Inhalt
<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>
<Vorgang - Veranstalterabrechnung>
<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>
<Buchhaltung - Listen - Saldenliste>
<Buchhaltung - Import/Export - Div. Buchhaltungsexp. - Export Datev> (optional)
<Buchhaltung - Auswertungen - Umsatzsteuervoranmeldung>
<Buchhaltung - Abschluss - Periodenabschluss> (Optional)
Prüfung der Buchhaltung am Monatsende
Eine kleine Aufstellung, welche Arbeiten nach dem Monatsende in Jack durchzuführen sind, finden Sie im Folgenden. Dabei ist nicht wichtig, alle Listen komplett abzuarbeiten, sondern vor allen Dingen die offenen Positionen zu überprüfen und im Auge zu behalten.
<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>
Über die Zahlungskontrolle prüfen Sie, welche Vorgänge von Kunden noch nicht bezahlt wurden. Die Einträge sind dabei nach An- und Restzahlung unterschieden und mit einem Rechtsklick in der Liste können Sie weitere Details zu einem Vorgang abrufen.
Die vorgeschlagene Eingabe bei <von>/<bis> finden Sie in dem Screenshot. Wir empfehlen alte Zeiträume mit einzubeziehen, da auch alte Vorgänge jederzeit bearbeitet werden können.
<Vorgang - Veranstalterabrechnung>
In der Veranstalter-Abrechnung prüfen Sie, von welchen Veranstaltern noch Abrechnungen fehlen. Geben Sie dazu den Abreisezeitraum ein und wählen im rechten oberen Bereich <Offene Zahlungen> sowie in einem separaten Suchlauf <Offene Erlöse>. Die Kontrolle der offenen Zahlungen und offenen Erlöse sind separat durchzuführen, da Ihnen bei Aktivierung beider Häkchen nur die Positionen angezeigt werden, bei denen Zahlungen und Erlöse gleichzeitig noch offen sind. Positionen, bei denen nur die Zahlung offen ist, würden so nicht angezeigt werden.
Noch nicht gebuchte Erlöse können, sofern die Eingangsrechnung schon „Erledigt" ist, durch Markieren und Nutzen des Buttons <Erlöse buchen> leicht bearbeitet werden.
<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>
Über die Sammelfakturierung wird der Rechnungsabschlussdruck für mehrere Jackvorgänge auf einmal durchgeführt.
Wenn Sie mit dem Menüpunkt <Buchhaltung> <Vorgang/Anmeldung> <Sammelfaktura Leistungen> arbeiten, weil Sie Deutsche Bahn oder IATA darüber buchen, so ist der hier angegebene Menüpunkt erst danach zu nutzen, da Sie hier nach dem Abreisedatum selektieren (DB/IATA wird aber nach Buchungsdatum/Ticketdatum verarbeitet).
Suchen Sie zunächst nach Reisedatum, wie im Screenshot angegebenen. Wenn Sie direkt auf <Buchen> klicken, fragt Jack, ob alle Vorgänge bearbeitet werden sollen. Bestätigen Sie dies. Es erscheint die Frage nach dem Verbuchungsdatum, bei dem Sie bitte den Monatsletzten manuell eingeben. Die Einstellungen <Druck> „Nein" und <Verbuchen> „Ja" sollen eingestellt sein, bevor Sie auf <OK> klicken.
Durch die Fakturierung werden die Jackvorgänge auf „Gebucht" gestellt und eine Bearbeitung ist nur noch durch einen Storno möglich. Weiterhin werden folgende buchhalterische Aktionen durchgeführt:
- ist der Veranstalter auf „Tabelle 2" eingestellt, werden die Umsätze auf das jeweilige Umsatzkonto gebucht.
- haben Sie in den Vorgängen „Fees" oder <Beträge/Infos> hinterlegt, so werden auch diese buchhalterisch verarbeitet.
<Buchhaltung - Listen - Saldenliste>
Die Saldenliste gibt Ihnen und Ihrem Steuerbüro einen Überblick über alle angebuchten Konten und deren Werte.
Fragen Sie bitte alle Konten ab, um auch die Debitoren/Kreditoren mit aufgelistet zu bekommen, oder fragen Sie nur die Sachkonten ab (<Von Konto> „1" / <Bis Konto> „9999").
Nachdem Sie den Zeitraum eingegeben haben, wählen Sie noch zwischen <nur Konten mit Salden>, <alle angebuchten Konten> und <nur Konten mit Endsalden> (nur Konten, die am Ende des abgefragten Zeitraums noch einen Saldo aufweisen).
Wenn Sie die Daten per Datev-Export ans Steuerbüro übergeben, so empfehlen wir die Saldenliste zur Kontrolle ebenfalls noch zu übermitteln, damit dort die Zahlen verglichen werden können.
<Buchhaltung - Import/Export - Div. Buchhaltungsexp. - Export Datev> (Optional)
Den Datev-Export führen Sie für den ausgewählten Monat durch und exportieren dabei alle Konten.
Die <Optionen> sind zuvor auszufüllen, erfragen Sie (insbesondere <Berater-Nr.>, <Berater-Name> und <Mandanten-Nr.>) beim Steuerbüro.
<Buchhaltung - Auswertungen - Umsatzsteuervoranmeldung>
Mit der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie die Kennziffern mit den entsprechenden Werten ausgeben lassen, um diese hinterher in das Elster Formular einzutragen.
Bitte prüfen Sie zuvor, ob bei allen Erlöskonten die korrekten USTA-Codes hinterlegt sind. Dies geht am einfachsten über <Buchhaltung> <Listen> <Kontenliste>. Die USTA-Codes lauten 81 (Erlöse mit 19%), 86 (Erlöse mit 7%), 43 (Erlöse steuerfrei), 45 (Erlöse steuerfrei Versicherungen) und 99 (für Einträge, die nicht in der UVA erscheinen sollen). Diese Codes sind standard-mäßig schon in Jack eingestellt. Sobald Sie aber neue Konten anlegen, sollten Sie diese Logik beachten.
Sprechen Sie die USTA-Codes auch mit Ihrem Steuerbüro ab!
<Buchhaltung - Abschluss - Periodenabschluss> (Optional)
Wir empfehlen dringend, in dem Moment der Übermittlung der Daten ans Steuerbüro bzw. der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung, die Funktion des Periodenabschlusses zu nutzen.
Setzen Sie einfach bei den zu sperrenden Monaten ein Häkchen. Sollten Sie noch einmal Änderungen durchführen müssen, können Sie hier ebenfalls den Monat wieder öffnen. In diesem Fall sind Sie sich aber der Änderung bewusst und können danach den Export nochmals durchführen.
Bitte beachten Sie: Eine Sperrung bedeutet nicht, dass Sie keinen Zugriff mehr haben. Nach wie vor können Sie für den gesperrten Zeitraum Saldenlisten und Kontenblätter ausgeben lassen.