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Gutscheinverwaltung in Jack
Voraussetzungen: Veranstalter für Reisegutscheine
Voraussetzungen: Zahlungsart für einzulösende Reisegutscheine
Erfassen eines Reisegutscheins in einer Reiseanmeldung
Druck einer Rechnung
Druck eines Reisegutscheins
Einlösen eines gekauften Reisegutscheins
Arbeiten Sie mit der Gutscheinverwaltung (Zusatzmodul!) und möchten einen bereits erfassten Gutschein drucken, gehen Sie in <Vorgang - Gutscheindruck>. Zuvor muss der Vorgang des zu druckende druckenden Gutscheins in der Statusleiste aktiv sein (siehe auch Kapitel <Vorgang - Reiseanmeldung - Karteikarte <Leistungen> - mögliche Leistungsmasken in Jack>).
Im oberen Feld finden Sie Informationen zur Gutscheinbuchung. Im unteren Maskenfeld erkennen Sie <Neue Rechnungspositionen>.
Sie können den Gutscheindruck zunächst als <Vorschau> am Bildschirm darstellen lassen.
Klicken Sie auf <Drucker>, wird automatisch <Abschluß> vorgeschlagen.1)
- Hier können Sie einen hinterlegten Drucker auwählen
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- Hier gelangen Sie ins Belegwesen und können bereits gedruckte = fakturierte Gutscheine nachdrucken.
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Der Abschlussdruck für erfasste Gutscheinvorgänge ist unbedingt erforderlich und bedeutet das automatische Buchen des Gutscheinwertes auf das hinterlegte Gutscheinkonto. |
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Gutscheinverwaltung in Jack
Das Geschäft mit Gutscheinen erfordert 2 Jack Vorgänge. Im ersten Vorgang erfassen Sie den Kauf eines Gutscheins und die Zahlung für diesen Gutschein. Löst ein Kunde den Gutschein zur Zahlung ein, wird der Gutschein als Zahlmittel in der Jack Kundenzahlung verwendet.
Dabei gibt es Listen und Auswertungen, die Ihnen jederzeit den Überblick über alle verkauften Gutscheine geben, die noch zur Einlösung offen stehen. Buchhalterisch werden die Gutscheine als erhaltenen Anzahlungen behandelt und auf ein separates Konto gebucht.
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Voraussetzungen: Veranstalter für Reisegutscheine:
Gehen Sie in <Basisdaten - Veranstalter>, definieren Sie ein Kürzel z.B. <GUT> und einen Veranstalternamen.
Klicken Sie in die Karteikarte <Produktart> 1)
- Erfassen Sie mindestens eine Produktart. Wenn Sie unterschiedliche Gutscheinarten haben, können Sie auch mehrere Produktarten erfassen.
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- Wählen Sie als <Leistungsart> = <GS Gutschein>
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- Aktivieren Sie <Gutscheinleistung> bei jeder Produktart
Klicken Sie auf die Karteikarte <Konten> 1)
- Ändern Sie die <Verbuchungstabelle> auf <Tabelle 2>
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- Klicken Sie auf den Button <Vorschlag>.
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- Überschreiben Sie das Konto <Umsatz> mit dem Konto, das Sie für Ihre Gutscheine verwenden möchten (normalerweise 1710, wenn Sie mit dem SKR03 arbeiten, bzw. 3250, wenn Sie mit dem SKR04 arbeiten).
Speichern Sie nun diesen Veranstalter, indem Sie auf < OK > klicken.
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Voraussetzungen: Zahlungsart für einzulösende Reisegutscheine:
Dazu gehen Sie <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>.
Erfassen Sie eine neue Zahlungsart, die Jack später in <Vorgang - Kundenzahlung> vorschlägt. <Bezeichnung> können Sie frei wählen.
1) Hier tragen Sie das gleiche Konto ein wie Sie es im Feld <Umsatz> in <Basisdaten - Veranstalter - Konten> eingetragen haben.
2) Hier wählen Sie als Zahlungsart <Gutscheinliste> aus
3) Klicken Sie auf <Hinzu> und danach auf <OK> damit Jack die neue Zahlungsart speichert.
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Erfassen eines Reisegutscheins in einer Reiseanmeldung
Suchen Sie den kaufenden Kunden in der Kundensuche. Will der Kunde seine Adresse nicht preisgeben, können Sie auch einfach einen <Gutscheinkunden> anlegen. Auf diesen können Sie alle Gutscheinkäufe erfassen. Wir empfehlen Ihnen, in <Basisdaten - Reisarten / Zielgebiete / Beförderungsarten> das Kürzel <GUT> für „Gutschein" zu hinterlegen.
Erfassen Sie unter dem neu angelegten Veranstalter eine Leistung mit dem Preis des Gutscheins.
Das Feld <Gutscheinnr.> ist nicht änderbar. Es ist eine fort laufende fortlaufende Nummer. Die Startnummer wird in den Anwendungsgrundlagen <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Leistungen - Gutschein - Einstellungen - Punkt 2: Nächste Gutscheinnummer > hinterlegt.
In <Art> und <Bemerkung> können Sie Zusatzinformationen hinterlegen, die allerdings nur der internen Verwaltung dienen. Diese Attribute können Sie zuvor in <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Leistungen - Gutschein - Art / Bemerkung > definieren.
Hier können Sie auch einen angelegten Gutschein zur Einlösung sperren.
1) Klicken Sie auf <Gutschein gesperrt>, öffnet sich automatisch ein Bemerkungsfenster
2) Hier können Sie können Sie z.B. den Grund für die Sperre eintragen können.
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Jack prüft später bei der Einlösung des Gutscheines für eine andere Reise nicht, ob er schon bezahlt wurde. |
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Druck einer Rechnung
Unter <Vorgang - Rechnung> können Sie ggf. eine Rechnung für die Gutscheinleistung drucken.
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Druck eines Reisegutscheins
Unter <Vorgang - Gutscheindruck> können Sie den Gutschein ausdrucken. Dabei sollte auf fertigem Gutscheinpapier gedruckt werden. Möchten Sie das Layout des Gutscheins anpassen lassen, wenden Sie sich bitte an Bewotec.
Bevor Sie drucken gelangen Sie mit <Vorschau> zuerst in die Darstellung am Bildschirm.
Mit <Ausgabe an Drucker> wird der Gutschein automatisch ein Abschlussdruck auf das hinterlegte Umsatzkonto des Veranstalters <Gutschein> gebucht und bleibt dort so lange offen, bis er über die Kundenzahlung eingelöst wird.
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Einlösen eines gekauften Reisegutscheins
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Erfassen Sie die Reise in Jack wie gewohnt. Möchte der Kunde für die Zahlung seiner Reise nun den Gutschein anrechnen lassen, gehen Sie in <Vorgang - Kundenzahlung>.
Die Reise muss in Jack aktiv sein, d.h. sie wird in der Statusleiste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Visa-Zeichen oder gehen in <Vorgang - Kundenzahlung> und wählen
- Wählen Sie die neu angelegte Zahlungsart, hier: <Zahlung
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- mit GS eigen>.
- Klicken Sie
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- anschließend auf <Gutscheine> im unteren Bereich.
Es öffnet sich eine Liste, in der Sie alle bereits erfassten Gutscheine mit der ursprünglich im Gutschein eingetragenen Gutscheinnummer erkennen. Per Doppelklick können Sie den gewünschten Gutschein zur Einlösung anfordern.
In der Liste verfügbarer Gutscheine sehen Sie die Gutscheinnummer, den Kundennamen des Gutscheinkäufers, den Betrag, und ob der Gutschein gesperrt ist.
Klicken Sie den Gutschein doppelt an, erscheinen Gutscheinnummer und Betrag automatisch. An diesen Daten können Sie nichts ändern. Klicken Sie nun auf <Zahlung> , und Jack bucht die Zahlung, passt den Vorgang an und ziffert den Gutschein aus.
Wurde ein Gutschein eingelöst, ist er aus der Liste verfügbarer Gutscheine verschwunden. Er erscheint nun nicht mehr in der Liste unter <Kundenzahlung>. In dem Vorgang, in dem der Gut schein Gutschein ursprünglich erfasst wurde, setzt Jack automatisch ein Kennzeichen <Gutschein bereits eingelöst> und protokolliert daneben auch die Vorgangs nummerVorgangsnummer, bei der der Gutschein angerechnet wurde.
In <Listen - Gutscheinliste> wird dargestellt, welche Gutschei ne Gutscheine jemals ausgestellt wurden. Gleichzeitig ist zu erkennen, welche Gutscheine noch nicht eingelöst wurden, und welche verkauften Gutscheine bei welchen Buchungen eingelöst wurden.
In <Buchhaltung - Kontenblatt> stehen auf dem Gutscheinkonto alle verkauften Gutscheine, die beim Gutscheindruck automatisch gebucht wurden, auf der Habenseite. Bei der Zahlung wird dieses Konto in Höhe des Gutscheinwertes im Soll angesprochen. So gleichen sich die Beträge der Gutscheine miteinander aus. In einer späteren Jack Version wird die automatische Auszifferung innerhalb des Kontenblattes anhand der Gutscheinnummer realisiert sein.