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Den Text können Sie in einer neuen Datei im TB Verzeichnis Ihrer Jack Plus Installation hinterlegen. Die Datei heißt "InformationspflichtInfopflicht_DSGVO.txt".
Sobald Sie den Text hinterlegt haben, können Sie das entsprechende Dokument aus einem neuen Menüpunkt heraus aufrufen. Sie finden den neuen Eintrag unter < Kunde - Informationspflicht DSGVO >.
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Der Menüpunkt muss zuerst über < Datei - Passwort > freigegeben werden. |
Das neue Dokument wird dann automatisch an den Drucker geschickt.
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| Info |
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Unter Umständen ist dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht vorhanden. Gehen Sie dann in die Anwendungsgrundlagen (< Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen >) und aktivieren Sie ihn dort. Sie finden den Punkt unter < Global - Sonstige Optionen >, der Eintrag heißt "Datenschutzbestimmungen aktivieren". Weitere Details zur Handhabung finden Sie in der entsprechenden Anleitung. |
Sie können die Datenschutzerklärung auch dazu benutzen, die Einwilligung des Kunden zu Marketingaktionen einzuholen. In den entsprechenden Feldern kann der Kunde seine Unterschrift für die Nutzung hinzufügen.
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Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO
Auf Anfrage des Kunden müssen Sie die gespeicherten Daten des Kunden als Export zur Verfügung stellen. Bewetoc hat dazu in der Kundenakte die neue Schaltfläche < Export DSGVO > geschaffen.
Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten des Kunden im XML-Format aufbereitet. Jack Plus fragt nun, wo diese Datei abgelegt werden soll.
Wählen Sie das entsprechende Verzeichnis und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Datei. Mit < Speichern > bestätigen Sie den Export.
Jack Plus bestätigt das Speichern der Datei, ab diesem Zeitpunkt können Sie die Datei dem Kunden zur Verfügung stellen.
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Bitte beachten Sie, dass Sie Kundendaten nur dann über offene Kanäle wie z.B. E-Mail übertragen dürfen, wenn die eigentlichen Daten verschlüsselt sind. Wenn Sie z.B. den Datenexport per E-Mail an den Kunden schicken sollen, müssen Sie die XML-Datei verschlüsseln, z.B. indem Sie die Datei in eine passwortgeschützte Zip-Datei einbetten. |
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| title | Verschlüsselung |
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PDF-Dokumente, die aus Jack Plus aus einem Vorgang aus den Dokumenten heraus per Mail verschickt werden, sind ab der Version 18.1 mit einem Passwort gesichert. Als Passwort wird die Postleitzahl des Kunden verwendet. Passen Sie daher Ihre Mail-Vorlagen entsprechend an, damit Ihr Kunde informiert ist, dass er die Anhänge mit seiner Postleitzahl öffnen kann.
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Bewotec wird eine Funktion zur Verfügung stellen, mit der Sie die Kundendaten in eine XML Datei exportieren können.
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Löschen von Daten nach Art. 17 DSGVO
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Das Löschen der Kundenakte sollte nicht durchgeführt werden, wenn noch offene Vorgänge existieren, da Sie in dem Fall die Daten noch für die Buchhaltung benötigen.
Automatisches Löschen von Kunden- und Vorgangsdaten
Nach 10 Jahren (bzw. nach 7 Jahren in Österreich) ohne Kontakt zum Kunden müssen Sie nicht nur die Kundendaten, sondern auch die buchhalterischen Daten löschen.
Dazu wird Bewotec einen Automatismus einrichten, der die Vorgänge eines Kunden überprüft und anhand der letzten Änderungen entscheidet, ob ein Kunde mitsamt den dazugehörigen Vorgängen und Buchhaltung gelöscht werden kann.
Weitergabe der Daten an Vorgangsteilnehmer
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