Inhalt

Allgemeines
Angezeigte Daten einschränken
Abholen von Kontoauszügen
Fibu Konto Bestimmung
Anzeige der Kontoinformationen in Jack
Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug
Umgang mit Sammelzahlungen

Allgemeines

Über das Onlinebanking Modul können Ihre Kontoauszüge in Jack importiert und bereits den richtigen Buchungen zugeordnet werden.

...

Im oberen Teil der Maske sehen Sie alle Bankverbindungen, die Sie vorher angelegt haben.
Im mittleren Teil der Maske können Sie bestimmen, welche Daten angezeigt werden.
Im unteren Bereich werden die einzelnen Kontobewegungen und die Zuweisung zu Konten oder Vorgängen angezeigt.

Angezeigte Daten einschränken

Im Bereich "Auszüge anzeigen vom" können Sie steuern, welche Daten im unteren Teil der Maske angezeigt werden.

...

Wenn Sie die Schaltfläche "Auszüge anzeigen" drücken, wird die Liste der Kontobewegungen im unteren Bereich der Maske entsprechend aktualisiert, so dass nur noch die gewünschten Daten angezeigt werden.

Abholen von Kontoauszügen

Markieren Sie die Bankverbindung, von der Sie die Kontoauszüge abholen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Auszüge abholen" im Bereich "Auszüge importieren".

...

Als Ergebnis wird die Liste der Kontobewegungen mit den neuen Daten gefüllt.

Auszüge importieren

...

Wenn es keine direkte Verbindung zu der Bank gibt, können auch Auszüge über eine Datei importiert werden. Dazu muss Ihre Bank Ihnen die entsprechenden Kontobewegungen als Datei zur Verfügung stellen.

Im Online Banking können Sie dann über den Punkt "Datei" die entsprechende Datei aufrufen und einlesen.

Image Removed

Dabei erhalten Sie die Auswahl zwischen den folgenden Formaten

• Edifact Format
• Swift / Mt9x
• Bewotec Online Banking Format
  Wenn Sie nun die Schaltfläche „Datei importieren" anklicken, öffnet sich ein Windows Explorer Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können, die Ihnen von der Bank zur Verfügung gestellt wurde. Bitte beachten Sie dabei das jeweilige Format.

Image Removed

...

Die Beschreibung dazu finden sie hier:
Kontoauszüge über Datei

Fibu Konto Bestimmung

Im Bereich "Fibu Konto Bestimmung" können Sie zum einen die automatische Zuweisung von Vorgängen und Konten anstoßen und die Erkennungsregeln für wiederkehrende Kontobewegungen erstellen.

automatische Vorgangssuche

Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.

Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

Erkennungsregeln

Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen.
Dies bietet sich zum Beispiel bei wiederkehrenden Kontobewegungen an, wie der Zahlungen für Miete oder Gehalt.
Details zur Einrichtung der Erkennungsregeln finden Sie hier: Anleitung zu Erkennungsregeln

Anzeige der Kontoinformationen in Jack

Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt. Image Removed Wenn Sie die Checkbox „Details einblenden" aktivieren, zeigt Jack auch die Details der Buchungen.

Image Removed
Es gibt noch zwei weitere Checkboxen, mit denen Sie die Anzeige der Einträge beeinflussen können.

Image Removed Mit der Checkbox „noch keine Fibu" legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen noch kein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll.

Image Removed Mit der Checkbox „Konto zugewiesen" legen Sie fest, dass nur Einträge angezeigt werden, bei denen bereits ein Konto festgelegt wurde, gegen das gebucht werden soll.Image Removed Image Added

Ob einem Eintrag in der Liste bereits ein Konto zugewiesen wurde oder nicht, erkennen Sie am Ende der Zeile. Hier sehen Sie die Nummer des Kontos, das angesprochen wird.
Image Removed Darüber hinaus wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen.

Image Added

Einträge mit diesem Zeichen sind bereits in Jack verbucht und müssen nicht weiter bearbeitet werden.

Regelwerk
Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen. Diese Zuweisung können Sie über das Kontextmenü (rechter Mausklick) in jedem einzelnen Fall überschreiben.

...

Image Removed

Image Removed Zum Erstellen einer neuen Regel wählen Sie bitte die Schaltfläche „Neue Regel erstellen".
Es öffnet sich das Fenster „Kontobewegungs Regel erstellen". Sie müssen einen Namen für die Regel (Feld „Name Regel"), eine Erkennungssuche (Abschnitt „Erkennungsmuster") und das angesprochene Konto (Feld „dann verwende Kontonummer") angeben.
Image Removed Über die Schaltfläche „..." können Sie aus einer Liste ein Konto auswählen, gegen das gebucht werden soll. Sollten Sie sich bei der Zuweisung der Konten unsicher sein, dann sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Image Added

Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug

Über die Schaltfläche „Aktualisieren" werden die Daten zum Kontostand im oberen Bereich der Maske aktualisiert, auf Basis der Datumsänderungen, die Sie im unteren Bereich der Maske gemacht habenNach dem Import der Kontoauszüge sind den einzelnen Kontobewegungen keine Konten oder Vorgänge zugewiesen.

Wenn Sie bereits Erkennungsregeln erstellt haben, können Sie nach dem Import des Kontoauszugs zuerst die Schaltfläche „Automatisch" bedienen.

Image RemovedImage Added

Auf Basis der erstellten Regeln und einer automatischen Vorgangssuche versucht Jack nun, für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug das entsprechende Konto bzw. Vorgang zuzuordnen.

Kann Jack ein Konto zuordnen, so wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen.

So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Positionen Jack nicht zuordnen konnte. Diese Einträge müssen dann manuell zugewiesen werden. Image Removed

Machen Sie können zum einen die Position manuell einem Konto zuweisen, damit eine korrekte Verbuchung in Jack durchgeführt werden kann.
Zum anderen können Sie über „manuell Vorgang zuweisen" die Position einem bestimmten Vorgang zuordnen, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.dazu einen Rechtsklick auf eine der Kontobewegungen. Es öffnet sich nun das Kontextmenü mit den folgenden Einträgen:

• manuell Konto zuweisen
• manuell Vorgänge zuweisen
• entferne Zuweisung
• Buchungstext/Kostenstelle zuweisen
• Bewegungen exportieren

Image Added

Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „jetzt verbuchen" klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

Exkurs: automatische Vorgangssuche
Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.
Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

...

Wollen Sie alle Einträge auf dem Kontoauszug auf ein einziges Konto in Jack verbuchen, können Sie dieses Konto unter „Verbuchen der Kontobewegungen" angeben. Über die Schaltfläche „..." können Sie dieses Konto aus einer Liste auswählen.

Über den Punkt „Kontoauszüge abholen mit Startdatum" können Sie definieren, ab welchem Datum die Kontoinformationen bei der Bank angefragt werden sollen. Allerdings stellen die Banken unterschiedlich viele Daten zur Verfügung. So kann es sein, dass das Datum, das Sie hier angeben, außerhalb der Grenze liegt, bis zu der Ihre Bank Daten zur Verfügung stellt.

...

manuell Konto zuweisen

Geben Sie hier manuell ein Konto an, auf das die Kontobewegung verbucht werden soll.
Die entsprechende Suchliste zeigt die Konten aus der Kontenverwaltung an.

Image Added

Wählen Sie ein Konto aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Das entsprechende Konto wird der Kontobewegung zugewiesen.

manuell Vorgänge zuweisen

Geben Sie hier manuell einen Vorgang an, auf den die Kontobewegung verbucht werden soll, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.

Image Added

Im oberen Bereich werden die Daten der Kontobewegung angezeigt. Im Feld "Vorgang-Nr." geben Sie bitte eine bestehende Jack Plus Vorgangsnummer ein und bestätigen Sie mit "OK".
Beim Verbuchen wird die Kontobewegung nun diesem Vorgang zugewiesen.

entferne Zuweisung

Über diese Option können Sie eine Zuweisung rückgängig machen, solange die Verbuchung für diese Kontobewegung noch nicht durchgeführt wurde.

Buchungstext/Kostenstelle zuweisen

Jack Plus vergibt bei der Verbuchung normalerweise einen Standardtext für den Eintrag im Journal/Grundbuch.
Mit dieser Funktion können Sie diesen Buchungstext manuell festlegen.

Image Added

Darüber hinaus können Sie hier eine Kostenstelle für Soll und Haben Konto angeben.
Dies setzt voraus, dass Sie mit Kostenstellen arbeiten.

Bewegungen exportieren

Die Funktion "Bewegungen exportieren" erlaubt es Ihnen, einzelne Positionen in ein XML Dokument zu speichern.
Wenn Sie die Funktion benutzen, öffnet sich ein Dateimanager Fenster, in dem Sie angeben können, wo die Datei gespeichert werden soll.

Umgang mit Sammelzahlungen

Es kommt immer wieder vor, dass von Seiten der Kunden, aber auch von Seiten der Veranstalter, Sammelzahlungen vorgenommen werden.
Bei Sammelzahlungen kann aber nicht ohne Weitere eine Zuordnung wie oben beschrieben gemacht werden. Um Sammelzahlungen korrekt über das Onlinebanking verbuchen zu können, müssen Sie mit Verrechnungskonten arbeiten.

Sammelzahlung Kunde

Bei der Sammelzahlung eines Kunden sollten Sie über "Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung" ein entsprechendes Sammelkonto anlegen. Im Onlinebanking wird dann der überwiesene Betrag auf dieses Konto gebucht.
Im Anschluss daran muss in den einzelnen Vorgängen eine Kundenzahlung auf dieses Verrechnungskonto gemacht werden. Dazu benötigen Sie ebenfalls eine eigene Zahlungsart, die Sie unter "Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen" anlegen können.

Beispiel:
Der Kunde Mustermann hat zwei offene Buchungen, einmal Vorgan 1001 mit einem offenen Betrag von 500 €, einmal Vorgang 1002 mit 600 €. Der Kunde überweist nun 1100€ an das Reisebüro.
Im Onlinebanking würden Sie nun manuell das Verrechnungskonto als Konto zuweisen.
Danach rufen Sie Vorgang 1001 auf und machen eine Kundenzahlung über 500 € mit der entsprechenden Zahlungsart. Das gleiche tun Sie für den Vorgang 1002.
Im Endeffekt sind nun das Verechnungskonto und die Vorgänge ausgeglichen.

Sammelzahlung Veranstalter

Bei einer Sammelzahlung durch den Veranstalter sollte grundsätzlich für jeden Veranstalter eine separate Erkennungsregel angelegt werden. Jeder dieser Regeln weisen Sie als Konto das Verrechnungskonto zu.
Wenn die Sammelzahlung im Onlinebanking aufläuft, wird das richtige Konto zugewiesen und die Verbuchung kann angestoßen werden.
Damit haben Sie die Sammelzahlung auf dem Verrechnungskonto "geparkt" und müssen Sie über die Veranstalterabrechnung wieder ausgleichen.

Dabei gehen Sie zunächst so wie bei einer normalen Veranstalterabrechnung vor und suchen die entsprechenden Vorgänge.
Bei der Bearbeitung geben Sie jedoch nicht das Bankkonto an, sondern das Verrechnungskonto.
Damit gleichen Sie die Konten wieder gegeneinander aus.