...
Overleg van te voren met uw accountant, welke rekening u voor deze actie dient te gebruiken. Hij dient ook te bepalen, of u alle kleine bedragen in één keer zo mag wegboeken, of dat u deze actie eerst voor alle positieve bedragen dient te doen (oftewel alle echte nog openstaande bedragen, zodat u op op een uitgave rekening boeken moest), en dan voor alle negatieve bedragen (oftewel alle teveel betalingen / opbrengsten voor het reisbureau). Zodra u op <OK> klikt, worden de bedragen met de vastgelegde hoogte met de vastgelegde datum in één enkele actie verwerkt.
Man kann sich auch die offenen Zahlungen seitens der Veranstalter darstellen lassen. Hierzu müssen zunächst alle Zahlungsziele, die es für die verschiedenen Veranstalter geben soll, unter <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Termine> definiert werden. Diese Zahlungsziele können dann unter <Basisdaten - Veranstalter - Parameter / Produktarten> den einzelnen Veranstaltern bzw. deren Produktarten zugeordnet werden.
Zusätzlich kann man sich in der Zahlungskontrolle <OPs zusammenfassen> lassen. Dabei werden die vormals fälligen und noch offenen Anzahlungsbeträge auf Null gesetzt und der bis dahin noch offene Anzahlungsbetrag dem Restbetrag zugewiesen. Damit bleibt nur noch ein Offener Posten für den gesamten Rest übrig, statt eines offenen Anzahlungsbetrags plus eines offenen Restzahlungsbetrags.
Diese Funktion wird meist bei Jahresabschlussarbeiten genutzt, wenn die endgültigen Offenen Posten je Vorgang ermittelt und ggf. geklärt werden müssen. Über die Schaltfläche <Abfrage> können Sie eine detaillierte Abfrage zu den Kunden starten.
Sie möchten zum Beispiel für den Jahresabschluss 2006 alle offenen Kundenzahlungen er halten, die die in 2007 abgereisten Vorgänge betreffen. Also hinterlegen Sie sich die entsprechende Abfrage, indem Sie in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> gehen. Dort aktivieren Sie nur die <Kundenzahlungs-OPs>. Gehen Sie dann auf <Abfrage> und grenzen alle Abreisen 2007 ein.
Speichern Sie die Abfrage mit <OK>, so dass Sie wieder zurück im Eingabefenster sind.
Von dort aus können Sie ganz normal mit der Zahlungskontrolle fortfahren.
Die Funktion <Speichern> können Sie nutzen, um immer wiederkehrende OP Abfragen zu speichern. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein (auch über <Abfrage>) und klicken Sie dann auf <Speichern>.
In dem folgenden Dialog können Sie unter <Name> einen treffenden Namen für die gespeicherte Zahlungskontrolle eingeben, unter <Beschreibung> können Sie eine ausführlichere Beschreibung eingeben.
Über <Hinzu> fügen Sie die neue Abfrage der Liste hinzu, die unten angezeigt wird.
Über <Ändern> und <Löschen> können Sie die bestehenden Einträge bearbeiten. Dazu muss zuerst einen Eintrag unter <Bestehende Abfragen> ausgewählt werden.
Mit <OK> bestätigen Sie die Änderungen in dieser Maske und starten die eben erstellte Abfrage.
...
In der oberen Maskenhälfte sehen Sie die selektierten Zahlungen; darunter sehen Sie allgemeine Informationen zum jeweils markierten Vorgang.
<_OP-Termin>_Fälligkeit der dargestellten Zahlung
<_Buchung>_Vorgang zur fälligen Zahlung
<_BE>_Expedient / Bearbeiter des Vorgangs
<_Abreise>_Abreisedatum
<_Text>_Text der Zahlung (<Anzahlung> oder <Restzahlung>)
<_St.>_Mahnstufe (0-3)
<_Kunden>_Kundenname
<_Betrag>_offener, fälliger Betrag, wobei es sich hier auch durchaus um eine Gutschrift handeln kann, wenn der Kunde zuviel gezahlt haben sollte.
Sobald Sie vor der Listenanzeige einen <Ausgleich> von Kleinbeträgen durchgeführt haben, erscheinen auch diese Leistungen zunächst noch in der Liste, allerdings wird bei ihnen als Betrag „null" angezeigt, da sie ja ausgeglichen wurden.
...
!worddav47aa1f9070de2eca7053f17103718110.png|height=41,width=50!Die Liste wird gedruckt.
...
<Druck
Bestätigung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Anmeldung / Bestätigung>. Hier können Sie eine Anmeldung, Bestätigung und/oder einen Kontoauszug zum Vorgang drucken.
<Zahlung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Zahlung Kunde>. Hier können Sie eine History der schon zu diesem Vorgang erfassten Kundenzahlungen sehen, sowie eine neue Kundenzahlung zu dieser Reise eingeben.
<Unterlagen> Jack verzweigt zu <Vorgang - Unterlagen>. Hier können Sie den Unterlagenstatus der Reiseanmeldung erkennen oder neu setzen.
<Freies Formular> Jack verzweigt zu <Vorgang - Formulardruck - Auswertung>; dort erhalten Sie z. B. eine Standardauswertung zu diesem Reisevorgang.
<VA-Abrechnung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Veranstalterabrechnung>, dort gelangen Sie in die entsprechende Veranstalterabrechnung des gewählten Vorgangs.
<Aktualisieren>Hier handelt es sich um einen sogenannten „Refresh"-Button: Änderungen, die Sie über das Kontextmenü gemacht haben, werden direkt in der Liste gezeigt.
Wieso stehen Vorgänge in der Zahlungskontrolle, obwohl der Kunde seine Reise doch schon bezahlt hat?
Die Zahlungskontrolle stützt sich auf die Termine im Vorgang: gehen Sie aus der Zahlungskontrolle mit dem Kontextmenü in die Anmeldung (s. o.), in die Karteikarte <Termine>, setzen den Anzahlungsbetrag auf Null. Damit geht die Restzahlung ebenso auf Null. Speichern Sie die Anmeldung wieder mit <OK>.
Ursache:
wird ein Vorgang ursprünglich auf <R> erfasst und später auf <V> geändert, ändert Jack nicht die zuerst erzeugten Zahlungstermine, sondern belässt den ursprünglichen Anzahlungsbetrag und -termin.
Jack ist für mich ziemlich unbrauchbar, weil ich meine OPs nicht sehen kann. Ich weiß nie so richtig, wie viel mir meine Kunden schulden, in der OP Verwaltung ist nichts dazu zu sehen.
Die eigentlich OP-Verwaltung in Jack unter <Buchhaltung - Offene Posten> ist für nicht-vorgangs-/reisebezogene Dinge gedacht (z. B. Bürokosten, KFZ etc.). Kundenseitige OPs erhalten Sie am besten über <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> inkl. der Fälligkeit. Veranstalterseitige OPs erhalten Sie am übersichtlichsten über <Vorgang - VA-Abrechnung> <offene Erlöse> oder <offene Zahlungen> => ich erhalte alle Dinge, die beim Veranstalter noch nicht abgerechnet worden sind. Allerdings steht da nicht der absolute Betrag, da ja meistens noch keine Veranstalterabrechnung stattgefunden hat, und damit der eigentliche Betrag noch nicht feststeht.
Men kan ook de openstaande betalingen betreffende een touroperator inzien. Hiertoe moeten alle betalingstermijnen, die er voor de verschillende touroperators aanwezig zijn, onder <Bestand - Parameters - Klanten parameters - Planner> gedefinieerd zijn. Deze betalingstermijnen kunnen dan onder <Basisgegevens - Touroperator - Parameters / Producttype> de afzonderlijke touroperator resp. producttype toegekend worden.
Daarnaast kunt u bij de controle betalingen <Verzamelfactuur OP> gebruiken. Hierbij worden de reeds vervallen en nog openstaande aanbetalingsbedragen op nul gezet en de dan nog openstaande restantbedrag verhoogd. Hiermee blijft nog één openstaande post voor het totale restbedrag over, in plaats van een openstaand aanbetalings- plus een openstaand restantbedrag.
!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f
.png|height=37,width=37! Deze functie wordt meestal bij de jaarafsluiting gebruikt, wanneer de laatste openstaande posten per boeking verwerkt en resp. doorgeboekt moeten worden.
Met de button <Query> kunt u een uitgebreide selectie van de klanten starten.
U wilt bijvoorbeeld alle voor de jaarafsluiting van 2011 alle openstaande klantbetaling krijgen, die betrekking hebben op alle boekingen met vertrekdatum in 2011. Aldus maakt u de bijbehorende query, wanneer u naar <Boekhouding - Controle betalingen> gaat. Daar activeert u alleen <Klantenbetaling OP>. Gaat u dan naar <Query> en maak een selectie van alle vertrekken in 2011.
Sla deze query op met <OK>, zodat u weer terugkeert naar het ingavevenster.
Vanaf hier kunt u zoals u gewend bent, de betalingscontrole verder uitvoeren.
De functie <Opslaan> kunt u gebruiken, om altijd terugekerende openstaande posten op te vragen. Geef hier uw zoekcriteria in (ook via <Query>) en klik dan op <Opslaan>.
In het volgende venster kunt u onder <Naam> een duidelijke naam voor de opgeslagen betalingscontrole ingeven, onder <Omschrijving> kunt u een uitgebreide omschrijving ingeven.
Met <Voeg toe> voegt u deze nieuwe Query aan de lijst toe, die onder getoond wordt.
Met <Wijzigen> en <Verwijder> kunt u de bestaande selecties bewerken. Daarvoor dient eerste een selectie onder <Eerder opgeslagen selecties> gesdlecteerd te worden.
Met <OK> bevestigt u de wijzigen in dit venster en start u de zojuist gemaakte query.
De preview staat vast; de lijst printen of als preview kan aangepast worden - neem hiervoor contact op met Bewotec.
In het onderste gedeelte van het venster ziet u de geselecteerde betalingen: daarboven ziet u de algemene informatie voor de geselecteerde boeking.
<Vervaldatum> De vervaldatum van de getoonde betaling
<Boek.nr> Boeking van de vervallen betaling
<Employe> Medewerker / Bewerker van de boeking
<Vertrek> Vertrekdatum
<Omschrijving> Omschrijving van de betaling (<Aanbetaling> of <Restantbetaling>)
<Factuurontvanger> Herinneringsniveau (0-3)
<Klant> Klantnaam
<Bedrag> Openstaand, vervallen bedrag, waarbij het hier ook om een credit kan gaan, wanneer de klant teveel betaald heeft
<Dagen vervaldatum> Het aantal dagen dat de factuur is vervallen
Zodra u voor de getoonde lijst een <Afboeking> van kleine bedragen heeft doorgevoerd, verschijnen ook deze boekingen alsnog in de lijst, maar dan wordt bij het bedrag "nul" getoond, omdat ze reeds afgeboekt werden.
De toolbar geeft u nog extra functies:
U kunt in de lijst naar alle getoonde getallen en lettercombinaties zoeken.
Na het aanklikken van de zoek button opent zich het volgende venster:
Hier kunt u naar ieder bedrag of een lettercombinatie zoeken. Hierbij kunt u zoeken zowel <Vooruit> als <Terug>.
Hier kunt u de lijst opnieuw opstellen.
De lijst uitprinten.
De lijst sluiten / verlaten.
Contextmenu van de betalingslijst
De afzonderlijke regels in de lijst kunnen direct bewerkt worden, indien u een regel met de rechter muistoets aanklikt. Hiermee opent er een contextmenu, welke de functies uitsluitend op deze gemarkeerde regel mogelijk zijn.
<Boeking> Jack gaat naar <Boeking - Boeking> en daarmee in de boeking van deze vervallen betaling.
<Print bevestiging> Jack gaat naar <Boeking - Boeking/Bevestiging printen>. Hier kunt u een boeking, bevestiging en/of een rekeningoverzicht van de boeking printen.
<Betaling> Jack gaat naar <Boeking - Invoeren klantenbetaling>. Hier kunt u de historie van de reeds voor deze boeking gedane klantenbetalingen zien, evenals een nieuwe klantenbetaling voor deze boeking ingeven.
<Reisbescheiden> Jack gaat naar <Boeking - Reisbescheiden>. Hier kunt u de reisbescheiden van de boeking bekijken of wijzigen.
<Vrij formulier> Jack gaat naar <Boeking - Vrije formulieren>. Hier krijgt u bijv. een standaardoverzicht van deze boeking.
<TO-verwerking> Jack gaat naar <Boeking - Verwerken van TO-facturen>, daar krijgt u de desbetreffende touroperatorfactuur van de geselecteerde boeking te zien.
<Aktualisieren> Het gaat hier om een zogenaamde "Refresh" button: Wijzigingen die u met het contextmenu gemaakt heeft, worden direct in de lijst getoond.
Hoe komt het dat er boekingen in het betalingscontrole overzicht staan, terwijl de klant zijn reis al reeds betaald heeft?
De betalingscontrole kijkt naar de planner in de boeking. Ga via de betalingscontrole met het contextmenu naar de boeking, in het tabblad <Planner>, verandert u het aanbetalingsbedrag op nul. Hiermee gaat het restantbedrag ook naar nul. Sla de boeking op met <OK>.
Oorzaak:
Wordt een boeking oorspronkelijk op <R> gemaakt en later naar <V> gewijzigd, dan veranderd Jack niet de eerst gemaakte betalingstermijn, in plaats daarvan laat de oorspronkelijke aanbetalingsbedrag en termijn staan.
Jack is voor mij eigenlijk onbruikbaar, omdat ik mijn openstaande posten niet kan zien. Ik weet echter niet, hoeveel mijn klanten nog moeten betalen, in de OP administratie is daarvan niets te zien.
De eigenlijke OP administratie in Jack onder <Boekhouding - Openstaande posten> is voor niet-boekings/reisgebonden zaken gemaakt (bijv. kantoorkosten, enz.). Klantgebonden OPs ziet u het beste via <Boekhouding - Controle betalingen> incl. de vervaldatum. Openstaande posten van touroperators ziet u het beste via <Boeking - Verwerken van TO-facturen> <Ontbrekende facturen> of <Onbetaalde facturen> => ik zie alle zaken, die bij de touroperator nog niet afgerekend zijn. Ten eerste staat hier niet het absolute bedrag, omdat meestal nog geen touroperator afrekening heeft plaatsgevonden, en daarmee het eigenlijke bedrag nog niet vast staat.
