...

...

<Bestand - Wachtwoord/Rechten>

Iedere medewerker kan in Jack afzonderlijke rechten krijgen. Zo kunnen bepaalde functies geblokkeerd worden. Om er voor te zorgen dat met een medewerkerscode alleen de juiste persoon en geen andere medewerker kan inloggen, krijgt iedere medewerker een eigen wachtwoord. Dit wachtwoord kan de betreffende medewerker te allen tijde zelf veranderen. De toegangsrechten van een medewerker kan alleen de aangewezen superuser aanpassen.

...

Door het selecteren van bepaalde gebieden kunnen complete groepen van rechten geactiveerd of geblokkeerd worden. Wanneer een medewerker bijv. geen rechten voor de boekhouding heeft, deactiveer dan eenvoudig het vinkje bij de button <Boekhouding>.

Onder <Beschikbare menu-items> ziet u dan, dat alle menu's van de boekhouding met één klik gedeactiveerd zijn, daar het vinkje voor de button leeg is.

...

De lijst wordt niet alfabetisch getoond, maar op volgorde van de Jack hoofdmenu gesorteerd.

Indien u nu uit dit gebied slechts enkele rechten in plaats van alles vrijgeeft, dan wordt het vinkje onder <Rechten> weer geactiveerd, maar wordt dan grijs en niet wit weergegeven.

...

Klantenadministratie:
Normaal gesproken stelt Jack automatisch een klantennummer voor, die niet aangepast mag worden. Met <Functie -> Opgeroepen klantnr. wijzigen> kunnen medewerkers toch het recht krijgen om het klantennummer te mogen aanpassen.
Niet iedere medewerker mag notities bij klanten, de boekingen of de touroperators eenvoudig aanpassen of verwijderen. Deze blokkade kan men ook tot alleen de klantennotities beperken, zodat bijv. acquisitie relevante gegevens niet door verkoop aangepast kunnen worden (<Functie -> Klanten memo's>).
Men kan ook met <Functie -> "Klanten "Geen informatie in Klant zoeken" plaatsen"/ "Geen openstaande posten voor klanten"/ "Klantenselectie instellingen van selectie"> de betreffende klantenstatusvelden blokkeren, die in het klantenprofile op het tabblad <Extra> gedefinieerd zijn, zodat geen ongeautoriseerde aanpassingen gemaakt kunnen worden.
De functie <Functie -> Klantenkaart extra toeslagen wijzigen> neemt de medewerker het recht af, deze instelling in het klantenprofiel te wijzigen.
Met <Functie -> Klantenselectieoutput in bestand/e-mail> kunt u verhinderen, dat medewerkers al uw klantgegevens als bestand kunnen uitdraaien. Vorgangsverwaltung:
Auch das Ändern von <Buchungsdatum> und <Bearbeiter> im Vorgang kann im Abschnitt <Funktion> gesperrt werden.
Das <Erfassen negativer Leistungspreise> und <Erfassen negativer sonst. Beträge> im Bereich der Leistungspreise und der sonstigen Beträge kann im Bereich <Funktion> blockiert werden. Auch kann das manuelle Ändern der Inkassoart geschützt werden. Ebenso das Setzen des Unterlagenstatus unter <Vorgang - Unterlagen> ist mit <Funktion -> Unterlagenstatus setzen> ein eigenes Paßwortrecht.
Auch das Ändern und Löschen von Vorgangsnotizen kann mit <Funktion Ändern/Löschen von Notizen> verhindert werden.
Der Bereich der Ticketdaten lässt sich mit <Funktion -> Ticketdaten ändern / Tickets BSP ausgeglichen / Tickets Fehlerliste OK> steuern.
Das Funktionspaßwort < Funktion -> Vorgangstermine bei Anlage löschbar> bedeutet, dass der entsprechende Mitarbeiter nicht mehr das Recht hat, beim Anlegen neuer Vorgänge automatische Wiedervorlagetermine zu löschen. Auch das leichtfertige Kopieren von Vorgängen (und anschließend vielleicht den alten Vorgang zu vergessen....) lässt sich über das Funktionspaßwort abstellen: <Funktion -> Vorgang kopieren>.
Das Drucken einer Abschlussrechnung kann nun durch das Paßwort geschützt werden: <Funktion > Abschlussrechnung drucken>. Diese Einschränkung empfiehlt sich allen Büros, deren Mitarbeiter im Bereich IATA / DB/DER noch unsicher sind oder nicht sauber arbeiten, da mit dem Druck der Abschlussrechnung bei den betroffenen Veranstaltern die Verbuchung in der Buchhaltung erfolgt.
Ein weiteres Funktionspaßwort steuert, dass die Leistungspreise eines Vorgangs für den Mitarbeiter nicht ersichtlich sind (<Funktion -> Vorgang: Einschränkungen bei DP-Vorgängen>). Außerdem kann dieser Mitarbeiter keinen Teilstorno machen. Diese Vorgänge werden durch eine bestimmte Beförderungsart gekennzeichnet. Diese Beförderungsart muss unter <Basisdaten - Beförderung> angelegt und in den Anwendungsgrundlagen unter <Einstellungen - Kennungscode für DP-Vorgänge > vermerkt sein.
Ein weiteres Funktionspaßwort (<Funktion ->Vorgangsbuchungsart änderbar>) steuert die Berechtigung, aus einer Buchung wieder eine Option machen zu dürfen. Einstellungen:
Mit <Funktion -> Veranstalterstammdaten - Ändern/Löschen> schützen Sie generell die Stammdateneinstellungen Ihrer Veranstalter. Soll es dennoch möglich sein, in den Veranstalterstammdaten die Karteikarte <Adresse>, <Produktart> und <Telefon> zu ändern, können Sie mit <Veranstalterstammdaten - Karteikarte Konten/ Parameter> die „Buchhaltungsbereiche" blocken. Buchhaltung:
Mit <Funktion -> Aufrufen von geschütztem Konto> kann man den Paßwortschutz bei bestehenden Konten aktivieren. Nur derjenige, der hier dieses Recht in der Paßwortverwaltung hat, kann ein mit Paßwortschutz versehenes Konto aufrufen.
Auch kann man mit <Funktion -> Kassenbuch freie Kontenwahl > verhindern, dass Mitarbeiter beliebige Konten unter <Buchhaltung - Kassenbuch> öffnen können.
Das Öffnen eines Monatsabschlusses lässt sich mit <Funktion -> Monatsabschluss öffnen> freischalten.
Mit <Funktion -> Stornieren in Kontenblättern> kann der Mitarbeiter nicht mehr in den Kontenblättern den Stornobutton benutzen.
Möchten Sie das Ändern der vorgeschlagenen Vorgangs-Kostenstelle ermöglichen, aktivieren Sie <Funktion -> Vorgangs-Kostenstelle änderbar>.
Im Vorgang gibt es in den Zahlungszielen die Klickbox <keine Kontrolle>. Ist diese aktiv, werden die Zahlungstermine des Kunden nicht mehr berücksichtigt, und die Buchung ist nicht in der Zahlungskontrolle, im Mahnwesen oder im Bankclearing sichtbar. Mit <Funktion -> Zahlungskontrolle in Vorgang setzten> kann diese Funktion gesperrt werden.
Mit <Funktion -> OP Termine & Beträge ändern> kann das Ändern der vorgeschlagenen Zahlungstermine und Beträge im Vorgang verhindert werden.
Die Kundenzahlung kann zweierlei eingeschränkt werden: arbeitet das Reisebüro nur mit Zahlungsarten, die auf <Einzahlung> stehen, gibt es das Funktionspaßwort <Funktion -> Erfassen negativer Kundenzahlungen (Eingang)>. Arbeitet das Reisebüro zusätzlich mit Zahlungsarten, die auf <Auszahlung> stehen, gibt es zusätzlich das Paßwort <Erfassen von Kundenzahlungs-Ausgängen>
Das Recht, einen Kunden generell immer aus der Zahlungskontrolle zu nehmen, kann in der Paßwortverwaltung unter <Funktion -> Keine OPs setzen> gesperrt werden. So kann keiner mehr einen Vorgang durch die Zahlungskontrolle mogeln. Vertrauen ist gut, Kontrolle viel besser: mit <Setzen der Zahlungsziele auf Termin nach Abreise > kann verhindert werden, dass Mitarbeiter zu großzügig mit den Zahlungszielen in den Vorgängen umgehen.
Im Bereich der Veranstalter können die Karteikarten <Konten> und <Parameter> über die Paßwortfunktion geschützt werden. In der Veranstalterabrechnung kann das Erlöskonto auch über die Paßwortverwaltung geschützt werden: <Funktion -> Erlöskonto in VA - Abrechnung änderbar>
In <Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen> lässt sich das Erfassen negativer Beträge sperren, wenn in der Paßwortverwaltung <Funktion -> Erfassen negativer Buchungsbeträge> deaktiviert ist.

Image Removed Das Einstellen der richtigen Passwortrechte für Ihre Mitarbeiter kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben sie die Möglichkeit, einmal definierte Zugriffsrechte unter einem bestimmten Namen zu speichern, so dass Sie das Zugriffsprofil für andere Mitarbeiter mit gleichen Rechten nicht wieder neu erstellen müssen. Das Zugriffsprofil wird im Verzeichnis <\PA> von Jack gespeichert und erhält die Dateiendung <.psw>.

Image Removed Beispielsweise erstellen Sie die Rechte eines Mitarbeiters der Flugabteilung. Diese Rechte speichern Sie durch einen Klick auf <Speichern> und vergeben den Dateinamen „Flug". Wenn Sie die Rechte des nächsten Mitarbeiters der Flugabteilung definieren (der ja die gleiche Zugriffsberechtigung wie alle anderen Mitarbeiter der Flugabteilung haben soll), tragen Sie zunächst das Mitarbeiterkürzel dieses nächsten Mitarbeiters ein und laden dann das Zugriffsprofil <Flug.psw>, indem Sie <Laden> anklicken. Doppelklicken Sie auf die Datei <Flug.psw>, und Sie haben die Rechte eines Mitarbeiters genau entsprechend dem Anforderungsprofil der Flugabteilung definiert.

Image Removed Alle Änderungen am Zugriffsprofil eines Mitarbeiters werden erst mit dem Klick auf <OK> wirksam. Gleichzeitig leert sich die Eingabemaske, so dass Sie einen weiteren Expedienten bearbeiten können. Möchten Sie die Maske verlassen, klicken Sie auf <Ausgang>.

Image Removed Sie können sich über <Drucken> eine Liste aller Paßwortrechte ausdrucken und auf einen Blick sehen, welche freigeschaltet sind und welche nicht. Damit können Sie einerseits dokumentieren, welche Rechte jeder einzelne Mitarbeiter hat, andererseits lässt sich so auch besser nachvollziehen und sichern, welche Funktionen für den Einzelnen freigeschaltet sein sollten. Image Removed Immer, wenn Sie ein Update erhalten, sollten Sie nach dem erfolgreichen Update die Paßwortverwaltung überprüfen. Sobald nämlich neue Paßwortfunktionen hinzugekommen sind, sind diese nicht automatisch freigeschaltet. So kann es Ihnen passieren, dass Sie nach dem Update auf einmal Funktionen, die ganz selbstverständlich für Sie sind, nicht mehr ausführen könnenDossieradministratie:
Ook het aanpassen van <Boekingsdatum> en <Employe> in de boeking kan in de sectie <Functie> geblokkeerd worden.
Het <Negatieve boek.bedragen invoeren> en <Negatieve bedragen bij overige toeslagen> op het gebied van servicebedragen en overige toeslagen kan men in het deel <Functie> geblokkeerd worden. Ook het handmatig aanpassen van de type betaling kan beschermd worden. Evenals het aanpassen van de reisbescheiden onder <Boeking - Reisbescheiden> is met <Functie -> Status document wijzigen> een zelfstandig recht.
Ook het aanpassen of verwijderen van een boekingsnotitie kan met <Functie -> Memo wijzigen/verwijderen> verhinderd worden.
Het gedeelte van de ticketgegevens laat zich via <Fucntie -> Ticketgegevens toevoegen/wijzigen / Tickets BSP betaald/ Ticket errorlijst OK> sturen.
Het recht <Functie -> Planner invoer in boeking verwijderen> betekent, dat de betreffende medewerker niet meer het recht heeft, bij het maken van een nieuwe boeking automatisch aangemaakte planningsitems te verwijderen. Ook het ondoordacht kopiëren van dossiers (en aansluitend wellicht de oude boeking vergeten...) kan via een recht worden afgesloten: <Functie -> Boeking kopiëren>.
Het printen van een factuur kan ook door een wachtwoord bescherm worden: <Functie -> Factuur definitief printen>. Deze beperking raden wij voor alle buro's aan waarbij de medewerkers op het gebied van IATA / DB/DER nog onzeker zijn of niet correct werken, omdat met het afdrukken van de factuur bij de betreffende leverancier de boeking in de boekhouding zal plaatsvinden.

Instellingen:
Met <Functie -> TO-basisgegevens - Wijzigen/Verwijderen> beschermt u in het algemeen de stamgegevens van uw touroperators. Moet het daarnaast nog mogelijk zijn, in de touroperator stamgegevens het tabblad <Adres>, <Producten> en <Tel./E-mail> aan te passen, dan kunt u met <Basisgegevens touroperator - Tabblad Rekening / Parameters> het "boekhoudkundig gedeelte" blokkeren.

Boekhouding:
Met <Functie -> Bekijk beveiligde rekeningen> kan men de wachtwoordbeveiliging bij bestaande rekeningen activeren. Alleen degene, die hier het recht in de rechtenadminstratie heeft, kan met een met wachtwoordbeveiliging vastgelegde rekening oproepen.
Ook kan met met <Functie -> Kasboek vrije keuze grootboekrekeningen> verhinderen, dat medewerkers naar behoefte rekeningen onder <Boekhouding - Kasboek> kunnen openen.
Het openen van een maandafsluiting laat zich met <Functie -> Heropenen afgesloten maand> vrijgeven.
Met <Functie -> Annuleren in Rekeningschema> kan de medewerker niet meer in het rekeningschema de annulerenbutton gebruiken.
Mocht u het aanpassen van de voorgestelde boekings-kostenplaats mogelijk maken, activeer dan <Functie -> Kostenplaats in boeking wijzigen>.
In de boeking bij de betalingskenmerken is er een checkbox <Geen controle>. Is dit actief, dan worden de betalingstermijnen van de klant niet meer gebruikt, en de boeking komt niet in de betalingscontrole, in de aanmaningen of in de bankclearing zichtbaar. Met <Functie -> Betalingsinfo in boeking wijzigen> kan deze functie geblokkeerd worden.
Met <Functie -> OP termijn en bedrag wijzigen> kan het aanpassen van de voorgestelde betalingsoorten en bedragen in het dossier verhinderd worden.
De klantbetaling kan op twee manieren beperkt worden: werkt het reisbureau alleen met betaling soorten die op <storting> staan, dan is er een functierecht <Functie -> Teruggave klantenbetaling ingeven>. Werkt het reisbureau daarnaast met betalingsoorten, die op <uitbetaling> staan, dan is er daarnaast ook een recht <Functie -> Infoeren van klantenbetalingen-refunds>.
Het recht, een klant altijd uit de betalingscontrole te nemen, kan in de rechtenadministratie onder <Functie -> OP termijn en bedrag wijzigen> geblokkeerd worden. Zo kan niemand meer een dossier door de betalingscontrole bedriegen. Vertrouwen is goed, controle veel beter: met <Functie -> Vervaldata na vertrek> kan verhdinderd worden, dat de medewerker te royaal met de betalingsvoorwaarden in de boekingen omgaat.
Op het gebied van touroperators kunnen de tabbladen <Rekening> en <Parameters> met een recht afgeschermd worden. In de touroperatorafrekening kan de winstrekening ook via de rechtenadministratie beveiligd worden: <Functie -> Winstrekening in TO-facturering wijzigen>.
In <Boekhouding - Handmatig boeken> laat zich het gebruik van negatieve bedragen onmogelijk maken, wanneer in de rechten administratie <Functie -> Negatieve boek.bedragen invoeren> gedeactiveerd is.

Image Added Het instellen van de juiste rechten voor uw medewekers kan enige tijd in beslag nemen. Om voor u het werk te verlichten, heeft u de mogelijkheid, eenmaal gedefinieerde rechten onder een bepaalde naam op te slaan, zo dat u dit rechtenprofiel voor andere medewerkers met dezelfde rechten niet weer nieuw hoeft aan te maken. Het rechtenprofiel wordt in de directory <\PA> van Jack opgeslagen en heeft als extensie <.psw>.

Image Added Als voorbeeld stelt u de rechten van een medewerker voor de vliegafdeling in. Deze rechten slaat u door een klik op <Opslaan> op en geef de bestandsnaam "Vliegen". Wanneer u de rechten voor de volgende medewerker van de vliegafdeling definieert (die dezelfde rechten moet hebben als alle andere medewerkers van de vliegafdeling), voer dan eerst de medewerkersafkorting van deze volgende medewerker in en laadt dan het rechtenprofiel <Vliegen.psw>, als u vervolgens <Laden> aanklikt. Dubbelklik op het bestand <Vliegen.psw>, en u heeft de rechten van deze medewerker exact hetzelfde zoals de overige medewerkers van deze vliegafdeling gedefinieerd.

Image Added Alle aanpassingen aan het rechtenprofiel van een medewerker worden pas met de klik op <OK> doorgevoerd. Tegelijkertijd wordt het ingave veld leeg gemaakt, zodat u een volgende gebruiker kunt bewerken. Wilt u het venster verlaten, klik dan op <Sluiten>.

Image Added U kunt via <Print> een lijst van alle rechten uitprinten en in een oogopslag zien, welke vrijgegeven zijn en welke niet. Daarmee kunt u enerzijds documenteren, welke rechten ieder afzonderlijke gebruiker heeft, anderzijds kunt u ook zo ook beter zien en begrijpen, welke functies voor de afzonderlijke gebruikers vrijgegeven moet zijn.

Image Added Altijd, wanneer u een update ontvangt, dient u na het geslaagd uitvoeren van de update de rechten na te kijken. Zodra namelijk nieuwe rechten functionaliteiten erbij zijn gekomen, zijn deze niet automatisch vrijgegeven. Zo kan het gebeuren, dat er na de update functies zijn, die voor u heel logisch en vanzelfsprekend zijn, niet meer kunt uitvoeren.