...
Jack is software, dat speciaal voor de behoeften van de reisbranche gemaakt werd en continue doorontwikkeld werd.
Dit betekent, dat niet alleen één gedeelte uit de mogelijke onderdelen klantenadministratie, boekingsbeheer, planningsbeheer, tekstverwerking, gegevensoverdracht van en naar externe programma's of boekhoudingen als uitgangspunt hebben gediend. Jack maakt het mogelijk de gebruiker, bij de dagelijkse werkzaamheden in een reisbureau zo rationeel mogelijk met betrekking tot de totaal hierboven vermelden punten te verwerken. Dat betekent, dat in ieder gedeelte nog verbeterpunten mogelijk zijn, maar niet alleen de afzonderlijke, maar de complete samenhang geoptimaliseerd dient te worden.
Jack ist weder dazu gedacht, das perfekte Schreibprogramm zu liefern, noch den perfekten Terminkalender, noch das perfekte Tool zum is niet bedoeld om, het perfecte boekingsprogramma te leveren, nog het perfecte planningsoverzicht, nog de perfecte tool om Customer Relation Management. Jack bietet auch nicht das perfekte Buchhaltungstool. Das ist auch nicht Ziel des Programms, sondern Ziel ist es, unter Berücksichtigung aller Aspekte einen Kompromiss einzugehen zwischen Perfektion, Rationalität, Machbarkeit, Praktikabilität und der Unzulänglichkeit des Faktors „Mensch".
Die Buchhaltung in Jack stellt dabei einen gelungenen Kompromiss dar, denn sie wurde speziell für die Anforderungen und Fähigkeiten eines typischen Reisebüromitarbeiters konzipiert. Sie verbindet das Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts im Reisebüro. Sie ist speziell auf die Praxis ausgerichtet, in der sich der Reisebüromitarbeiter möglichst wenig mit dieser Thematik beschäftigen möchte und oftmals nur buchhalterisches Basiswissen besitzt. Umgekehrt hat der Reisebüroinhaber durchaus das Bedürfnis, auch ohne Steuerberater täglich den Überblick über seine Reisen und die daraus resultierende Erlössituation zu wahren.
Deshalb wird in Jack peinlichst genau Wert darauf gelegt, während der Abwicklung von Reisen die interne Buchhaltung automatisiert anzusteuern. Dadurch erhält man eine einheitliche Informationsstruktur, ohne auf separate Informationen (wie in „herkömmlichen" Branchen mit einem externen Buchhaltungsprogramm) zurückgreifen zu müssen, die oft nicht einmal aussagekräftig sind. Außerdem bedeutet die enge Kopplung zwischen Abwicklung und Buchhaltung eine gezwungenermaßen exakte Vordefinition buchhalterischer Daten und vorgegebene Funktionsabläufe, so dass ein etwaiges Fehlerpotential enorm minimiert wird.
Aber alles hat 2 Seiten: der „Nachteil" der vorgangsbezogenen Buchhaltung in Jack besteht darin, dass sich normalerweise der klassische Buchhalter viel schwerer mit dem Programm tut als der buchhalterische Laie, der froh ist, wenn ihm möglichst viel der klassischen Buchhaltung erspart bleibt. Im Jack gibt es aufgrund der Vorgangsbezogenheit nicht eine Arbeitsoberfläche wie in herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen, sondern Jack erfordert das strikte Arbeiten in mehreren Masken, die sich an verschiedenen Stellen des Programms befinden.
Alle buchhalterischen Vorgänge zu Reiseleistungen werden fast völlig automatisch in die Buchhaltung übergeleitet (z. B. durch die Funktionen <Vorgang - Zahlung Kunde>, <Vorgang - Veranstalterabrechnung>). Diese Geschäftsvorfälle sollten ausschließlich vorgangsbezogen gebucht werden, damit komfortable Kontroll- und Abstimmmöglichkeiten aus der Vorgangsverwaltung für die Buchhaltung genutzt werden können.
Wird der Weg der strikten Vorgangsbuchhaltung verlassen, ist keine vorgangsbezogene Kontrolle der Reisebuchungen mehr möglich. Dies erschwert bzw. verhindert in vielen Situationen den weiteren Support und führt zu erheblich mehr Aufwand als das strikte Verwenden der in Jack vorgesehenen Buchhaltungsfunktionen.
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Basis aller Auswertungen ist jedoch die korrekte und sorgfältige Einrichtung der Buchhaltung selbst (Konten und Einstellungen) sonst können die Ergebnisse nicht stimmenbiedt ook niet het perfecte boekhoudkundige programma. Dat is ook niet het doel van de software, het doel is alleen, met inachtname van alle aspecten een compromis aan te gaan tussen perfectie, rationaliteit, mogelijkheden, uitvoerbaarheid en de ontoereikendheid van de factor "Mens".
De boekhouding in Jack is in dit geval een goed compromis, daar deze werd speciaal voor de behoeften en mogelijkheden van een typisch reisbureaumedewerker ontworpen. Dit komt over met de algemeen aanvaardbare grondslagen voor boekhouding met de behoefte van de dagelijkse werkzaamheden in het reisbureau. Dit is speciaal voor de praktijk opgezet, zodat de reisbureaumedewerker zo weinig mogelijk met deze thematiek hoeft bezig te houden en vaak alleen over boekhoudkundige basiskennis hoeft te bezitten. Omgekeerd heeft de reisbureau eigenaar wel de noodzaak, ook zonder accountant, dagelijks een overzicht over zijn reizen en de hieruit verkregen omzet situatie te halen.
Daarom wordt in Jack daar uitdrukkelijk belang bij gehecht, tijdens de verwerking van de reizen de interne boekhouding geautomatiseerd te verwerken. Daardoor krijgt men een uniform informatiestructuur, zonder dat op andere informatie (zoals in "conventionele" branches met een extern boekhoudpakket) teruggegrepen hoeft te worden, die vaak ook niet zinvol zijn. Daarnaast betekent de nauwe koppeling tussen de verwerking en boekhouding een gedwongen exacte voorgedefinieerde boekhoudkundige gegevens en vastgelegde processen, zodat mogelijke potentiële fouten enorm gereduceerd worden.
Maar alles heeft twee zijden: het "nadeel" van de boekingsgebonden boekhouding in Jack bestaat daaruit, dat men de normale klassieke boekhouding veel moeilijker met de software doet als boekhoudkundige leek, die blij is, wanneer het hem mogelijk wordt gemaakt veel van deze klassieke boekhouding uit handen wordt genomen. In Jack is het op grond van de boekingsgebonden werken niet een werkomgeving zoals in veel gebruikte boekhoudpakketten, maar Jack vereist het strikte werken in meerdere vensters, die zich op verschillende plekken in de de software bevinden.
Alle boekhoudkundige boekingen m.b.t. reizen worden automatisch volledig naar de boekhouding overgedragen (bijv. door de functie <Boeking - Invoeren klantenbetaling>, <Boeking - Verwerken TO-facturen>. Deze werkzaamheden dienen uitsluitend boekingsgebonden verwerkt te worden, zodat comfortabele controle- en afstemmingsmogelijkheden uit de boekingsadministratie voor de boekhouding gebruikt kan worden.
Wordt de weg van boekingsgebonden boekhouding verlaten, dan is geen boekingsgebonden controle van de reizen meer mogelijk. Dit bemoeilijkt resp. verhinderd in veel gevallen de eventuele support en resulteert in extra meer werk dan via het strikte gebruik van de in Jack aanwezig boekhoudkundige functies.
Belangrijk voor een goedlopende boekhouding en basis voor alle lijsten is echter altijd de zorgvuldige inrichting van de boekhouding zelf (rekeningen en instellingen), anders zullen de resultaten nooit kloppen!