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Über den automatischen Veranstalter-Abrechnungsdatenimport werden Abrechnungsdaten des Veranstalters automatisch in Jack importiert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet. Dadurch soll die teils aufwändige manuelle Erfassung der Veranstalter Eingangsrechnungen soweit wie möglich entfallen.
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Bitte beachten Sie, dass diese Anleitung auf Basis der Jack Version X10.03 erstellt wurde. Sollten Sie eine niedrigere Version im Einsatz haben, sehen die Masken bei Ihnen evtl. etwas anders aus. |
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Die elektronische Datenlieferung ist bei einigen Veranstaltern kostenpflichtig. Bitte informieren Sie sich vorab über die Konditionen und weitere Vertragsinhalte bei Ihrem Veranstalter. |
Der automatische Veranstalter-Abrechnungsdatenimport ist Stand März 2011 für die folgenden Veranstalter verfügbar:
- ITS; JAHN; Tjaerborg;
- TUI; 1-2 Fly; Airtours; Discount Travel
- Alltours
- Schauinsland
- TOC
- Bucher
Voraussetzungen
Um die Lieferung der Veranstalter Abrechnungsdaten bei den jeweiligen Veranstaltern zu beantragen, haben Sie beim Erwerb dieses Moduls eine Vorlage für eine Einverständniserklärung erhalten. Erst wenn Sie diese Einverständniserklärung ausgefüllt und unterschrieben an Bewotec zurück geschickt haben, ist eine Lieferung von elektronischen Daten überhaupt möglich.
Damit die Daten richtig in Jack übernommen werden können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:
- Veranstalter-Vorgangsnummern dürfen nicht doppelt vergeben werden.
- Das Feld Veranstalter-Vorgangsnummer im Vorgang muss immer befüllt sein.
- In einer einzelnen Leistung dürfen nicht mehrere Leistungsarten zusammengefasst werden. So dürfen in den Details einer Leistung nicht mehrere Preiszeilen für unterschiedliche Leistungsarten (z. B. drei Preiszeilen mit einem Hotel, einem Flug und einem Mietwagen) erfasst werden.
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Datenlieferung
Die Daten werden von den Veranstaltern in einem unterschiedlichen Turnus geliefert.
TUI liefert in wöchentlichem Rhythmus, alle anderen Veranstalter liefern monatlich, Anfang des Monats für den Vormonat.
Sobald Sie das Modul bei Bewotec gekauft haben, melden wir Ihre Agenturen für die Datenlieferung bei den Veranstaltern an.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie direkt im nächsten Monat eine elektronische Abrechnung erhalten.
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Wir erhalten die Einverständniserklärung Anfang April und versenden die Einverständniserklärung an die Veranstalter.
Da die meisten Veranstalter eine monatliche Abrechnung haben, wird die Einstellung ab dem nächsten Ersten aktiv, d.h., ab dem 1.5. werden die Daten gesammelt.
Die erste Abrechnung erhalten Sie dann Anfang Juni, mit den Abrechnungsdaten für Mai. |
Die Abrechnungsdaten werden Ihnen von Bewotec oder direkt vom Veranstalter als Datei per E-Mail zugesendet.
Speichern Sie diese Datei für den automatischen Veranstalterabrechnungsimport an einem einfach erkennbaren Ort ab; z.B. C:\Daten\Jack\EI\Import Dateien.
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Import
Rufen Sie in Jack den Menüpunkt < Datei - Dateien - Import - Import VA-Abrechnung > auf.
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Es erscheint das Importfenster.
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Feldbeschreibungen
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Abhängig von dem Inhalt der Datenlieferung wird die entsprechende Importart gewählt. Lesen Sie beispielsweise eine TUI Abrechnung für die ERV ein, so wählen Sie als Datei Importart den Eintrag < Europ. Versicherung > aus.
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Jack Veranstalter Kürzel
Hier muss der Veranstalter ausgewählt werden, dessen elektronische Veranstalterabrechnung Sie importieren möchten. Suchen Sie nach dem Kürzel des Veranstalters, den Sie importieren möchten (in unserem Beispiel „TUI").
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Importdatei
Im Bereich < Importdatei > kann über die Schaltfläche < Öffnen > die Importdatei ausgewählt werden. Die Schaltfläche < Download > ist noch in Vorbereitung.
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Kontonummer
In das Feld < Kontonummer > tragen Sie das Konto ein, gegen welches diese Abrechnung gebucht werden soll.
Beispiel: 1200 für die Bank o.ä.
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Es empfiehlt sich, hierfür ein eigenes ER Import Sammelzahlungskonto anzulegen. Dieses Konto muss nach dem Import manuell gegen die Bank gebucht werden (dient der Übersichtlichkeit auf dem Bank Konto) | Ausrichten |
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Belegnummer
In das Feld < Belegnummer > tragen Sie die Belegnummer des Kontoauszuges ein.
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Zahldatum
Als Zahldatum können Sie aus den Einträgen < Aus Importdatei >, < Abreise >, < Buchung >, < Tagesdatum > oder <* Benutzer* > wählen.
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Wählen Sie den Eintrag < Benutzer >.
Im Bereich < Optionen2 > Rechts daneben erscheint nach der Auswahl < Benutzer > ein zusätzliches Feld < Datum Zahlung >. Tragen Sie hier ein Datum ein, zu dem die Beträge verbucht werden sollen. | Ausrichten |
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Belegnummer
Als Belegnummer für die Veranstalterzahlung können Sie die Nummer aus der Importdatei oder die Jack Buchungsnummer wählen.
Belegdatum
Als Belegdatum können Sie das Datum der Abreise, das Datum aus der Importdatei oder das Tagesdatum wählen.
Erlösdatum
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Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, zu welchem Datum die Erlöse verbucht werden sollen. | Ausrichten |
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Max. Erl. Toleranz
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
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Max. Verlust
Diese Funktion ist nur für Projektkunden verfügbar.
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Abrechnungscode
Als Abrechnungscode können Sie eine beliebige Bezeichnung wählen. Unter dieser Bezeichnung können Sie die von der elektronischen Veranstalterabrechnung verbuchten Leistungen in der Veranstalterabrechnung über die Schaltfläche < Suchen Codes > auflisten lassen.
Für jeden Import sollte ein anderer Abrechnungscode verwendet werden; z.B. das aktuelle Datum.
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Zahlung automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Zahlung automatisch verbuchen > markiert, so werden die Zahlungen automatisch zum hinterlegten Datum (Feld < Zahldatum >) auf das angegebene Konto (Feld < Kontonummer >) gebucht.
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Erlöse automatisch verbuchen
Wird die Checkbox < Erlöse automatisch verbuchen > markiert, so werden die Erlöse zum hinterlegten Erlösdatum (Feld < Erlösdatum >) verbucht.
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Abbruch
Klicken Sie auf die Schaltfläche < Abbruch > wird das Fenster < Import von VA-Eingangsrechnungen > geschlossen.
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Vorschau
Die Vorschau zeigt Ihnen Informationen zum Import an. Es werden beispielsweise die Anzahl der zu importierenden Datensätze angezeigt, mögliche und tatsächliche Fehler, die beim Import entstehen können, etc.
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