...
Algemeen
Automatische incasso voor klantbetalingen
Automatische betaling voor touroperatorbetalingen
Stap-voor-stap Mail Avis
Met deze functie kunt u de bestanden aanmaken voor uw bank, waarmee de bank automatisch incasso's verwerkt resp. betalingen aan touroperators verwerkt. Dit geldt zowel voor te innen bedragen alsmede ook voor terug te betalen creditnota's.
Daarbij maakt Jack een bestand, die bijv. per e-mail aan uw bank gestuurd kan worden. Dit bestand bevat informatie van de openstaande bedragen, de bankrekening van de klant / touroperator evenals het Jack boekingsnummer, waarvoor het bedrag geïnd dient te worden.
...
- het betalingstype tezamen met de bankgegevens als permanente informatie in het klantenprofiel aanmaken (zodat alle boekingen voor deze klant dan automatisch deze informatie toegewezen krijgt). Het betalingstype kan altijd nog handmatig in de boeking gewijzigd worden,
- het betalingstype handmatig in de boeking ingeven,
- eventueel het voorgestelde betalingstype in de boeking op een bepaald tijdstip wijzigen (het betalingstype wordt automatisch voorgesteld aan de hand van de klant betalingstermijn).
Info Het is voor de overzichtelijkheid raadzaam om de incasso's en betalingen afzonderlijk te bewerken. Dit houdt in dat er dus 2 afzonderlijke exportbestanden aangemaakt worden.
Onder <Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso> wordt eerst op het beeldscherm een lijst van alle te incasseren boekingen getoond. Daarbij kunt u naar een bepaalde vervaldatum zoeken evenals naar creditnota's resp. openstaande klanten of touroperators. U kunt altijd nog selecteren, of u bepaalde bedragen van een klant deze keer niet wenst te incasseren, of dat u bijv. creditnota's nog laat staan en later wenst te verrekenen.
Zodra u op <Export> klikt, wordt een voorblad en een lijst van de ingaves geprint, die overgedragen zullen worden.
Er verschijnt een vraag, of de afdruk in orde was.
Zodra u hier op <Ja> klikt, maakt Jack het betreffende bestand aan, die u aan uw bank kunt geven voor verdere verwerking. Jack bevestigt, wanneer de export succesvol afgesloten werd.
...
U kunt hier uitsluitend kiezen voor incasso's of alleen voor betalingen
Der Übersichtlichkeit halber empfiehlt es sich, beim Bankclearing Lastschriften und Gutschriften getrennt zu behandeln. Entsprechend sollten gegebenenfalls 2 Exportdurchgänge gemacht werden, damit die Zahlungsflüsse nicht gemischt werden.
Sie können sich entweder ausschließlich nur Kunden-/ Veranstalter-/ oder Sonstige Kreditoren OPs ausgeben lassen, oder aber alle drei zusammen.
Im ersten Feld hinterlegen Sie das entsprechende Export-Verzeichnis, in dem die Exportdatei erstellt werden soll. Mit <Suchen> können Sie direkt aus dem Explorer das gewünschte Verzeichnis wählen.
Bei <Dateiendung> geben Sie das entsprechende Dateiformat ein. Das Feld <Dateiformat JJMMTTZZ> erzeugt eine Datei mit dem Tagesdatum und Uhrzeit als Dateinamen im Format JJMMTTZZ. Dies bietet sich dann an, wenn jede Exportdatei gespeichert werden und deswegen einen eigenen Namen erhalten soll.
Hier können Sie festlegen, dass nur fakturierte Vorgänge zum Lastschrifteinzug freigegeben werden.
Mit dieser Einstellung werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen die Veranstalterzahlung komplett ausgeglichen wurde. Dies wird dann genutzt, wenn z.B. Lastschriften von Kunden erst dann eingezogen werden sollen, nachdem der Veranstalter den kompletten Reisepreis schon abgebucht hat.
Mit dieser Einstellung gelangen nur solche Vorgänge ins Lastschriftverfahren, bei denen entweder Tickets existieren (also in Jack ein Ticketdatensatz in der Leistung enthalten ist), oder der Vorgang abschließend fakturiert wurde oder der Vorgang über die Veranstalterabrechnung vollständig erledigt wurde.
Hier können Sie festlegen, ob statt der Vorgangsnummer das Feld des Reiseprofils exportiert werden soll.
...
Mit <Export> erstellen Sie die Exportdatei im vorab angegebenen Verzeichnis.
Bei <Abfrage> öffnet sich die erweiterte Abfrage, deren Funktionsweise unter <Kunden - Selektion> erklärt wird. Hier können Sie z. B. nach einer bestimmten Reiseart eingrenzen.
Mit <Liste> wird eine Liste aller Datensätze ausgedruckt.
<Drucker> ermöglicht Ihnen die Auswahl und Konfiguration eines bestehenden Druckers.
<Abbruch> verlässt das Fenster, ohne eine Export durchgeführt zu haben.
Wird die Schaltfläche <Export> angeklickt, erhalten Sie eine Datei ins angegebene Verzeichnis, die Sie an Ihre Bank weitergeben können. Nachdem die Datei erstellt wurde, erscheint eine Abfrage, ob der Druck erfolgreich war. Sobald Sie hier auf <Ja> klicken, erzeugt Jack auch in den betroffenen Buchungen eine Zahlung in Höhe des eingezogenen Betrages. Diese Zahlung wird auf das im Rahmen des Bankclearings angegebenen Kontos gebucht (s. o.). Von diesem Konto aus muss später anhand des Bankauszuges eine Transferbuchung unter <Buchhaltung - Buchen> stattfinden.
Sie erhalten anschließend eine gedruckte Zusammenfassung aller gebuchten Beträge und Reisevorgänge, die Sie als Eigenbeleg und zur Abstimmung verwenden können Voor de duidelijkheid wordt aanbevolen, bij automatische incasso en betalingen afzonderlijke uit te voeren. Derhalve zullen dan ook twee exports gemaakt moeten worden, zodat de betalingsstromen niet gemengd worden.
U kunt of uitsluitend en alleen klanten- / touroperator- / overige leveranciers openstaande posten laten zien, of alle drie tegelijk.
In het eerste veld vult de desbetreffende export directory in, waarin het exportbestand geplaatst zal worden. Met <Zoeken> kunt u meteen uit de Verkenner de gewenste directory selecteren.
Bij <Appendix> geeft u de desbetreffende bestandsformaat in. Het veld <Formaat JJMMDDSS> maakt een bestand aan met de datum van vandaag en tijdstip als bestandsnaam in het formaat JJMMDD. Dit is handig wanneer ieder exportbestand opgeslagen wordt en derhalve een eigen naam dient te krijgen.
Hier kunt u selecteren, dat alleen gefactureerde boekingen ter incasso mogen worden aangeboden.
Met deze instelling worden alleen boekingen meegenomen, waarbij de touroperatorbetaling compleet voldaan werd. Dit wordt dan gebruikt, wanneer bijv. betalingen van klanten alleen dan pas geïncasseerd mogen worden, nadat de touroperator de volledige prijs reeds afgeboekt heeft.
Met deze instelling krijgt u alleen die boekingen als incasso, waarbij of alleen tickets bestaand (oftewel in Jack ticketgegevens in de service aanwezig zijn), of dat de boeking gefactureerd werd of de boeking reeds compleet door de touroperatorafrekening betaald werd.
Hier stelt u in, voor welk bestandsformaat het export bestand gemaakt dient te worden (Clieop, handmatig). Zonder de selectie van een geldig exportformaat krijgt u een foutmelding.
Met <Zoeken> start u de dataselectie en krijgt u eerst een lijst van alle incasso's.
Met <Exporteer> maakt u het exportbestand in de vooraf aangegeven directory aan.
Bij <Query> opent er een selectievenster, welke onder <Klanten - Klant selectie> uitgelegd wordt. Hier kunt bijv. naar op een bepaald reistype beperken.
Met <Lijst> wordt een lijst van alle records geprint.
<Printer> biedt u de mogelijkheid te selecteren en configureren van een bestaande printer
<Annuleren> verlaat het venster, zonder een export gemaakt te hebben.
Indien de button <Export> wordt aangeklikt, dan krijgt u een bestand in de aangegeven directory, die u aan uw bank kunt geven.
Nadat het bestand aangemaakt werd, verschijnt een vraag, of de afdruk correct was. Zodra u hier op <Ja> klikt, voegt Jack ook in de betreffende boekingen een betaling ter hoogte van het geïncasseerde bedrag in. Deze betaling wordt geboekt naar de bij de automatische incasso ingegeven rekening. Vanuit deze rekening dient later aan de hand van het bankafschrift een interne boeking gemaakt te worden bij <Boekhouding - Handmatig boeken>.
U krijgt aansluitend een geprinte samenvatting van alle geboekte bedragen en boekingen, die u voor intern gebruikt of voor verdere verwerking kunt gebruiken.