bereit. Nachträgliche Änderungen, die im Originaldokument - also nicht aus der Dokumentenverwaltung heraus - gemacht werden, werden nicht berücksichtigt.
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Dokument in Verwaltung von Jack verschieben
< Dokument in Verwaltung von Jack verschieben >
Das Originaldokument wird komplett in das Jack Dokumentenverzeichnis verschoben. Legen Sie ein neues Dokument an, wird dies als Originaldokument in der Jack Dokumentenverwaltung angelegt.
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Dokument nur verklinken, nicht in Verwaltung einfügen
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Das Verzeichnis wird entsprechend dem Einfügedatum gewählt, d.h., auch wenn ein Dokument im Dezember 2005 erstellt wurde, wird es beim Einfügen im Februar 2006 im Unterverzeichnis 200602 landen. Sie können auch den Dateinamen im Jack Dokumentenverzeichnis ändern, wenn die Vorgänge nicht nur verlinkt sind. Wir empfehlen aber auf jeden Fall, Jahreszahl, Monat und Tag zu belassen.
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Ändern und Öffnen eines Dokumentes
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Der Dokumenteninhalt kann nur auf der Dokumentenliste über die Schaltfläche < Öffnen > geändert werden.
Mit Klick auf < Öffnen > können Sie das hinterlegte Dokument öffnen und entsprechend ändern. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei einer Kopie nur in dem Dokument gespeichert werden, das Sie über die Dokumentenverwaltung auch wirklich geöffnet haben. Ist das Dokument als Originaldokument oder lediglich verlinkt in der Jack Verwaltung, existiert es nur einmal dort. Folglich erscheinen alle Änderungen nur dort. Handelt es sich um eine Kopie eines Dokumentes, die nochmals an einer anderen Stelle Ihres Netzwerkes vorhanden ist, wird auch wirklich nur die Kopie verändert, das Ursprungsdokument bleibt unverändert.
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Löschen eines Dokuments
Ein Dokument kann nur von demjenigen gelöscht werden, der es auch erfasst hatte. Kicken Sie auf < Löschen >, um ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung zu löschen. Es wird zunächst gefragt, ob Sie den Eintrag aus der Datenbank löschen möchten. Ist es als Originaldokument vorhanden, werden sowohl der Datenbankeintrag als auch die im Dokumentenverzeichnis stehende Datei gelöscht.
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Drag & Drop
Um ein Dokument mit Hilfe von Drag & Drop bei einem Kunden oder einem Vorgang zu hinterlegen müssen Sie wie folgt vorgehen.
Öffnen Sie den Vorgang / Kunden. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) öffnen Sie die Dokumentenverwaltung.
Danach wechseln Sie z.B. nach Outlook, nehmen eine Mail und ziehen sie auf das Jack Plus Symbol.
Nun wird Jack angezeigt, mit der geöffneten Dokumentenverwaltung. Sie können die Mail nun auf der Dokumentenverwaltung los lassen. Es öffnet sich die Erfassungsmaske für Dokumente. Hier wählen Sie aus, wie das Dokument in die Verwaltung aufgenommen werden soll (siehe oben).
Und bestätigen dies mit OK.
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