...
Let op, dat wordt aanbevolen om in zakelijke dienstverlening, in plaats van met "Proefdruk" te werken met "Definitief" bij het printen van de facturen. Daardoor worden de uitgegeven Tickets en de eventueel ingegeven Fees direct in de boekhouding weggeschreven. De Verzamelfactuur functie kan dan nog gebruikt worden voor de toeristische boekingen, welke dan nog gewijzigd kunnen worden.
De invoervelden bij de functieVerzamelfactuur functie Verzamelfactuur worden gecontroleerd op ingave. Jack erkent ongepaste ingave niet en wijst deze af.
...
Selectie op een bepaalde Bevestiging printdatum (hierbij wordt de eerste Bevestiging van een boeking bedoeld, wat zinvol kan zijn bij facturering op boekingsdatum).
Eingrenzung nach einer bestimmten Statusnummer (Status aus dem Reisevorgang, Karteikarte <Beträge/Infos>).
Eingrenzung nach bestimmten Ticketnummern.
Eingrenzung auf eine bestimmte Kostenstelle (empfiehlt sich ebenso bei Eigen- und Gruppenveranstaltungen, wenn diese durch eigene Kostenstellen verwaltet werden; siehe auch <Buchhaltung – Auswertungen – Kostenstellen
Selectie op een bepaalde Statusnummers (Status uit de boeking, tabblad <Bedrag/Info>).
Selectie op een bepaalde ticketnummers.
Selectie op een bepaalde kostenplaats (deze optie wordt ook aanbevolen bij Eigen- of Groepsreizen, wanneer deze door eigen kostenplaatsen beheerd worden; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostenplaats...>).
Eingrenzung auf einen bestimmten Kostenträger (empfiehlt sich, wenn mit Kostenträger gearbeitet; siehe auch <Buchhaltung – Auswertungen – Kostenträger
Selectie op een bepaalde Kostendrager (deze optie wordt aanbevolen, wanneer er met Kostendragers gewerkt wordt; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostendrager...>).
Eingrenzung nach bestimmten Vorgangsnummern (z. B. wenn Sie einen einzelnen Vorgang nachfakturieren möchten).
...
...
Zu jedem Vorgang kann ein Reisecode erfasst werden (s. <Vorgang – Reiseanmeldung>). Möchten Sie alle Reisen eines bestimmten Codes selektieren, tragen Sie diesen Code hier ein. Sie können dabei die Joker <?> und <*> verwenden. (Empfiehlt sich bei der Kennzeichnung von Eigen- oder Gruppenveranstaltungen durch einen Reisecode)
...
Sie erhalten eine Liste aller Leistungen, auf die die eingegebenen Selektionskriterien zutreffen.
Dabei werden die folgenden Daten angezeigt:
<Buchnr
Selectie op bepaalde boekingsnummers (b.v. wanneer u een enkele boeking dient na te factureren).
Selectie op bepaalde factuurnummers, wanneer b.v. reeds gefactureerde facturen naderhand nog een keer geprint dienen te worden.
Selectie op een bepaalde factuurdatum.
Hier kan de valuta bepaalde worden.
Selectie op een bepaalde klant (wanneer de boekingen van een klant tot op een bepaalde datum gefactureerd dienen te worden).
Selectie op een bepaalde employe.
Aan iedere boeking kan een Groepsnaam toegewezen worden (<Boeking - Boeking>). Indien u alle reizen met een bepaalde code wilt selecteren, voert u de code hierin. U kunt hierbij het vraagteken <?> en <*> gebruiken. (deze optie wordt aanbevolen bij het kenmerken van Eigen- of Groepsreizen met een eigen reiscode).
Er kan gekozen worden, of de selectie resultaat alle boekingen moet tonen, of ook boekingen, die nog niet gefactureerd zijn, of dat enkel de gefactureerde boekingen getoond moeten worden, of - onafhankelijk van de factuurstatus - alleen de boekingen, waarbij de Touroperator factuur verwerkt is. Daarnaast kan er aangegeven worden, of alleen de Agent-verzamelboekingen getoond dienen te worden of alleen de boekingen met negatieve bedragen.
De selectie kan gestart wordt door <Zoeken>. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het zoeken enige tijd duren. Het Zoeken kan altijd afgebroken worden door te klikken op <Annuleren>.
Er wordt een lijst getoond van alle boekingen, die voldoen aan de ingegeven selectie.
De volgende gegevens worden getoond:
<Boekingsnr.> Buchungsnummer in Jack<Buchdat Boekingsnummer inJack
<Boekdat.> Buchungsdatum Boekingsdatum in Jack
<Reisetermin> <Periode> Reisetermin
<Mitarbeiter> Kürzel des Mitarbeiters im Vorgang
<Reisecode> Das Reiseprofil, das im Vorgang gewählt wurde.
<Kunde> Name des Kunden
<Reisepreis> Der Reisepreis des Vorgangs
...
Fakturieren und – wenn gewünscht – Druck der Rechnungen
Sie übergeben alle selektierten Vorgänge an die Fakturierung durch einen Klick auf <Buchen>. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturierungsdatum eingeben.
Im Bereich <Rechnungen> sehen Sie die Anzahl der Leistungen, die Sie ausgewählt haben, und den sich daraus ergebenden Gesamtbetrag (dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag aus der Addition aller Leistungspreise, nicht aus der Addition der Umsätze zweier Vorgänge).
Zusätzlich können Sie das Fakturierungsdatum wählen. Der Vorschlag liegt hierbei auf dem Abreisedatum. Für die Pauschaltouristik sollte nach Abreisedatum fakturiert werden.
<Druck Ja> erzeugt zu jedem selektierten Vorgang eine Rechnung. Wählen Sie den Druck ab, wird lediglich fakturiert, aber kein Papier ausgegeben.
<Verbuchen Nein> erzeugt zwar auch Rechnungen, aber die Vorgänge bleiben unfakturiert, es wird also auch nicht in die Buchhaltung gebucht.
<Einzelrechnungen> bedeutet, dass Jack für jede Buchung eine einzelne Rechnung druckt.
<Sammelrechnungen> ist eine Sonderanfertigung für einen Jack Projektkunden und hat im normalen Gebrauch keine Verwendung.
<Rechnungsdruckzähler erhöhen> setzt automatisch die Rechnungsnummern nach oben.
In <Anzahl Exemplare> können Sie eintragen, wie viele Exemplare je Rechnung gedruckt werden sollen.
Ist die Checkbox <Ein Druckauftrag pro Rechnung> aktiviert, generiert Jack für jede Rechnung einen separaten Druckauftrag. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn noch auf älteren Druckern gedruckt wird, die nur geringen eigenen Speicher haben.
Wenn Sie die Buchungen fakturieren, erzeugt Jack in Deutschland nur bei solchen Leistungen Buchungssätze für die Buchhaltung, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), sowie für alle sonstigen Beträge und Fees, die in den Vorgängen erfasst wurden (im Vorgang Karteikarte <Beträge/Infos> bzw. hinter dem Button <Fees>).
Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 1 stehen, werden lediglich „geschlossen", jedoch nicht buchhalterisch gebucht. Die buchhalterische Buchung solcher Leistungen wird ausschließlich über die Veranstalterabrechnung getätigt.
Die Buchungssätze werden zu einem bestimmten Datum – dem Fakturierungsdatum – eingetragen.
Haben Sie eine IATA- und/oder DB-/DER-Agentur, sollten Sie folgendes beachten:
Für geldwerte Leistungen (Flugtickets, Bahnwerte, Eintrittskarten, Versicherungen etc.) sollte das Fakturierungsdatum in dem Monat liegen, in dem das Ticket / der Leistungsbeleg ausgestellt wurde. Deshalb sollten Sie eher die Funktion <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung Leistungen> für alle IATA bzw. DB/DER-Leistungen verwenden. Erst anschließend sollten Sie die „allgemeine" Sammelfakturierung unter <Buchhaltung – Vorgang/ Anmeldung – Sammelfakturierung> über alle restlichen Vorgänge laufen lassen Reis periode
<Employe> Afkorting van de employe in de boeking
<Groepsnaam> De groepsnaam, die gekozen is in de boeking
<Klant> Naam van de klant
<Incl.korting> De reissom, te betalen aan het reisburo
<Reissom> De (nog niet gefactureerde) reissom van de boeking
Vervolgens selecteert, in de lijst, de boekingen die gefactureerd dienen te worden, u kunt enkele boekingen selecteren (dmv <Shift> of <Ctrl>) of - wanneer alle boekingen uit de lijst gefactureerd dienen te worden - gelijk op <Muteer> klikken. In het laatste geval vraagt Jack, of u werkelijk alle onderdelen wilt bewerken of toch liever bepaalde boekingen wilt selecteren.
Kiest u voor <Selecteer>, verschijnt de lijst weer. Kiest u voor <Selecteer alles>, verschijnt het volgende venster, waarin Jack nogmaals toont wat er gefactureerd gaat worden.
Factureren en - indien gewenst - printen van de facturen
Alle geselecteerde boekingen worden meegenomen voor de facturering door op <Muteer> te klikken.Daarop volgens opent er een scherm, waarin de factureringsdatum ingegeven kan worden.
In het veld <Factuur> ziet u het aantal boekingen, die geselecteerd zijn, en het daaruit opgetelde totaal bedrag (het gaat om het totaal bedrag van alle opgetelde prijzen uit alle serviceregels, niet om de optelling van 2 boekingen).
Vervolgens kan de factureringsdatum gekozen worden. Het voorstel is hierbij de Vertrekdatum. Pakketreizen dienen op vertrekdatum gefactureerd te worden.
<Print Ja> Voor iedere geselecteerde boeking zal een factuur geprint worden. Wordt er gekozen voor Print Nee, dan wordt er wel gefactureerd, maar worden de facturen niet geprint op papier.
<Muteren Nee> Er worden wel facturen gegenereerd, maar de boekingen worden niet gefactureerd, de boekingen worden dus niet in de grootboekadministratie geboekt.
<Enkele rekening> betekent, dat Jack voor iedere boeking een individuele factuur zal printen.
<Verzamelrekening> is een aanvraag voor een bepaalde projectklant en heeft bij normaal gebruik van Jack geen functie.
<Teller laten ophogen> hoogt automatisch de factuurnummers op.
In <Aantal exemplaren> kan aangegeven worden, hoeveel exemplaren er van iedere factuur geprint dienen te worden.
Is de Checkbox <een printopdracht per rekening> geactiveerd, genereerd Jack voor iedere factuur een aparte printopdracht. Dit is een nuttige functie, wanneer er op oude printer geprint wordt, die maar een gering geheugen hebben.
Wanneer de boekingen gefactureerd worden, worden de serviceregels weggeschreven in de boekhouding, als ook alle overige bedragen en Fees, die in de boeking ingevoerd zijn ( in de boeking op het tabblad <Bedrag/Info> en onder de Button <Fees>.
De mutatie wordt op een bepaalde datum - de factureringsdatum - weggeschreven.
Heeft u bv IATA boekingen dan dient u met het volgende rekening te houden:
Voor services zoals Vluchttickets, Treinkaarten, Entreekaarten, Verzekeringen etc.) dient de factureringsdatum in de maand te vallen, in welke het Ticket uitgegeven is. Daardoor zult u eerder de Functie <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services> gebruiken voor alle IATA boekingen. Vervolgens dient u, voor de resterende boekingen, de algemene facturering via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur> op te starten.