Inhalt
Allgemein
Listen drucken
Prüfen der Zahlungskontrolle
Prüfen der Buchungsliste
Prüfen der Veranstalterabrechnung
Sammelfakturierung
Prüfliste Vorgangsbuchhaltung
Steuerauswertung
Allgemein
Bevor Sie den Jahresabschluss durchführen, müssen bestimmte Dinge vorbereitet,kontrolliert und abgearbeitet werden.
Beachten Sie die folgenden Punkte genau, damit der Jahresabschluss problemlos durchgeführt werden kann.
Listen drucken
Drucken Sie sich vor dem Abschluss die Saldenlisten (<Buchhaltung - Listen - Saldenlisten>) und Kontenblätter (<Buchhaltung - Kontenblätter>) aller Konten zur Kontrolle aus.
Prüfen der Zahlungskontrolle
Rufen Sie die Zahlungskontrolle über den Menüpunkt < Buchhaltung - Zahlungskontrolle > auf.
Suchen Sie hier nach offenen Vorgängen der Kunden aus dem Abreisejahr. Bitte grenzen Sie einen sehr großen Zeitraum (z.B. 01.01.2000-31.12.2007) ein.
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Mit Hilfe der Schaltfläche < Abfrage > sollte zusätzlich das abzuschließende Jahr eingegrenzt werden (z.B. „Abreise" - „größer oder gleich" - „01.01.2007" - „und" - „Abreise" - „kleiner oder gleich " - „31.12.2007").
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Sie erhalten eine Liste aller Vorgänge, bei denen die Kundenzahlungen noch nicht komplett ausgeglichen sind.
Prüfen der Buchungsliste
Rufen Sie die Buchungsliste über den Menüpunkt < Listen - Buchungen > auf.
Hier können Sie eine Liste aller noch nicht bezahlten Buchungen abfragen.
Geben Sie oben den Abreisezeitraum ein (z.B. „01.01.2007" bis „31.12.2007").
Setzen Sie links ein Häkchen bei < offene Zahlungen >.
Entfernen Sie, falls vorhanden, den Haken bei < nicht stornierte Buchungen >.
Wählen Sie unten links die Ausgabe an < Vorschau > oder < Drucker >.
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Es erscheint eine Auswahlliste.
Information
Über die Liste < Abfahrt > lässt sich eine Übersicht der noch offenen Kundenzahlungen" anzeigen. Diese Liste ist ähnlich der Zahlungskontrolle.
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Wählen Sie den Punkt < Abgrenzung Jahresabschluss > und klicken Sie auf die Schaltfläche < OK >
Nur bei dieser Abfrage erhalten Sie den Reisepreis des Kunden und den noch offenen Betrag nebeneinander dargestellt.
Prüfen der Veranstalterabrechnung
Starten Sie die Veranstalterabrechnung über den Menüpunkt < Vorgang - Veranstalterabrechnung >.
Grenzen Sie hier das Abreise Jahr ein und setzen bei < offene Zahlungen > einen Haken.
Sie erhalten eine Liste die folgende Leistungen enthalten kann:
- Veranstalterabrechnung Eingang teilweise, Zahlung teilweise
- Veranstalterabrechnung Eingang OK, Zahlung teilweise oder offen
- Veranstalterabrechnung Eingang offen, Zahlung teilweise
- Veranstalterabrechnung Eingang OK, Zahlung teilweise oder offen, Erlös OK
- Veranstalterabrechnung Eingang offen, Zahlung offen
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Bei Leistungen, die in dieser Liste stehen, sind die jeweiligen Debitor/Kreditoren (< R > Inkasso) oder Kreditor/Verrechnungskonto (< V > Inkasso) noch nicht ausgeglichen. Eventuell sind hier die Erlöse (ggf. Steuer) bereits verbucht.
Danach grenzen Sie < offene Erlöse > ein.
Sie erhalten eine Liste die folgende Leistungen enthalten kann:
- Veranstalterabrechnung Eingang OK, Zahlung erledigt
- Veranstalterabrechnung Eingang teilweise, Zahlung teilweise
- Veranstalterabrechnung Eingang OK, Zahlung teilweise oder offen
- Veranstalterabrechnung Eingang offen, Zahlung teilweise
- Veranstalterabrechnung Eingang offen, Zahlung offen
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Bei Leistungen, die in dieser Liste stehen, sind die jeweiligen Debitor/Kreditoren (< R > Inkasso) oder Kreditor/Verrechnungskonto (< V > Inkasso) noch nicht ausgeglichen. Ebenfalls sind hier die Erlöse (ggf. Steuer) noch nicht verbucht.
Achtung
In diesen Listen sollten nur Vorgänge stehen, die auch eine Berechtigung haben (z.B Zahlung an VA noch nicht getätigt). Drucken Sie sich die endgültigen Listen bitte aus und überprüfen Sie diese im Folgejahr. Es ist ratsam, diese Listen monatlich abzugleichen.
Sammelfakturierung
Fakturieren Sie alle noch offenen Leistungen von Veranstaltern, welche auf Tabelle 2 stehen (z.B. IATA), über den Menküpunkt < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen >.
Starten Sie die Sammelfakturierung über den Menküpunkt < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung > und grenzen Sie das Abreisejahr ein.
Verbuchen Sie die afgelisteten Vorgänge anschließend.
Damit werden die „sonstigen Beträge" die Sie in den Vorgängen unter < Beträge/Infos > getätigt haben auf die entsprechend hinterlegten Konten gebucht.
Prüfliste Vorgangsbuchhaltung
Die vorgangsbezogene Buchhaltung lässt sich mit dem Menüpunkt < Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Prüfliste Vorgangsbuchhaltung > kontrollieren. Es wird geprüft, welche Konten für die Jack-Vorgänge noch nicht ausgeglichen wurden.
Grenzen Sie nach Abreise ein und stellen Sie sicher, dass Erlöskonten, Steuerkonten, Finanzkonten, Sammelzahlungskonten (diese verhalten sich wie Finanzkonten), Rabattkonten und Gutscheinkonten nicht berücksichtigt werden sollen.
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Folgenden Konten sollten ausgeglichen sein, wenn ein Vorgang abgeschlossen und bezahlt ist:
- Debitoren
- Kreditoren
- Verrechnungskonten
Alle anderen Konten und Vorgänge prüfen Sie bitte z.B. durch Aufrufen des Vorgangsjournals (rechte Maustaste).
Die Liste darf am Ende nur noch Vorgänge enthalten, die berechtigt offen sind, weil z.B. der Kunde noch nicht komplett bezahlt hat. In diesem Fall können Sie mit einem Rechtsklick auf die Zeile und der Funktion < Status "OK" setzen > den Vorgang auf geprüft stellen. Auf diese Art und Weise geprüfte Vorgänge können bei zukünftigen Abfragen der Liste ausgeblendet werden. Sie können hierüber Vorgänge herausfinden, die nicht korrekt verbucht wurden oder im Rahmen einer Sammelzahlung noch eine Rundungsdifferenz (die Sie über < Buchhaltung - Buchen > wegbuchen) enthalten.
Steuerauswertung
In Jack sollten Konten nur mit einem Steuersatz bebucht werden. Wenn Sie z.B. Büromaterial mit 7% Mehrwertsteuer kaufen, so soll dieses auf das Konto mit 7% hinterlegter Steuer gebucht werden, Büromaterial mit 19% soll auf ein separates Konto mit 19% hinterlegter Mehrwertsteuer gebucht werden. Mit der Steuerauswertung können Sie Buchungssätze aufspüren, bei denen die gebuchte Steuer nicht der Steuer entspricht, die in dem Konto hinterlegt ist. Auch wenn ein steuerfreier Erlös auf ein steuerfreies Erlöskonto gebucht wird und hinterher das Erlöskonto auf 19% Umsatzsteuer geändert wird, wird dies in der Steuerauswertung ausgegeben. Entweder wird der hinterlegte Steuersatz bei dem Konto geändert oder die Buchungen werden korrigiert.
Die Steuerauswertung starten Sie über den Menüpunkt < Buchhaltung - Auswertungen - Steuerauswertung >.
Information
Alle Konten sollten abgeglichen, überprüft und erklärbar sein.
Beispiel:
Saldo von Konto 1360 (Geldtransit) = 1005 EUR im Soll
Setzt sich zusammen aus:
28.12. Konto 1360 -> Konto 1000 über 300 EUR
30.12. Konto 1360 -> Konto 1000 über 705 EUR
=> Gutschrift auf Bank im neuen Jahr
Weiterlesen in: Abschlussvorbereitende Tätigkeiten Teil 2