<Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>

In der Jack Fee-Verwaltung können automatisch oder auch manuell Serviceentgelte bei den Reiseanmeldungen erzeugt werden. Dabei wird unterschieden zwischen:

• Allgemeinen Fees für keinen speziellen Kunden
• Standardmäßige Fees für alle Kunden des Reisebüros
• Fees für bestimmte Kundengruppen
• individuelle Fees für einzelne Kunden

Alle Fees müssen zunächst in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke> erfasst werden. Es gibt 2 Arten von Fees:

• Leistungsbezogene Fees
  Diese Serviceentgelte beziehen sich auf eine einzelne Leistung in Jack und werden automatisch beim Anlegen einer solchen Leistung erzeugt. Dabei können diese Aktionen preislich von Zielgebieten, Veranstaltern, Reise- und Beförderungsarten abhängig gemacht werden.

• Vorgangsbezogene Fees
  Diese Serviceentgelte beziehen sich auf eine bestimmte Aktion, die nicht unbedingt einer konkreten Leistung zuzuordnen sind, sondern der Buchung insgesamt, z. B. Vorgangsersterfassung, Rechnungs-/ Gutschriftendruck, Voucherdruck, Reiseablaufplan, Reiseanmeldung, Erfassen einer Kundenzahlung etc.
  

Um das Modul „Feeverwaltung" einsetzen zu können, sind mehrere Jack-Einstellungen notwendig

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Mit <Drucken> können alle angelegten Fee-Regeln gedruckt werden, <Drucker> ermöglicht Ihnen die Konfiguration des Druckers vor dem Ausdruck.

Vorgangsfees

Jede Fee-Regel erhält einen eindeutigen, einzigartigen <Name>.
Damit jedoch dieser Name nicht auf der Rechnung erscheint, sondern eine sinnvolle, dem Kunden verständliche Bezeichnung hat, können Sie im Feld <Druckname> die Bezeichnung eintragen, die statt <Name> auf der Rechnung für diese Fee erscheinen soll (maximal 120 Zeichen). Damit kann man mit mehreren gleichen Drucknamen arbeiten, während die dahinterliegenden Fee-Regeln voneinander abweichen können (z. B. Sie haben mehrere Firmen mit der gleichen Fee-Struktur, aber unterschiedlichen Preisen).

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Eine einmal verwendete Fee kann aus technischen und buchhalterischen Gründen nicht wieder gelöscht werden. Mit <Ausblenden> bleibt die Fee zwar im Regelwerk erhalten, wird jedoch für die Anwendung beim Kunden sowie beim Anlegen manueller Fees ausgeblendet, d.h. mit dieser Fee kann/soll nicht mehr gearbeitet werden. Bestehende Fees auf den Vorgängen werden dennoch korrekt gebucht, obwohl ihre Fee-Regel ausgeblendet ist.

Leistungsfees

Es können auch leistungsbezogene Fees hinterlegt werden. Im Gegensatz zu den vorgangs bezogenen Fees kann diese Eingabe sowohl nach <Leistungsart>, <Veranstalter>, <Produktart>, <Reiseart>, <Beförderungsart> und <Zielgebiet> als auch nach <Farebase> etc. gestaltet werden. In diese Felder gehören die hinterlegten Codes aus den Basisdaten.
Genauso wie bei den Vorgangsfees gibt es die Felder <Name>, <Druckname>, <Betrag>, <Separater Vorgang>, <Aktiv> und <Ausblenden>. In Hinsicht auf die vom deutschen Gesetzgeber geforderte separate Versteuerung von Serviceentgelten im Flugbereich können hier jedoch 2 Konten hinterlegt werden: ein steuerfreies sowie ein steuerpflichtiges. Dazu muss das Verhältnis eingestellt werden, in dem die Fee anteilig auf das jeweilige Konto gebucht werden soll.
Doch es gibt viele weitere Möglichkeiten, damit diese Art der Leistungsfees auch wirklich automatisch bei der jeweiligen Leistung so angelegt wird, wie es das Reisebüro will.
Es handelt sich hier nicht um Pflichtfelder, also müssen nicht alle Felder gefüllt sein. Wird ein Feld leer gelassen, gilt die Fee für alle möglichen Einträge dieses Feldes in einem Vorgang.

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Hier kann die Leistungsfee auf einen bestimmten Veranstalter und zusätzlich auf eine bestimmte Produktart begrenzt werden. Es können nur Veranstalter und Produkarten ausgewählt werden, die in <Basisdaten – Veranstalter> schon angelegt wurden.

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Aktivieren Sie in jeder neuen Leistungsfee das Feld <Pro Teilnehmer>, wird die Fee auf jeden Teilnehmer des Vorgangs angerechnet. Bleibt das Feld inaktiv, wird die Fee nur einmal auf den ganzen Vorgang berechnet.

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• <Basisdaten – Veranstalter – Produktarten>: Anlegen weiterer Produktarten
• <Basisdaten – VERK-Codes>: bei bestimmten Codes die Zuweisung von Veranstalter und Produktart
• <Datei – Parameter – Fee-Regelwerk>: Anlegen von Leistungsfees mit Veranstalter und Produktart
  

Zuordnung des Geltungsbereichs der Fee-Regeln

Nach der Eingabe der Fee-Regeln muss nun dem Kunden die gewünschte Fee-Regel zugewiesen werden. Dazu muss die Kundenerfassungsmaske geöffnet werden. Über den Button <Fee-Regeln> werden die gewünschten Regeln beim aufgerufenen Kunden hinterlegt.1.

für alle Kunden einer Kundenart (Privat / Firma / Reisebüro)

Sie können für alle Kunden einer Kundenart ein Fee-Regelwerk definieren. Dazu erfassen Sie unter <Kunden – Erfassen> einen Stamm- oder „Masterkunden". Ordnen Sie ihm unter <Fee-Regeln> alle für ihn anwendbaren Fee-Regeln mit <Hinzu> zu. Speichern Sie mit <OK>. Tragen Sie die Jack Kundennummer dieses Masterkunden unter <Datei – Parameter – Parameter Kunde – Karteikarte Privat/Firma/Reisebüro> ins Feld <Stammkunde> ein.
Jetzt weiß Jack sofort, dass die Fee-Regeln dieses Stamm- oder Masterkunden primär für alle Privat-/Reisebüro-/Firmenkunden gelten sollen und wendet sie entsprechend an. Natürlich können für Firmen und Reisebüros jeweils andere Stammkunden mit jeweils anderen Fee-Regeln definiert werden.
2.

für bestimmte Kundengruppen

Ausnahmen der Fee-Regeln für einzelne Kunden(-gruppen) müssen auch separat im Kundenprofil eingepflegt werden. Definieren Sie auch die „Ausnahmefees" in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>. Ordnen Sie diese „Ausnahmefees" sowie alle weiteren, für diese Kundengruppe gültigen Fee-Regeln einem bestehenden Kundenprofil zu.
Danach können Sie die Fees dieses Kunden ganz leicht auf einen anderen Kunden kopieren. Merken Sie sich dafür die Jack Kundennummer dieses Kunden.

Gehen Sie ins Kundenprofil des nächsten Kunden, der die gleichen Fee-Regeln erhalten soll. In der Karteikarte <Zusatz> im Feld <Gehört zu Kundennummer – Fees> tragen Sie die Jack Kundennummer des „Fee-Ausnahmekunden" ein.
Danach klicken Sie auf <Kopieren>. Jack überträgt damit automatisch alle Fees des „Fee-Ausnahmekunden" auch auf diesen Kunden. Das erkennen Sie daran, dass nun der Button <Fee-Regeln> blau erscheint.

Die Gültigkeit der Fee-Regeln des in den Parametern eingegebenen Stammkunden entfällt, sobald einem Kunden dieser Kundenart auch nur eine einzige, individuelle Fee zugeordnet wurde. Diesem Kunden müssen auch alle „allgemeinen" Fees nochmals manuell zugeordnet werden.
3.

individuell für einzelne Kunden

Diesen einzelnen Kunden werden die definierten Fee-Regeln in ihrem Kundenprofil mit dem Button <Fee-Regeln> individuell zugewiesen.
Kundenprofil – Schaltfläche <Fees>

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Bereits angewendete Fees des Kunden können im Kundenprofil über die Schaltfläche <Fees> aufgerufen und ggf. geprüft werden. Hier können auch weitere Fees mit <Hinzu> manuell angelegt werden.
Folgendes wird in der Liste angezeigt:

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Fees in der Reiseanmeldung

Automatisch wird die Fee im Vorgang zum Reisepreis addiert, wenn sie aktiv ist. Dabei wird keine zusätzliche Leistungszeile produziert.
Lediglich über die Schaltfläche <Fees> kann man im Detail sehen, welche Serviceentgelte Jack auf den Vorgang aufgeschlagen hat. Alle erhobenen Fees eines Vorgangs werden dort gespeichert.

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Für alle Fees die <Pro Teilnehmer> definiert sind, gilt: haben Sie z. B. eine Ticketfee als <Pro Teilnehmer> definiert, kann Jack die Fee erst dann pro Teilnehmer erkennen, wenn zuerst die Teilnehmer der Reise in der Karteikarte <Teilnehmer> der Anmeldung erfasst wurden und danach die eigentliche Leistung angelegt wurde.
Bei einer Übernahme von Ticketdaten aus der CRS-Schnittstelle werden Teilnehmer- und Ticketfees vollautomatisch angelegt.

Separate Fee-Vorgänge

Für Fees, die als separater Vorgang verarbeitet werden sollen, wird über <Vorgang – Fee-Sammelvorgänge erstellen> nach Eingabe der Kundennummer ein Vorgang aller „gesammelten" Fees eines Kunden bis zum aktuellen Datum erstellt.
Dabei können Sie nach nur einer Kundennummer innerhalb eines bestimmten Abfahrt- oder Buchungsdatum oder aber nach mehreren Kundennummern selektieren.

Feeliste

Über <Listen – Feeliste> kann man eine Liste aller vorhandenen Fees aufrufen. Dabei kann man nach Vorgangsnummer, Datum, Ticket- bzw. Kundennummer abfragen.
Unter <Regelname> ist die Abfrage nach speziellen Fee-Regeln möglich. Mit dem Button <Abfrage> sind zusätzliche Eingrenzungen möglich, z. B. wenn man alle Ticketfees eines Firmenkunden einer bestimmten Buchungsperiode abfragen möchte.

Rechnungsausdruck (Auszug aus Standardrechnung)

In einer Jack Rechnung werden die Fees im MwSt.-Bereich „auf eigene Rechnung" ausgewiesen, da es sich um Leistungen des Reisebüros im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handelt. Dabei werden Fees, die der Leistung zugeordnet worden sind, automatisch unter die Leistung gedruckt. Gleichartige Fees (Fees der gleichen Art und des gleichen Betrages) werden beim Druck zusammengefasst. Fees, die keiner bestimmten Leistung zugeordnet sind, werden am Ende aller Leistungen gedruckt.

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Beim Abschlussdruck einer Rechnung wird die Fee automatisch auf das Konto gebucht, das im Regelwerk zu dieser Fee gehört. Die MwSt wird automatisch gezogen.

Arbeitet das Reisebüro hauptsächlich mit Proberechnungen, sollte zumindest einmal im Monat – vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung – eine Abschlussfakturierung erfolgen: <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung>, Eingrenzung nach Abreisedatum, Verbuchung / Fakturierung per Buchungsdatum.

Fee-Übernahme durch Transformer und Automater

Im Fee-Regelwerk (Karteikarte Vorgang) gibt es eine Aktion <Fee aus CRS-Remark> speziell für die CRS-Übernahme. Ein Betrag muss nicht erfasst werden, bzw. kann „0" sein, da der Betrag hierfür aus einer Remarkzeile im PNR importiert wird. Es ist jedoch zwingend eine entsprechende Regel im Regelwerk für die Anlage der Fee in Jack notwendig. Es können beliebig viele Fee-Regeln als <Fee aus CRS-Remark> erfasst werden, nur der Eintrag im Feld <Name> der Fee muss eindeutig sein (auf der Rechnung kann dann die Bezeichnung gedruckt werden, die in <Druckname> steht).

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Die Eingabe kann dann z. B. unter Amadeus lauten:
RM*FEETOD15.00/ZGD/RAGF
(Remark mit einer Fee namens TOD über 15,-; Zielgebiet = D (z. B. Deutschland); Reiseart = GF (Geschäftsreise)

Direktinkasso bei Fees

Viele Consolidator kassieren für die bei ihnen buchenden Reisebüros deren Fees beim Ausstellen der Tickets vom Endverbraucher. Nun hat aber der Consolidator schon die Kreditkarte des Kunden auch über die ausstehende Fee belastet und wird diesen Betrag ans Reisebüro zurück überweisen. Also darf das Reisebüro dem Endkunden keine Rechnung schicken, bei der die Fee noch als offener Betrag steht.

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