<Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>
Die Einstellungen zur Buchhaltung beinhalten die kompletten Grundeinstellungen zur Buchführung und müssen vor dem Arbeitsbeginn mit der Buchhaltung über Jack korrekt eingerichtet sein.
Die Einstellungen sollten während der laufenden Arbeit mit Jack nicht mehr geändert oder zumindest vorher Rücksprache mit Bewotec gehalten werden!
Alle Konteneinstellungen stellen lediglich unverbindliche Vorschläge dar. Die individuellen Konteneinstellungen sind für jedes Reisebüro individuell und sinnvollerweise in Abstimmung mit einem Steuerberater vorzunehmen! Gegebenenfalls können hier in den Einstellungen die Kontenbereiche für die vorgeschlagenen Konten angepasst werden
Sie sollten prüfen, ob alle Konten, die in den Einstellungen verwendet werden, auch tatsächlich in der Kontenverwaltung schon existieren. Ggf. müssen Sie fehlende Konten selbständig einrichten.
Bitte löschen Sie keinesfalls solche Konten, die Jack aufgrund technischer Gegebenheiten braucht (Fehlerkonto, Sammelzahlungskonto, Umbuchungskonto!). Dies kann zu Fehlern in Ihrer Buchhaltung führen! Ebenso sollten Sie es vermeiden, auf diese Konten selber z. B. mit <Buchhaltung - Buchen> zu buchen, da diese Konten ausschließlich von Jack automatisch bebucht werden. Der Saldo auf diesen Konten sollte immer Null betragen.
Karteikarte <Optionen>
Bei der Einstellung des Wirtschaftsjahres steht im rechten Feld immer das aktuelle Jahr; das linke ist das Vorjahr. Jack kann immer nur 2 Jahre parallel verwalten. Bei einer Neuinstallation sehen Sie allerdings links das aktuelle Jahr, rechts schon das Folgejahr. Beim Jahresabschluss werden die Felder automatisch umgestellt.
Im unteren Feld stellen Sie ein, in welchem Monat Ihr Wirtschaftsjahr endet (normalerweise Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr, aber Jack kann auch mit abweichenden Wirtschaftsjahren arbeiten).
Sie können das rechte Feld manuell ändern, um die Wirtschaftsperiode zu ändern (siehe unten!). Sollten Sie dies tun, errechnet das System automatisch alle Salden der nun geöffneten Wirtschaftsjahre neu. Dazu darf kein anderer Mitarbeiter in Jack arbeiten. Ohne erneutes Errechnen der Salden erhalten Sie in Ihrer Buchhaltung falsche Werte angezeigt!
Bei einigen Listen (z. B. Saldenliste) wird nach jeder Kontengruppe eine Zwischensumme ausgegeben. Das Ende einer Kontengruppe wird aus der hier eingegebenen Zahl errechnet. Kontenlänge 4 bedeutet, dass nach jedem Tausender (Tausender = 1000 = 4 Stellen) eine Zwischensumme ausgegeben wird (nach 0999, nach 1999, nach 2999, usw.).
Die Saldenvortragskonten werden für die Eröffnungsbuchung einer Wirtschaftsperiode verwendet. Entweder, Sie arbeiten manuell in <Buchhaltung - Buchen> mit diesen Konten, oder sie werden von Jack bei der automatischen Übertragung aller Eröffnungswerte z. B. bei Debitor- und Kreditorkonten verwendet. Jeder Buchungssatz, der sich auf einem der hier angegebenen Konten befindet, wird von Jack als Eröffnungswert betrachtet. Dabei wird zwischen Sach konten sowie Debitoren und Kreditoren unterschieden.
Zusätzlich benötigt Jack ein Fehlerkonto, um nicht-zuordenbare Buchungen zu sammeln, die dann später manuell umgebucht werden können, sobald der Geschäftsvorfall geklärt ist. Dieses Konto wird automatisch immer dann bebucht, sobald Jack im Rahmen der automatischen Verbuchungsschritte z. B. in der Vorgangsverwaltung auf ein Konto buchen soll, das nicht eingestellt oder inzwischen gelöscht wurde. Statt auf ein Konto „Null" zu buchen, nutzt die Software dann dieses Fehlerkonto.
Sie sollten niemals selber unter <Buchhaltung - Buchen> auf dieses Konto buchen!