<Vorgang - Unterlagen>

Oft kommt es in Reisebüros vor, dass jemand die Unterlagen zu einem Vorgang vergeblich sucht oder nicht weiß, wie der letzte Stand der Dinge mit den Reiseunterlagen ist. Hat der Kunde schon abgeholt? Hat der Veranstalter die Unterlagen überhaupt schon geschickt? War da nicht noch die Teilstrecke auf Warteliste? Und was passiert, wenn gerade die Kollegin krank ist, die doch sonst immer über alles Bescheid weiß?
Verwalten Sie mit Jack die Unterlagen, vermeiden Sie solche Situationen von vornherein, denn jeder kann sich mit einem Mausklick über die Unterlagensituation informieren.

Sie können jeder einzelnen Leistung einen bestimmten Status zuordnen, der in der History mitprotokolliert wird.
Dabei haben Sie alle Unterlagenstatusfelder zur Auswahl, die unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang 1> hinterlegt wurden. Dieser Unterlagenstatus kann zusätzlich durch Listen ausgewertet werden.
So können Sie über eine Liste z. B. abfragen, welche Buchungen mit Abreise in den nächsten 10 Tagen es gibt, bei denen die Unterlagen noch nicht alle auf <OK> stehen (siehe <Listen - Buchungen>).
Bitte beachten Sie aber, dass diese Funktion nur dann verlässlich sein kann, wenn jeder Mitarbeiter konsequent jeden Vorgang bzgl. der Unterlagenstatusfelder nachbearbeitet.
Auf einen Blick erkennen Sie nun, wie der letzte Stand der Dinge bei jeder Einzelleistung ist.
Im Vorgangsblock erkennen Sie wieder die wichtigsten Daten zum Vorgang (Kunde und Reise), die Sie hier nicht ändern können. Die Anzeige dient nur Ihrer Information.

Klicken Sie in der Liste eine Leistungszeile an, können Sie oben rechts Informationen zum Veranstalter der aktiven Leistungszeile sehen, die aus den Veranstalterbasisdaten (s. <Basisdaten - Veranstalter - Telefon>) stammen. Damit haben Sie Adresse und Telefon- / Faxnummer sofort parat und können z. B. den betreffenden Veranstalter anrufen und nach den Unterlagen fragen. (Preiswerter ist es jedoch, ihm anhand des Buttons <Brief Utl. anmahnen> ein Fax zu schicken; s.u.)
Bei jeder Leistung kann ein eigener Unterlagenstatus definiert werden. Wichtig ist, dass die Leistung markiert ist. (Sie können auch mehrere Leistungen gleichzeitig bei gedrückter <Strg> Taste markieren).

Anschließend wählen Sie per Mausklick aus dem Pull-down-Menü den passenden Unterlagenstatus aus und klicken auf <Setzen>.
Möchten Sie bei allen Leistungen den gleichen Unterlagenstatus setzen, markieren Sie alle mit gehaltener <Strg>-Taste, wählen dann einen passenden Status aus und klicken auf <Alle Setzen>
Hinter diesem Button tragen Sie den Namen der Textdatei ein, die genutzt werden soll, wenn ein Brief an den Veranstalter bzw. Kunden aus dieser Funktion gedruckt werden soll.
Aus dieser Maske können Sie sowohl an den Veranstalter der Leistung, als auch an den Kunden einen Brief drucken.
Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass sich hinter den Schaltflächen <Brief Utl. anmahnen> und <Brief Utl. Ausgang> nur jeweils eine einzige Textdatei hinterlegen lässt. Sie greifen hier auf ein Standardschreiben zurück, das sich an dieser Stelle nicht individuell anpassen lässt. Diese Textdateien definieren Sie vorher in der Jack Textverarbeitung. Dort können Sie diese auch jederzeit einsehen und ändern.
So wäre es beispielsweise nützlich, als Schreiben an den Veranstalter einen Mahnbrief bzgl. der Unterlagen zu erstellen. Als Schreiben an den Kunden könnten Sie einen Begleitbrief zu seinen Unterlagen formulieren.
Beide Schaltflächen veranlassen sofort den Druck des Schreibens, ohne dass Sie hier eine Möglichkeit zur Vorschau oder zu sonstigen Änderungen haben. Dabei verwendet Jack die Adressdaten des jeweiligen Veranstalters, die unter <Basisdaten - Veranstalter> hinterlegt wurden.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Texte> öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Dateinamen der Briefe hinterlegen.
Unter <Brief Veranstalter> tragen Sie den Datei namen des Briefes an den Veranstalter inkl. Dateierweiterung <.rtf> ein, unter <Brief Kunde> die entsprechende Datei des Kundenanschreibens.
Beide Schreiben müssen zuvor in der Jack Textverarbeitung gespeichert worden sein.

Bitte beachten Sie, dass die Briefdateien mit der Jack-Textverarbeitung geschrieben und im <\TB> Verzeichnis mit der Dateierweiterung <.rtf> abgespeichert sein müssen. In der Jack Auslieferungsversion ist schon jeweils ein Standardschreiben zu <Brief Utl. Anmahnen> für den Veranstalter und <Brief Utl. Ausgang> als Begleitschreiben an den Kunden erhalten. Diese können Sie in der Jack-Textverarbeitung aufrufen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. (s. auch <Datei - Textverarbeitung>).
Mit dieser Checkbox können Sie den Kunden- oder Veranstalterbrief am Bildschirm darstellen lassen. Jack springt in die Textverarbeitung und Sie können jetzt ggf. den Brief anpassen.
Haben Sie das Kunden- oder Veranstalteranschreiben durch Bewotec anpassen lassen, erfolgt der Ausdruck über eine spezielle BOL-Ausgabedatei.
Wenn Sie die Checkbox „nur Anmelder anschreiben" aktiviert haben, wird der entsprechende Brief nur an den Anmelder geschickt und nicht an alle Teilnehmer.
Hinter diesem Button können Sie erkennen, welcher Unterlagenstatus wann für eine Leistung vergeben wurde. Jede Änderung des Unterlagenstatus wird eingetragen.
Jack zeigt Ihnen: