...
Das Einstellen der richtigen Passwortrechte für Ihre Mitarbeiter kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben sie die Möglichkeit, einmal definierte Zugriffsrechte unter einem bestimmten Namen zu speichern, so dass Sie das Zugriffsprofil für andere Mitarbeiter mit gleichen Rechten nicht wieder neu erstellen müssen. Das Zugriffsprofil wird im Verzeichnis <\PA> von Jack gespeichert und erhält die Dateiendung <.psw>.
Beispielsweise erstellen Sie die Rechte eines Mitarbeiters der Flugabteilung. Diese Rechte speichern Sie durch einen Klick auf <Speichern> und vergeben den Dateinamen „Flug". Wenn Sie die Rechte des nächsten Mitarbeiters der Flugabteilung definieren (der ja die gleiche Zugriffsberechtigung wie alle anderen Mitarbeiter der Flugabteilung haben soll), tragen Sie zunächst das Mitarbeiterkürzel dieses nächsten Mitarbeiters ein und laden dann das Zugriffsprofil <Flug.psw>, indem Sie <Laden> anklicken. Doppelklicken Sie auf die Datei <Flug.psw>, und Sie haben die Rechte eines Mitarbeiters genau entsprechend dem Anforderungsprofil der Flugabteilung definiert.
Alle Änderungen am Zugriffsprofil eines Mitarbeiters werden erst mit dem Klick auf <OK> wirksam. Gleichzeitig leert sich die Eingabemaske, so dass Sie einen weiteren Expedienten bearbeiten können. Möchten Sie die Maske verlassen, klicken Sie auf <Ausgang>.
Sie können sich über <Drucken> eine Liste aller Paßwortrechte ausdrucken und auf einen Blick sehen, welche freigeschaltet sind und welche nicht. Damit können Sie einerseits dokumentieren, welche Rechte jeder einzelne Mitarbeiter hat, andererseits lässt sich so auch besser nachvollziehen und sichern, welche Funktionen für den Einzelnen freigeschaltet sein sollten. Immer, wenn Sie ein Update erhalten, sollten Sie nach dem erfolgreichen Update die Paßwortverwaltung überprüfen. Sobald nämlich neue Paßwortfunktionen hinzugekommen sind, sind diese nicht automatisch freigeschaltet. So kann es Ihnen passieren, dass Sie nach dem Update auf einmal Funktionen, die ganz selbstverständlich für Sie sind, nicht mehr ausführen können
| Seite einschließen |
|---|
...
<Datei - Passwort>
Jeder Mitarbeiter kann in Jack individuelle Zugriffsrechte erhallten. So können gewisse Funktionen gesperrt werden. Damit sich aber unter dem Mitarbeitercode wirklich nur der entsprechende Mitarbeiter und kein anderer einloggen kann, erhält jeder Mitarbeiter ein eigenes Paßwort. Dieses Paßwort kann der jeweilige Mitarbeiter jederzeit selbst ändern. Die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters kann nur der berechtigte Superuser ändern.
...
Tragen Sie zuerst das Kürzel des betreffenden Mitarbeiters ein und bestätigen mit <Tab>. Jack ergänzt daraufhin den vollständigen Mitarbei ternamen, wenn es diesen Mitarbeiter in <Basisdaten - Mitarbeiter> gibt. Möchten Sie das Paßwort ändern, können Sie jetzt das neue Paßwort eingeben (lassen) und anschließend nochmals bestätigen (lassen), damit Rechtschreibfehler ausgeschlossen sind. Die Eingaben erfolgen versteckt, so dass sie kein anderer erkennen kann. Möchten Sie das Paßwort unverändert lassen, überspringen Sie die Felder, ohne sie zu verändern.
...
Unter <Zugängliche Menüpunkte> sehen Sie dann, dass alle Menüpunkte der Buchhaltung mit einem Klick deaktiviert worden sind, da der kleine Haken vor dem Button leer bleibt.
In diesem Fenster sind alle möglichen Funktionen eines einzelnen Bereiches aufgelistet, die Sie nun für den einzel nen Mitarbeiter per Mausklick freigeben (Kreuz vor dem Text) oder sperren (Feld ist leer) können.
Die Liste ist nicht alphabetisch, sondern nach den Jack-Hauptmenüpunkten sortiert.
Wenn Sie nun aus diesem Bereich nur einzelne Rechte statt aller freigegeben, dann wird der Haken unter <Zugängliche Bereiche - Buchhaltung> wieder aktiviert, allerdings ist er dann grau und nicht weiß hinterlegt.
...
Ansicht
Die Funktion <Ansicht - Toolbaroptionen> lässt sich in der Paßwortverwaltung schützen mit <Datei - Toolbar Optionen>. Damit schützt man sich gegen Mitarbeiter, die die Toolbaroptionen laufend verstellen und Buttonbereiche einfach ausblenden, die sie nicht kennen bzw. kennenlernen möchten.
...
|
<Bestand - Wachtwoord/Rechten>
Iedere medewerker kan in Jack afzonderlijke rechten krijgen. Zo kunnen bepaalde functies geblokkeerd worden. Om er voor te zorgen dat met een medewerkerscode alleen de juiste persoon en geen andere medewerker kan inloggen, krijgt iedere medewerker een eigen wachtwoord. Dit wachtwoord kan de betreffende medewerker te allen tijde zelf veranderen. De toegangsrechten van een medewerker kan alleen de aangewezen superuser aanpassen.
Wordt een nieuwe medewerker onder het menu <Basisgegevens - Employe> met een nieuwe medewerkersafkorting aangemaakt, dan heeft deze nog geen rechten in Jack Plus. Alleen de allereerste aangemaakte medewerker heeft alle rechten/machtigingen. Deze gebruiker kan voor alle daarna aangemaakte medewerkers individuele rechten/machtigingen in Jack Plus aanmaken.
Afhankelijk van de rechten kan het zijn, dat u onder deze menu optie alleen het venster voor het aanpassen van uw wachtwoord te zien krijgt, maar geen rechten heeft voor het aanpassen van de toegangsrechten.
Krijgt u het complete venster, waar u het wachtwoord en de rechten kunt aanpassen, dan staan voor u alle functies van de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking.
Per kantoor zouden maximaal 1 tot 2 personen de rechten voor de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking hebben staan. Alleen deze personen mogen de toegangsrechten voor de overige medewerkers beperken of activeren. Dit is in de wachtwoord-/rechtenadministratie te vinden onder het menu <Bestand - Wachtwoord/Rechten> onder de button <Bestand>.
Voer eerst de afkorting van de desbetreffende medewerker in en bevestig met de <Tab>-toets. Jack vult vervolgens de volledige medewerkersnaam in, wanneer deze medewerker bij <Basisgegevens - Employe> is aangemaakt. Indien u het wachtwoord wenst te wijzigen, dan kunt u hier nu het nieuwe wachtwoord (laten) ingeven en aansluitend ter bevestiging nogmaals (laten) invoeren, zodat spelfouten uitgesloten zijn. De ingave vindt verborgen plaats, zodat niemand dit kan zien. Wilt u het wachtwoord niet willen veranderen, laat dan de velden onveranderd.
Door het selecteren van bepaalde gebieden kunnen complete groepen van rechten geactiveerd of geblokkeerd worden. Wanneer een medewerker bijv. geen rechten voor de boekhouding heeft, deactiveer dan eenvoudig het vinkje bij de button <Boekhouding>.
Onder <Beschikbare menu-items> ziet u dan, dat alle menu's van de boekhouding met één klik gedeactiveerd zijn, daar het vinkje voor de button leeg is.
In dit venster zijn alle mogelijke functies van een enkel gebied opgesomd, die u nu voor deze medewerker per muisklik kunt vrijgeven (een kruisje voor de tekst) of blokkeren (het veld is leeg).
De lijst wordt niet alfabetisch getoond, maar op volgorde van de Jack hoofdmenu gesorteerd.
Indien u nu uit dit gebied slechts enkele rechten in plaats van alles vrijgeeft, dan wordt het vinkje onder <Rechten> weer geactiveerd, maar wordt dan grijs en niet wit weergegeven.
In het gebied <Functie> bevinden zich de fijninstellingen voor toegang tot specifieke datagebieden. Deze functies zijn hoofdzakelijk meer ontstaan uit de praktijk.
Voorbeeld Wachtwoord/Rechten
Hieronder hebben we enkele opties uit een aantal gebieden samengesteld. Deze lijst is niet compleet, een compleet overzicht van alle Rechten en hun werking vindt u in de sectie "Appendix 3: Wachtwoord/Rechten".
Beeld
De functie <Beeld - Toolbaropties> kan worden geblokkeerd in de rechtenadministratie onder <Bestand - Beeld/Toolbaropties>. Hiermee beschermt men zich tegen medewerkers, die de toolbaropties continue aanpassen en buttons eenvoudig verbergen, die men niet kent resp. gebruiken mogen.
Klantenadministratie:
Normaal gesproken stelt Jack automatisch een klantennummer voor, die niet aangepast mag worden. Met <Functie -> Opgeroepen klantnr. wijzigen> kunnen medewerkers toch het recht krijgen om het klantennummer te mogen aanpassen.
Niet iedere medewerker mag notities bij klanten, de boekingen of de touroperators eenvoudig aanpassen of verwijderen. Deze blokkade kan men ook tot alleen de klantennotities beperken, zodat bijv. acquisitie relevante gegevens niet door verkoop aangepast kunnen worden (<Functie -> Klanten memo's>).
Men kan ook met <Functie -> "Klanten "Geen informatie in Klant zoeken" plaatsen"/ "Geen openstaande posten voor klanten"/ "Klantenselectie instellingen van selectie"> de betreffende klantenstatusvelden blokkeren, die in het klantenprofile op het tabblad <Extra> gedefinieerd zijn, zodat geen ongeautoriseerde aanpassingen gemaakt kunnen worden.
De functie <Functie -> Klantenkaart extra toeslagen wijzigen> neemt de medewerker het recht af, deze instelling in het klantenprofiel te wijzigen.
Met <Functie -> Klantenselectieoutput in bestand/e-mail> kunt u verhinderen, dat medewerkers al uw klantgegevens als bestand kunnen uitdraaien.
Dossieradministratie:
Ook het aanpassen van <Boekingsdatum> en <Employe> in de boeking kan in de sectie <Functie> geblokkeerd worden.
Het <Negatieve boek.bedragen invoeren> en <Negatieve bedragen bij overige toeslagen> op het gebied van servicebedragen en overige toeslagen kan men in het deel <Functie> geblokkeerd worden. Ook het handmatig aanpassen van de type betaling kan beschermd worden. Evenals het aanpassen van de reisbescheiden onder <Boeking - Reisbescheiden> is met <Functie -> Status document wijzigen> een zelfstandig recht.
Ook het aanpassen of verwijderen van een boekingsnotitie kan met <Functie -> Memo wijzigen/verwijderen> verhinderd worden.
Het gedeelte van de ticketgegevens laat zich via <Fucntie -> Ticketgegevens toevoegen/wijzigen / Tickets BSP betaald/ Ticket errorlijst OK> sturen.
Het recht <Functie -> Planner invoer in boeking verwijderen> betekent, dat de betreffende medewerker niet meer het recht heeft, bij het maken van een nieuwe boeking automatisch aangemaakte planningsitems te verwijderen. Ook het ondoordacht kopiëren van dossiers (en aansluitend wellicht de oude boeking vergeten...) kan via een recht worden afgesloten: <Functie -> Boeking kopiëren>.
Het printen van een factuur kan ook door een wachtwoord bescherm worden: <Functie -> Factuur definitief printen>. Deze beperking raden wij voor alle buro's aan waarbij de medewerkers op het gebied van IATA / DB/DER nog onzeker zijn of niet correct werken, omdat met het afdrukken van de factuur bij de betreffende leverancier de boeking in de boekhouding zal plaatsvinden.
Instellingen:
Met <Functie -> TO-basisgegevens - Wijzigen/Verwijderen> beschermt u in het algemeen de stamgegevens van uw touroperators. Moet het daarnaast nog mogelijk zijn, in de touroperator stamgegevens het tabblad <Adres>, <Producten> en <Tel./E-mail> aan te passen, dan kunt u met <Basisgegevens touroperator - Tabblad Rekening / Parameters> het "boekhoudkundig gedeelte" blokkeren.
Boekhouding:
Met <Functie -> Bekijk beveiligde rekeningen> kan men de wachtwoordbeveiliging bij bestaande rekeningen activeren. Alleen degene, die hier het recht in de rechtenadminstratie heeft, kan met een met wachtwoordbeveiliging vastgelegde rekening oproepen.
Ook kan met met <Functie -> Kasboek vrije keuze grootboekrekeningen> verhinderen, dat medewerkers naar behoefte rekeningen onder <Boekhouding - Kasboek> kunnen openen.
Het openen van een maandafsluiting laat zich met <Functie -> Heropenen afgesloten maand> vrijgeven.
Met <Functie -> Annuleren in Rekeningschema> kan de medewerker niet meer in het rekeningschema de annulerenbutton gebruiken.
Mocht u het aanpassen van de voorgestelde boekings-kostenplaats mogelijk maken, activeer dan <Functie -> Kostenplaats in boeking wijzigen>.
In de boeking bij de betalingskenmerken is er een checkbox <Geen controle>. Is dit actief, dan worden de betalingstermijnen van de klant niet meer gebruikt, en de boeking komt niet in de betalingscontrole, in de aanmaningen of in de bankclearing zichtbaar. Met <Functie -> Betalingsinfo in boeking wijzigen> kan deze functie geblokkeerd worden.
Met <Functie -> OP termijn en bedrag wijzigen> kan het aanpassen van de voorgestelde betalingsoorten en bedragen in het dossier verhinderd worden.
De klantbetaling kan op twee manieren beperkt worden: werkt het reisbureau alleen met betaling soorten die op <storting> staan, dan is er een functierecht <Functie -> Teruggave klantenbetaling ingeven>. Werkt het reisbureau daarnaast met betalingsoorten, die op <uitbetaling> staan, dan is er daarnaast ook een recht <Functie -> Infoeren van klantenbetalingen-refunds>.
Het recht, een klant altijd uit de betalingscontrole te nemen, kan in de rechtenadministratie onder <Functie -> OP termijn en bedrag wijzigen> geblokkeerd worden. Zo kan niemand meer een dossier door de betalingscontrole bedriegen. Vertrouwen is goed, controle veel beter: met <Functie -> Vervaldata na vertrek> kan verhdinderd worden, dat de medewerker te royaal met de betalingsvoorwaarden in de boekingen omgaat.
Op het gebied van touroperators kunnen de tabbladen <Rekening> en <Parameters> met een recht afgeschermd worden. In de touroperatorafrekening kan de winstrekening ook via de rechtenadministratie beveiligd worden: <Functie -> Winstrekening in TO-facturering wijzigen>.
In <Boekhouding - Handmatig boeken> laat zich het gebruik van negatieve bedragen onmogelijk maken, wanneer in de rechten administratie <Functie -> Negatieve boek.bedragen invoeren> gedeactiveerd is.
Het instellen van de juiste rechten voor uw medewekers kan enige tijd in beslag nemen. Om voor u het werk te verlichten, heeft u de mogelijkheid, eenmaal gedefinieerde rechten onder een bepaalde naam op te slaan, zo dat u dit rechtenprofiel voor andere medewerkers met dezelfde rechten niet weer nieuw hoeft aan te maken. Het rechtenprofiel wordt in de directory <\PA> van Jack opgeslagen en heeft als extensie <.psw>.
Als voorbeeld stelt u de rechten van een medewerker voor de vliegafdeling in. Deze rechten slaat u door een klik op <Opslaan> op en geef de bestandsnaam "Vliegen". Wanneer u de rechten voor de volgende medewerker van de vliegafdeling definieert (die dezelfde rechten moet hebben als alle andere medewerkers van de vliegafdeling), voer dan eerst de medewerkersafkorting van deze volgende medewerker in en laadt dan het rechtenprofiel <Vliegen.psw>, als u vervolgens <Laden> aanklikt. Dubbelklik op het bestand <Vliegen.psw>, en u heeft de rechten van deze medewerker exact hetzelfde zoals de overige medewerkers van deze vliegafdeling gedefinieerd.
Alle aanpassingen aan het rechtenprofiel van een medewerker worden pas met de klik op <OK> doorgevoerd. Tegelijkertijd wordt het ingave veld leeg gemaakt, zodat u een volgende gebruiker kunt bewerken. Wilt u het venster verlaten, klik dan op <Sluiten>.
U kunt via <Print> een lijst van alle rechten uitprinten en in een oogopslag zien, welke vrijgegeven zijn en welke niet. Daarmee kunt u enerzijds documenteren, welke rechten ieder afzonderlijke gebruiker heeft, anderzijds kunt u ook zo ook beter zien en begrijpen, welke functies voor de afzonderlijke gebruikers vrijgegeven moet zijn.
Altijd, wanneer u een update ontvangt, dient u na het geslaagd uitvoeren van de update de rechten na te kijken. Zodra namelijk nieuwe rechten functionaliteiten erbij zijn gekomen, zijn deze niet automatisch vrijgegeven. Zo kan het gebeuren, dat er na de update functies zijn, die voor u heel logisch en vanzelfsprekend zijn, niet meer kunt uitvoeren.