...
Middels de volgende pagina's wordt u geïnformeerd over de belangrijke informatie die bij een jaarafsluiting in Jack komt kijken.
...
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Bij een jaarafsluiting wordt het huidige boekhoudkundige jaar omgezet en worden de eindsaldi overgedragen naar de beginbalans van het volgende boekjaar. Bij het overdragen wordt er geboekt via de rekeningen welke ingesteld staan via <Boekhouding – Basisgegevens – Boekhoudkundige parameters>. Ook na een jaarafsluiting kan het boekhoudkundig jaar teruggezet en kunnen rekeningen uit voorgaande jaren geraadpleegd worden.
...
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
In Jack zijn standaard 4 boekhoudkundige jaren geopend. Voordat u een jaarafsluiting wilt doorvoeren, dient u te controleren hoe uw huidige boekhoudkundige jaar staat ingesteld. Via het menupunt <Boekhouding – Basisgegevens – Boekhoudkundige parameters> staat in het tabblad 'Basisopties' aangegeven welke financiële jaren bij u zijn ingesteld.
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Jack zal het eerst genoemde jaar afsluiten, wanneer u een jaarafsluiting uitvoert. Indien u een ander jaar af wenst te sluiten, dan dient u eerst het boekhoudkundige jaar te wijzigen. Zie voor een uitleg hiervan de procedure verderop in deze handleiding.| |
Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen debiteuren en crediteuren dienen deze van het juiste rekeningtype voorzien te zijn, dat wil zeggen dat ze of het rekeningtype „Debiteur" of het type „Crediteur" moeten hebben. Dit kunt u controleren via de lijst <Boekhouding – Lijsten – Grootboekrekeningen>. In dit overzicht dient in de rij met Rek. type het juiste type vermeld te staan. Eventueel kunt u het type hier nog wijzigen door op een entry met de rechtermuisknop te klikken en in het nieuwe overzicht te kiezen voor 'Rekening wijzigen'.
Over het algemeen wordt bij aanvang van een nieuw boekhoudkundig jaar in eerste instantie enkel het jaar omgezet, omdat er wellicht nog handleidingen t.b.v. de jaarafsluiting uitgevoerd moeten worden.
Let op:
Mutaties en gegevens van afgesloten periodes (jaar) kunnen nog wel gewijzigd worden. Om dit te voorkomen is het belangrijk om voor alle maanden van een afgesloten jaar de periode te sluiten.
Dit kan gedaan worden met de functie <Boekhouding – Afsluiten – Periode afsluiten>.
Er kunnen dan geen nieuwe mutaties meer toegevoegd worden in deze periode(s). Sluit daarom een boekjaar/periodes pas af indien u er heel zeker van bent dat er geen wijzigingen meer noodzakelijk zijn!
...
In het scherm van de "Boekhoudkundige parameters" wordt een bereik voor de financiële boekjaren ingesteld. Hier ziet u 3 velden waarvan er 2 aangepast kunnen worden
Boekjaar tot en met (afbeelding 'boekhoudkundige paramaters', bovenste veld) * Eindigt in maand (afbeelding 'boekhoudkundige parameters' onderste veld)
Geeft u in het veld <Boekjaar> het laatste boekjaar in welke na het omzetten geopend moet worden. Omdat er altijd 4 boekjaren geopend zijn, berekent Jack automatisch het begin jaar en geeft deze in het eerste veld in.
In het veld <sluit in maand> geeft u de laatste maand van uw boekhoudkundig jaar in. Bij de meeste bedrijven zal dit het kalenderjaar betreffen en zal de sluitmaand December (12) zijn. Het kan echter ook zijn dat u met een zogenoemd 'gebroken boekjaar' werkt. Dit boekjaar eindigt meestal in de maand Oktober waardoor u in dit veld derhalve een 10 in moet geven. Uiteraard dient u dit in overleg te doen met uw boekhouder en/of accountant.
...
Hint Saldi opnieuw berekenen|
In het volgende venster kan worden ingesteld vanaf welk boekingjaar en welke periode u de saldi wilt laten herberekenen. 
Herberekenen saldi|
| Warnung | ||
|---|---|---|
| ||
Wijzigt u deze, door Jack aangegeven, instellingen niet!! Dit kan grote invloed hebben op uw financiële administratie. |
Klikt u op de button <OK> om het omzetten van het boekhoudkundige jaar te starten.
De saldi worden op nul gezet en herberekend.
|
Het geopende boekhoudkundige jaar wordt nu omgezet. In dit voorbeeld worden zijn de boekjaren 20092016, 20102017, 2011 2018 en 2012 nu 2019 geopend. Het boekjaar sluit in maand 12 (December). 
|
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
U kunt nu weer op alle werkplekken in Jack werken. Indien u de CRS Transformer en de CRS Automater afgesloten had, dient u deze ook weer opnieuw te starten. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Indien u een mutatie wilt doen in een boekjaar wat buiten deze vier boekhoudkundige boekjaren valt dan zal er een melding verschijnen in Jack: |
...
...
Voor de jaarafsluiting dient u het volgende uit te voeren:
Print u voor de jaarafsluiting een saldi lijst en een lijst van alle grootboekrekeningen uit.
...
...
Betalingscontrole
U kunt de betalingscontrole oproepen via de menu punten <Boekhouding – Controle betalingen>.
Zoekt u hier naar openstaande betalingen van debiteuren in het jaar dat u af wilt sluiten. Selecteert u hiervoor een grote periode (bijvoorbeeld van 01.01.2000 tot 31.12.2011) als u boekjaar 2011 af wilt sluiten.
|
Met behulp van de button <Query> kan aansluitend het af te sluiten jaar "begrensd" worden (bijvoorbeeld Vertrekdatum – in de periode van-t/m – 01.01.2011 2016 t/m 31.12.20112016).
|
U krijgt vervolgens een lijst met alle boekingen, bij wie nog een klantenbetaling open staat. Wellicht wilt u daar nog correcties op maken.
...
Openstaande posten
De openstaande posten dienen uiteraard gecontroleerd te worden. Een handleiding hierover vindt u hier: https://jackhandbuch.bewotec.de/display/jkhbnln/Boekhouding+-+Openstaande+Posten
...
Boekingslijsten
Lijsten, Boekingen |
De boekingslijsten kunt u oproepen via het menu punt <Lijsten – Boekingen>.
Er zijn drie lijsten die betrekking hebben op de eindejaarsverwerking: de LIBUKO1 en de LIAB2. Deze twee printbestanden zijn standaard meegeleverd in uw versie. U kunt deze zelf via <Bestand>, <Definieer formulieren> toevoegen aan uw boekingslijst op vertrekdaum.
De LIBUKO1 toont u de openstaande posten:
Via Lijsten - Boekingen kunt u een lijst met alle nog niet betaalde boekingen opvragen. Geeft u bovenin de vertrekdatum in (bijv. van 01.01.2011 t/m 31.12.2011). Links kunt u een vinkje plaatsen voor de entry 'Boekingen (openst. betaling), de overige entries raden wij u aan om niet te selecteren. Kies vervolgens onderin voor 'printen' of 'preview'.
Er verschijnt nu een keuzelijst (deze kan afwijken van onderstaand voorbeeld!):
|
Selecteert u hier de entry met de tekst 'Jaarafsluiting controlelijst'. Deze tekst kan bij u ook anders omschreven zijn. Mocht u twijfelen, dan kunt u t.a.t. contact opnemen met de supportafdeling. Klikt u daarna op de button <OK>
Enkel via deze lijst krijgt u een overzicht van de reissom van de klant en het nog openstaande bedrag naast elkaar weergegeven.
...
- Touroperatorafrekening inkoop gedeeltelijk, betaling gedeeltelijk (part.)
- Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling gedeeltelijk of open
- Touroperatorafrekening inkoop open, betaling gedeeltelijk
- Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling part. of open, winst ok
- Touroperatorafrekening inkoop open, betaling open
Inkoopverwerking onbetaalde facturenBij services die in deze lijst staan, zijn de respectievelijke debiteuren/crediteuren (<R> Incasso) of de crediteuren/Verrekeningsrekening (<V> Incasso) nog niet vergeleken. Wellicht dat hier de Winst reeds verboekt is.
Hierna kunt u de lijst verder begrenzen door rechts de entry 'Winst niet gemuteerd' te activeren.
U krijgt vervolgens een overzicht te zien welke de volgende gegevens kan tonen: Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling OK- Touroperatorafrekening inkoop gedeeltelijk, betaling gedeeltelijk
- Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling gedeeltelijk of open
- Touroperatorafrekening inkoop open, betaling gedeeltelijk
- Touroperatorafrekening inkoop open, betaling open
...
Overlopende activa en passiva
Voordat u een jaar afsluit, moeten alle overlopende activa/passiva correct (handmatig) gemuteerd worden. Hier gaat het bijv. om huur (passiva, dus schulden) die u in december betaalt, maar welke bedoeld is voor de maand januari. Of klantenbetalingen (activa, dus vorderingen) die nu al betaald zijn, maar waarvan de reisdatum pas in het komende jaar ligt. Met andere woorden, geldtransacties in het oude jaar, maar de schulden/vorderingen zijn voor het nieuwe jaar.
In dit geval moet u hiervoor rekeningen aanmaken. De saldi van deze rekeningen moeten dan in het nieuwe jaar overgebracht worden en daar weer op de oorspronkelijke rekeningen gemuteerd worden. Raadpleeg voor de details uw accountant.
Voorbeeld:
oude jaar: "Overlopende passiva" aan "huur"
nieuwe jaar:"Huur" aan "overlopende passiva"
...
Verzamelfacturering
De boekingen moeten worden doorgeboekt zodat de omzet in de boekhouding terecht komt
U kunt alle nog openstaande services van touroperators, welke in tabel 2 staan (bijv. IATA) factureren via het menupunt <Boekhouding – Boeking/Reservering – Verzamelfactuur op services>.
Via het menupunt <Boekhouding – Boeking/Reservering – Verzamelfactuur> start u de verzamelfacturering en kunt u een selectie maken op basis van het vertrekjaar. Aansluitend kunt u de geselecteerde boekingen doorboeken.
Hierdoor worden de „overige bedragen" welke u in de boeking onder <Bedrag/Info> geplaatst heeft op de desbetreffende grootboekrekeningen verboekt.
Overige acties
Maakt u na alle voorbereidingen voor de jaarafsluiting een backup van uw Jack systeem.
Print alle saldilijsten en grootboekrekeningen voor de accountant uit.
Eventuele correctie boekingen, welke doorgegeven zijn door uw accountantskantoor, dienen nog voor de jaarafsluiting doorgevoerd te worden.
Controleert u of dat op alle werkstations Jack is afgesloten, vervolgens logt u op de server in in Jack.
| Warnung | ||
|---|---|---|
| ||
Gedurende de jaarafsluiting mag Jack Plus op geen enkel werkstation geopend worden! | |
...
|
Kies hier allereerst voor het menu punt 'Datei' en vervolgens voor 'Modus'. In het scherm dat dan verschijnt zet u een vinkje voor de regel 'Postleitzahlen und History nicht rebuilden' Daarna klikt u op 'OK':
U kunt nu rechtsboven kiezen voor 'Alle' en daarna voor 'Alle Dateien'
Alle bestanden in Jack Plus worden nu op consistentie gecontroleerd.
...
|
Indien alles foutloos verlopen is, dan verschijnt aan het eind weer het "lege" beeldscherm van de rebuild wat u ook zag toen u de rebuild startte. Dit scherm kunt u nu afsluiten.
|
U kunt nu Jack Plus weer starten.
Selecteert u het menupunt 'Herberekenen saldi' via het menu (Bestand – Bestanden)
U krijgt eerst een backcheck te zien welke u met <Ja> kunt bevestigen indien daadwerkelijk verder niemand in Jack zit.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
De boekhouding wordt door het 'herberekenen van de saldi' gecontroleerd en opnieuw opgebouwd. Het scherm sluit automatisch nadat de saldi herberekend zijn. |
U kunt nu Jack Plus weer starten.
Selecteert u het menupunt 'Herberekenen saldi' via het menu (Bestand – Bestanden)
U krijgt eerst een backcheck te zien welke u met <Ja> kunt bevestigen indien daadwerkelijk verder niemand in Jack zit.
In het volgende venster kan worden ingesteld vanaf welk boekingjaar en welke periode u de saldi wilt laten herberekenen. Verandert u deze instelling niet en bevestigd u het scherm met <OK>.
...
| title | Belangrijke informatie |
|---|
...
de saldi wilt laten herberekenen. Verandert u deze instelling niet en bevestigd u het scherm met <OK>.
|
Om het jaar zelf af te sluiten kiest u in Jack voor het menupunt <Boekhouding – Afsluiten – Jaar afsluiten>. Controleer in het volgende scherm linksboven de boekhoudkundige jaren. Het linkerjaar in het grijze scherm zal worden afgesloten. Indien dit niet correct is dient u het boekhoudkundig jaar om te zetten. Hoe u dit kunt doen kunt u hierboven terugvinden in het hoofdstuk 'wijzigen van geopende boekhoudkundige jaren'. Hierna kunt u links aanvinken welke rekeningen overgebracht moeten worden. Wij adviseren u om alle vier de regels aan te vinken, mits alles is doorgeboekt en dat is inclusief alle debiteuren en crediteuren mutaties. Na jaarafsluiting dienen handmatig de reeds ingebrachte banksaldi gestorneerd te worden. 
Zodra u dit scherm met <OK> bevestigd, worden automatisch de saldi herberekend.
Wij adviseren u om de, door Jack voorgestelde jaren niet te veranderen. De regel met de OP-gegevens dient ook niet geactiveerd te worden! Na deze herberekening zal Jack de saldi doorlopen en volgt er nog een nieuw scherm voor het herbereken van de saldi, maar nu met een gewijzigd boekjaar. Ook dit kunt u weer bevestigen met <OK>, waarna deze herberekening plaats zal vinden. De jaarafsluiting wordt nu doorgevoerd.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Veel voorkomende vragen bij een jaarafsluiting in Jack:
...